Quy trình làm Event

1. Nhận thông tin từ khách hàng/cấp trên (Briefing)

Thông qua bước nhận Brief hay RFP (Request for proposal) từ cấp trên (đối với những người làm Event cho chính công ty mình(In house Event) hay Khách hàng (đối với Event Agency), người làm Event có được những thông tin cơ bản: Mục đích, lý do tổ chức sự kiện, thời gian, số lượng tham gia, đối tượng tham dự, các yêu cầu đối với Event... từ đó sẽ xác định được hướng đi cho công việc tổ chức sự kiện của mình.

2. Hình thành Concept và Theme

Concept là ý tưởng chủ đạo của một sự kiện, thường được người làm Event ví như "linh hồn của Event" cho nên bước hình thành Concept cho Event rất quan trọng. Sau khi đã có Concept, người ta sẽ phát triển được Theme (Chủ đề của Event), những hiệu ứng về phần nhìn như thiết kế sử dụng trong chương trình, việc trang trí, hoạt động của Event sao cho phù hợp với Concept đã định ra. Nói thêm về Theme, nếu Concept là "Linh hồn" thì Theme là "Diện mạo" của Event. Theme chi phối toàn bộ nội dung và các hoạt động ở Event. (Xem thêm bài Concept và Theme: Linh hồn của sự kiện)

Ví dụ Event ra mắt một nhãn hiệu nước giải khát dành cho teen, Concept có thể là "Luôn tràn đầy năng lượng sống", còn Theme thì phải thể hiện được ý tứ "Tràn đầy năng lượng"đó, có thể qua các gam màu rực rỡ trẻ trung, qua hình ảnh các chàng trai cô gái căng tràn sức sống trên backdrop, poster..., qua các trò chơi trong Event thật trẻ khỏe, năng động.

Để có được Concept và Theme, người ta phải dựa trên các thông tin về Đặc điểm sản phẩm, thông điệp của sản phẩm, văn hóa và hành vi tiêu dùng của khách hàng, và mục tiêu truyền thông của sự kiện. Quá trình cùng nhau ngồi phát triển các ý tưởng về Concept và Theme người ta gọi là Brainstorm.

3. Viết kế hoạch (Planning proposal)

Từ Concept, người ta phát triển ra nhiều Ý tưởng (Idea), tuy nhiên các Ý tưởng này phải xoay quanh ý tưởng chủ đạo là Concept. Và sau khi phát triển được các ý tưởng rồi thì người ta phác thảo kế hoạch (proposal) dựa trên Ý tưởng đó.Một Proposal tốt phải vẽ ra cho khách hàng/cấp trên bức tranh mang tính khả thi về việc thực hiện Event đó: Ý tưởng, mục tiêu, nội dung chương trình, quá trình thực hiện, kế hoạch truyền thông, cách thức đo lường hiệu quả... Bạn có thể đọc thêm bài viết hướng dẫn viết Proposal tại đây.

Để cho người đọc kế hoạch mường tượng được "mặt mũi" chương trình, thông thường phải có các thiết kế đi kèm: Bandrol, vé mời, phông sân khấu (backdrop), tờ rơi, phối cảnh sân khấu... Càng đầu tư cho phần thiết kế, kế hoạch của bạn càng hấp dẫn, dễ hình dung, dễ đi vào lòng người và cơ hội thắng thầu cao hơn (nhưng dĩ nhiên là bạn sẽ phải mất công hơn).

Một phần không thể thiếu nữa là lập Dự trù kinh phí (nếu làm cho công ty), hay Báo giá (làm cho khách hàng).

4. Thuyết trình kế hoạch (Proposal Presentation)

Sau khi đã có trong tay kế hoạch, các thiết kế và dự toán ngân sách cho Sự kiện, bạn bắt đầu cho bước Gặp khách hàng/Cấp trên để Present (thuyết trình) kế hoạch của mình. Thông qua việc thuyết trình, bạn phải làm cho người nghe hình dung được tiến trình thực hiện kế hoạch sẽ như thế nào, mức độ khả thi ra sao, một số khách hàng/cấp trên sẽ đòi hỏi bạn cho họ thấy được cơ sở đánh giá, đo lường hiệu quả mà sự kiện mang lại cho họ. Nếu Sự kiện mà bạn thuyết trình đáp ứng được mong đợi của họ, về yêu cầu tổ chức, mức độ khả thi, chi phí, họ sẽ chấp thuận cho bạn tiến hành.

5. Tổ chức triển khai (Execution)

Để tổ chức triển khai một kế hoạch, đầu tiên đòi hỏi bạn phải có nhân sự thực hiện. Nếu là người trong một công ty, bạn cần huy động Team/phòng ban của mình, nhờ sự hỗ trợ của phòng ban khác để thực hiện, đôi khi bạn còn phải thuê ngoài để có người hỗ trợ bạn thực hiện. Nếu ở một Agency, việc này hẳn đã có quy trình riêng và có những nhân sự được phân công phụ trách từng phần dựa trên chuyên môn của mình: Bộ phận Phụ trách khách hàng (Account), bộ phận Thiết kế (Design), Bộ phận Ý tưởng (Creative), Bộ phận Sản xuất (Production), Bộ phận Tài chánh (Finance), Bộ phận truyền thông đối ngoại (PR-Media)...

Người làm Event phải chu đáo và khắt khe trong từng công việc dù nhỏ nhất

Nhiệm vụ của bạn - một người quản lý dự án, cụ thể là quản lý chính Event này, là kết nối các bộ phận nhằm thực hiện thông suốt Sự kiện. Bạn sẽ phải lên các bảng mô tả, phân công công việc, (checklist), tiến độ (schedule) có các thời hạn (deadline) cụ thể... thật chi tiết và giám sát, đôn đốc công việc của từng bộ phận nhằm đảm bảo công tác chuẩn bị thật tốt.

Trước sự kiện (Pre-Event) sẽ có rất nhiều hạng mục cần phải tiến hành: Từ khảo sát địa điểm, xin giấy phép, thiết kế, sản xuất cho đến thuê nhân sự, giải trí văn nghệ, dàn dựng lắp đặt (set up), truyền thông cho chương trình, sắp xếp việc mời khách, phương tiện đi lại, (nếu có), tổng duyệt (rehearsal)... và bạn sẽ phải thật chu đáo và nghiêm túc để hoàn thành. Ngoài ra còn phải dự phòng các rủi ro, sự cố có thể xảy ra để có biện pháp ứng biến phù hợp nữa.

Trong sự kiện (At-Event), với vai trò Trưởng dự án, bạn sẽ là đầu não chỉ huy mọi hoạt động. Một người chỉ huy tốt sẽ biết cách vận hành guồng máy của mình suôn sẻ, đem lại một Event làm hài lòng người tham dự lẫn Công ty/Khách hàng.

Mọi việc như vậy chưa phải đã kết thúc mà có cả núi công việc cần giải quyết ngay sau Event (Post-Event): Ngay tại hiện trường, chúng ta sẽ phải thu dọn, bàn giao địa điểm cho chủ địa điểm, trả lại các thiết bị, vật dụng thuê mua từ nhà cung cấp, rồi có thể phải cùng nhóm làm Event (Event team) ăn mừng sau khi tổ chức thành công (thậm chí là không thành công có thể vẫn phải đãi họ một chầu).

6. Đánh giá, tổng kết và báo cáo (Evaluation and Report)

Một vài ngày sau đó chúng ta phải làm các việc sau để gởi báo cáo tổng kết cho khách hàng và tổng kết, quyết toán với công ty:

* Quyết toán chi phí, các hạng mục phát sinh thêm bớt, tính toán thù lao, thưởng phạt cho nhân sự trong chương trình.
* Tổng kết lại những gì đã làm được, chưa làm được, đo lường hiệu quả chương trình: bao nhiêu người tham dự, bao nhiêu người đăng ký mua hàng (nếu có), phản hồi của họ
* Công tác quảng cáo, truyền thông: Bao nhiêu banner đã được treo, bao nhiêu tờ phơi đã phát, phát ở đâu, bao nhiêu bài PR đã được đưa lên báo...
* Các hình ảnh báo cáo, các link... đính kèm

Trong Event team cũng cần tổ chức họp tổng kết, rút kinh nghiệm... càng sớm càng tốt ngay sau Event vì điều này rất quan trọng để chúng ta có những Event tiếp theo được cải thiện theo chiều hướng tốt hơn.

Như vậy là chúng ta đã trải qua tất cả các công đoạn trong việc thực hiện một sự kiện. Nhưng trên thực tế, những gì phải làm cho một sự kiện không chỉ gói gọn trong một, hai trang giấy, mà nó là hàng tấn công việc của nguyên một tập thể. Nói ngắn gọn, đằng sau một Event, có rất nhiều thứ để làm.

CÁC CÔNG CỤ TRUYỀN THÔNG TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Khi tổ chức sự kiện, vấn đề truyền thông luôn đồng hành cùng với các chương trình sự kiện của doanh nghiệp, việc truyền thông trước sự kiện và sau sự kiện thường có mục đích thu hút khán giả tham gia sự kiện hoặc truyền đến khán giả thông điệp của công ty, thương hiệu.

Khác với việc quảng bá cho một sản phẩm thì công tác truyền thông cho một sự kiện đòi hỏi phải có 2 giai đoạn chủ chốt là trước và sau khi sự kiện đó diễn ra, tương ứng với các thời điểm đó là những công cụ để truyền thông phù hợp.

I. Công tác truyền thông trước khi sự kiện diễn ra.

1. Banner, Poster, Flyer, phướn dọc

Đây là một trong những công cụ cơ bản và tiêu biểu nhất cho bất cứ chương trìnhh, event nào. Hình ảnh thông tin được thể hiện trên banner, poster flyer là hình ảnh cơ bản và thể hiện rõ nhất để đưa đến công chúng. Tùy tính chất chương trình đối tượng mà khu vực địa điểm để treo, dán phát banner poster và flyer sẽ khác nhau.

Việc phát flyer thường thực hiện ở nơi mà khán giả mục tiêu thường xuyên lui tới, ví dụ như một rockshow thường sẽ phát tờ rơi quảng bá sự kiện ở cổng trường đại học, quán cafe rock... trong khi một Event dành cho giới nữ từ 22 đến 28 tuổi có thể phát tờ rơi ở tòa nhà văn phòng, nhà văn hóa phụ nữ, câu lạc bộ thẩm mỹ nữ... Để đo lường hiệu quả, cần cố gắng ước đoán lưu lượng người ở địa điểm càng chính xác càng tốt và quản lý chặt chẽ cách thức làm việc của nhân viên phát tờ rơi.

Việc treo banner thường được thực hiện ở những tuyến đường chính có lượng lưu thông lớn và dễ dàng gây được sự chú ý của người qua đường. Tuy nhiên một số địa phương như Tp.HCM hiện nay khá hạn chế việc treo phướn dọc, bandrol, nhất là ở các quận trung tâm nên người làm Event cần nghiên cứu kỹ quy định về quảng cáo ngoài trời của địa phương mình làm quảng bá.

2. Phương tiện truyền thông đại chúng (Báo giấy, truyền hình, radio...)

Đối với báo giấy, để tiếp cận đúng khán giả mục tiêu và để đảm bảo hiệu quả của việc truyền thông, chúng ta cần lưu ý tìm hiểu về đối tượng độc giả, độ phổ biến của tờ báo, số kỳ phát hành mỗi tháng và số bản phát hành cho mỗi kỳ. Và cuối cùng cũng là điều quan trọng nhất là tính chất chương trình. Cho dù bạn đang sử dụng bất cứ công cụ truyền thông nào thì việc lưu ý đến tính chất và đối tượng nhắm đến của chương trình cũng hết sức quan trọng.

Chi phí cho một lần lên hình phát sóng trong vài phút ngắn ngủi sẽ tốn kém rất nhiều chi phí cho nên quảng cáotruyền hình không phải là lựa chọn hàng đầu của các nhà tổ chức sự kiện nếu những sự kiện họ tổ chức không phải là sự kiện quy mô hoặc đòi hỏi số lượng rất lớn người tham gia.

Radio là phương tiện quảng cáo rẻ hơn truyền hình và một số báo giấy, nhưng việc tiếp cận về mặt "nhìn" bị hạn chế, do đó người nghe sẽ không được nhìn thấy poster của sự kiện hay xem rõ thông tin về thời gian, địa điểm... nếu họ không nghe kịp. Tuy nhiên nó là phương tiện không nên bỏ qua nếu đối tượng tham gia sự kiện của bạn là người nghe trung thành của một chương trình nào đó trên radio. Chẳng hạn một sự kiện ca nhạc dành cho giới trẻ quảng cáo trước hoặc sau giờ phát sóng của XoneFM là phù hợp nhất, hay sự kiện dành cho doanh nhân cũng nên tận dụng phương tiện Radio vì nhiều doanh nhân có thói quen vừa lái xe hơi vừa nghe radio.

4. Phương tiện công nghệ số (báo điện tử, social media, tin nhắn nhanh, SMS Marketing, Email Marketing...)

Đối với những sự kiện mà người tham dự mục tiêu thường dành nhiều thời gian lang thang trên mạng Internet thì nhà tổ chức thường rất chú trọng công tác truyền thông trên Internet.

Quảng cáo banner trên các website, gởi email thông báo về sự kiện hay đăng bài PR trên báo điện tử là những hình thức quen thuộc nhất.

Họ có thể lập riêng một microsite cho chương trình chỉ để thông báo về sự kiện sắp diễn ra của mình. Trên đó họ thường tổ chức các hoạt động tương tác, trò chơi, cuộc thi... để đoạt vé tham dự hay rò rỉ dần dần các thông tin hấp dẫn để khán giả mục tiêu luôn quan tâm theo dõi.

CloseUp lập hẳn một microsite để quảng bá cho sự kiện "Đêm Valentine thế kỷ"

Đặc biệc là trong những năm gần đây với sự ra đời của các phương tiện Social Media thì việc lan truyền thông tin bằng những phương tiện này lại rất được ưa chuộng với hiệu quả cao và mức chi phí tổ chức, vận hành chỉ bằng vài phần trăm so với quảng cáo trên báo giấy và báo hình. Nhiều thương hiệu lập Fan Page thay vì sử dụng microsite, thực hiện một chiến dịch Viral Marketing trên Internet hoặc phối hợp với chủ một mạng xã hội nào đó để tổ chức những hoạt động  quảng cáo online thật hoành tráng trước khi đưa Event bắt đầu.

Ở một chương trình về môi trường do sinh viên của trường đại học HUFLIT tổ chức trong năm 2010, trong vòng 5 ngày đăng tải thông tin trên Facebook các bạn đã có thể thu hút trên 2000 lượt comment và ủng hộ và hơn 500 đơn đăng ký tham gia chương trình và các sinh viên này không tốn kém gì ngoài công sức lập và duy trì Fan page.

Việc lan truyền bằng phần mềm gởi tin nhắn nhanh (ở Việt Nam phổ biến nhất là Yahoo Messenger) có thể giúp lan truyền Event với tốc độ chóng mặt nếu như bạn có những hình thức kích thích sự chú ý của người tham dự mục tiêu, thôi thúc họ phải truyền đi link chứa thông điệp về Event của bạn.

SMS Marketing cũng là một hình thức tốt để quảng bá sự kiện của bạn mặc dù việc gởi spam tin nhắn rác trong thời gian gần đây có gây nhiều khó chịu cho người nhận. Hãy tưởng tượng một khán giả mục tiêu mở tin nhắn điện thoại, nhận được tin nhắn thông báo về Crazy Sales Event sắp diễn ra, họ có thể rất phấn khích và chuyển tiếp tin nhắn này cho nhiều bạn bè biết để tham dự. Database số điện thoại gởi tin nhắn càng sát với khoanh vùng khán giả mục tiêu của sự kiện, thì cơ hội nhận được những phản ứng tích cực về Event như vậy càng cao.

5. Hoạt động Activation

Hình thức "sơ khai" nhất của Activation quảng bá cho sự kiện có lẽ là những chiếc xe hơi, xe tải nhỏ dán poster kèm theo loa quảng cáo, giới thiệu những chương trình văn nghệ tạp kỹ chạy vòng vòng quanh các con đường trong những thập niên 90.

Ngày nay những hoạt động tương tác trực tiếp với người dùng như vậy, dù ở hình thức này hay hình thức khác cũng vẫn gây thu hút cho hàng chục ngàn người không kém gì việc treo bandrol, phướn... trên đường. Đôi khi ta bắt gặp một roadshow đi xe đạp ngoài đường với banner thông báo về sự kiện, một gian hàng tại siêu thị cho phép đổi sản phẩm lấy vé tham dự sự kiện hay một đoàn PG đi xe Jeep đến các quán Internet - Game online phát tờ rơi mời tham dự "Đại hội anh hùng" của họ, chắc chắn chúng ta, cũng như những khán giả khác, sẽ dành cho họ một sự chú ý rất lớn.

II. Công tác truyền thông sau sự kiện

Đây là một trong những thao tác nhằm đem hình ảnh của chương trình quảng bá rộng rãi hơn từ đó tạo độ tin cậy về chương trình của mọi người và các công cụ thường được sử dụng nhất là báo – truyền hình – internet.

Một điều cần lưu ý là nếu việc truyền thông trước Event thường mang tính chất lôi kéo khách hàng mục tiêu tham gia Event thì việc truyền thông sau chương trình có nhiều mục đích khác như khiến người xem nhớ đến và có ấn tượng sâu sắc hơn về chương trình, về thông điệp cũng như thương hiệu của nhà tài trợ đối với người xem, người tham dự và những người quan tâm.

Vì vậy người tổ chức sự kiện cần lưu ý vấn đề này để đưa tin lên các phương tiện truyền thông phù hợp với mục đích truyền thông sau sự kiện. Chẳng hạn một chương trình văn nghệ lớn mang ý nghĩa cộng đồng, đối tượng người tổ chức mong muốn tham dự Event là những người có tấm lòng từ thiện cho nên trước sự kiện họ có thể truyền thông rộng rãi qua các kênh truyền thông có đối tượng đại chúng như HTV, báo Tuổi Trẻ, Thanh Niên... để công chúng biết đến và tham dự. Tuy nhiên, việc tổng kết lại sự kiện và đăng lên báo đài sau chương trình có thể nhắm vào việc thông báo cho các đối tác, cổ đông của nhà tài trợ biết rằng nhà tài trợ của chúng ta đang thực hiện một nghĩa cử có ích cho cộng đồng. Vì vậy lúc này tin tổng kết sự kiện lại có thể được đăng trên các báo kinh doanh, doanh nhân, tài chính chứng khoán...

Nguồn: Sưu tầm

CÁCH THỨC SẮP ĐẶT VÀ TRANG TRÍ PHÒNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Sự hài hòa giữa các đồ vật: Sự hài hòa giữa toàn bộ bàn ghế, vật trang trí trong phòng, cốc đĩa tách chén, đồ dùng bằng bạc, bằng thủy tinh cũng có ý nghĩa quan trọng. Nhà tổ chức cần suy nghĩ xem cần làm gì để chúng trở nên đặc biệt hơn. Câu hỏi đặt ra là liệu chúng có gây được ấn tượng hay bị lạc lõng trong một biển đầy màu sắc? Cần phải cân nhắc và hình dung theo nghệ thuật, bảo đảm chúng hòa hợp và tôn vẻ đẹp của nhau.

Chất liệu ấn phẩm: Chất liệu in thực đơn, thiếp, số hiệu bàn, chương trình và biểu hiện cũng là một nội dung trang trí. Tất cả các thứ đó có thể gắn liền với nhau, là một phần của bức tranh tổng thể. Chất liệu có phẩm chất cao sẽ tăng tính lịch sự đối với khách và nâng tầm quan trọng của vị trí sự kiện.

Vật dụng, nội thất dùng trong hội nghị: Nhà tổ chức sự kiện cần bảo đảm bàn ghế sử dụng cho sự kiện phải là loại chắc chắn, có kích cỡ theo yêu cầu. Một số cơ sở cho thuê bàn ghế làm bằng gỗ dán rất không an toàn cho sự kiện. Có bàn ghế với bất kỳ số lượng nào, từ loại trang nhã lịch sự đến thông dụng dân dã. Cũng có thể có sự lựa chọn từ khâu thiết kế tới những kiểu phù hợp cho một công ty.

Ngoài ra, các vật dụng khác như đĩa, chén, ly, v.v...cũng cần được quan tâm. Đĩa có nhiều loại: đĩa trưng bày, đĩa ăn tối, đĩa salad, đĩa tráng miệng, đĩa cạnh, đĩa dẹt, v.v...Chúng phải đồng bộ về chất lượng, hình thức và số lượng. Tương tự, chén cũng có nhiều loại như chén súp, cốc nước và đĩa lót, cốc thường và đĩa lót, cốc uống cà phê và đĩa lót. Dao kéo có thể đa dạng từ mạ vàng, bạc hoặc nhựa mà mỗi loại có mục đích sử dụng riêng. Có rất nhiều loại dao như dao ăn, dao cắt cá, dao ăn bò, dĩa xiên cá, dĩa ăn salad và tráng miệng, thìa ăn tráng miệng, thìa ăn súp và thìa uống trà, uống cà phê. Ly thủy tinh có từ loại cao cấp đến các loại ly thường ngày. Ly trong hoặc ly màu với những hình dạng và kích thước khác nhau như ly tròn cao, ly cổ điển, lu rượu Martini, ly rượu với mọi kích thước, ly hẹp miệng, ly rượu Brandy, sâm panh, bia, v.v...Ly thủy tinh có thể dùng để đựng đồ uống, tráng miệng, cắm hoa, v.v... Cần chú ý là phải có trong tay nhiều hơn loại ly thực dùng cho tổ chức sự kiện.

Tất cả các loại vật dụng đều có thể thuê từ móc đến giá để áo khoác, tới các dụng cụ cao cấp tinh xảo, đồ dùng bằng đồng, bạc, vàng, thủy tinh, pha lê cao cấp, v.v...Cần tìm hiểu và thỏa thuận giá thuê, các công việc dịch vụ kèm theo như lắp đặt, vận hành, v.v...Sự phối hợp và hỗ trợ của Nhà tổ chức sự kiện tới đâu

Cần lên lịch làm việc với các nhà cung ứng trước. Phải kiểm tra chất lượng hàng hóa xem chất lượng có thể bảo đảm không? Kiểm tra xem xét mẫu các loại hàng và hàng thực tế, catalog và hàng thực tế. Kiểm tra cả các hàng hóa thuê khác như phông màn, rèm trang trí, khăn phủ bàn và đệm ghế, v.v...

Giao nhận vật dụng đó cũng là vấn đề được đặt ra. Thời gian giao khi nào? Ai là người mở chúng ra và trưng bày, thu dọn và rửa, gói lại và mang trả, v.v...Công ty cho thuê làm những gì và Nhà tổ chức sự kiện làm những gì, v.v...Trong hợp đồng phải ghi rõ ai là người cung cấp, số lượng nhân viên bao nhiêu để vận chuyển, bày biện và dọn dẹp. Phải bảo đảm là những yêu cầu đặc biệt được lưu ý và bên cung cấp phải xác nhận bằng văn bản danh mục hàng, giá cả và thời gian.

Nguồn: Sưu tập

CHỤP ẢNH CHO SỰ KIỆN

Khâu chuẩn bị: Nếu tổ chức sự kiện tại địa điểm cụ thể nào đó, Nhà tổ chức sự kiện cần chuẩn bị trước tại đó mọi thứ đã sẵn sàng. Phải lên kế hoạch chi tiết cho việc chụp ảnh, các cảnh chụp nào phải đón bắt. Tuy vậy, Nhà tổ chức sự kiện vẫn cần có kế hoạch dự phòng để chủ động ứng xử khi sự cố xảy ra.

Số lượng thợ chụp ảnh: Số thợ chụp ảnh cần huy động phụ thuộc vào yêu cầu của sự kiện và mục tiêu sự kiện đặt ra. Có thể chụp ảnh theo truyền thống.

Đó là yêu cầu thợ chụp ảnh đứng cố định ở trung tâm để chụp những khách mời nổi tiếng. Thợ chụp riêng của sự kiện, không bị kéo đi các nơi theo yêu cầu của khách.  Thợ chụp ảnh phải chụp được những bức ảnh vừa phục vụ trước mắt của sự kiện, vừa đáp ứng những mục tiêu marketing của Nhà tổ chức sự kiện, đặc biệt là những bức ảnh giữa nhà tài trợ với những ngôi sao nổi tiếng nhằm tranh thủ sự thiện cảm của họ.

Thợ chụp ảnh theo phong cách nhà báo đó là chụp mọi thứ diễn ra trong sự kiện. Hơn nữa phong cách này cho phép phóng viên có thể tự do lựa chọn và cơ động theo yêu cầu tình thế sự kiện diễn ra.

Cần lưu ý là trong mọi trường hợp phải có đủ thợ chụp đảm nhận các khu vực, các công việc sự kiện khác nhau, và có thể hổ trợ nhau khi một người có sự cố. Hơn nữa, Nhà tổ chức cần có thợ chụp ảnh của riêng sự kiện cho dù các cơ quan thông tấn báo chí có quan tâm đưa tin về sự kiện và họ cũng bố trí phóng viên nhiếp ảnh có mặt tại sự kiện để làm nhiệm vụ. Có thể bỏ lỡ cơ hội chụp hình quý giá nếu không có đủ số thợ chụp hình. Đối với một buổi lễ gây quỹ, một tấm ảnh nổi tiếng có thể mang lại một giá trị rất lớn và có hiệu quả trong quảng cáo. Hãy hình dung những gì sẽ diễn ra khi một ngôi sao điện ảnh nổi tiếng đi vào chỉ để chào một lần và cơ hội chụp hình bị lỡ vì thợ chụp hình đang vướng ở chổ khác của sự kiện, giây phút đó không lập lại.

Thời gian làm việc của thợ chụp ảnh: Yêu cầu chụp hình trước khi sự kiện diễn ra để thấy rõ cảnh bố trí sắp đặt và trang trí trong phòng. Hơn nữa, thợ chụp ảnh phải ở lại để chụp lại những bài diễn văn cuối cùng hoặc chụp ảnh những người đoạt giải khi trao thưởng, v.v...Có thể bố trí những khoảng thời gian đã định trước cho họ. Tuy nhiên trong nhiều sự kiện, thợ chụp ảnh phải thường trực suốt thời gian diễn ra sự kiện. Việc quyết định cụ thể phải căn cứ vào loại sự kiện, vào tiềm lực ngân sách của doanh nghiệp.

In ảnh, kích thước và số lượng: Trước hết, người tổ chức phải xem sử dụng vào việc gì và chọn thế nào được coi là ảnh tốt. Ảnh sẽ đươc gửi tới giới truyền thông dùng trong bảng tin nội bộ công ty hay trong cuộc họp với nhân viên? Cũng có thể ảnh sẽ được in và gửi tới từng người hoặc treo ở nơi công cộng trong công ty.

Nhà tổ chức cũng cần tính toán kích cỡ và số lượng tương ứng từng cỡ ảnh cần thiết. Ảnh thường được in và lồng vào khung, nếu thời gian cho phép sẽ làm thành gói quà chia tay vào cuối buổi tiệc. Hãy mua khung ảnh và album trước để biết chính xác kích thước tấm ảnh. Việc yêu cầu rữa ảnh theo kích cỡ phù hợp với khung, album dễ hơn so với việc cố gằng tìm mua khung ảnh khớp với ảnh.

Kiểu ảnh: Nơi tổ chức sự kiện có những địa điểm lý tưởng cho việc chụp ảnh không? Khi nghiên cứu địa điểm, Nhà tổ chức sự kiện hãy nghĩ đến những vị trí dễ dàng nhìn thấy để chụp ảnh và có thể khái quát được các kiểu ảnh sẽ chụp. Hãy quan sát từng khu vực cụ thể với vị trí thợ chụp ảnh để hoàn thiện bổ sung cảnh sẽ chụp.

Cần phải có con mắt chuyên nghiệp để tìm kiếm cảnh chụp và nhờ thợ ảnh cố vấn thêm, chụp đứng máy hay ngang máy cũng là vấn đề nghệ thuật phải chú ý.

Nguồn: Sưu tập

MỘT SỐ LỖI THƯỜNG GẶP TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Trong tổ chức sự kiện thì có vô số việc cần chuẩn bị và phải điều hành cả những cá nhân tham gia sự kiện, những nhầm lẫn không được phép mắc phải sẽ bị mắc phải và đôi khi lại thành “lắm thấy nhiều ma”. Để chắc chắc chắn rằng bạn không mắc những lỗi này, chúng tôi sẽ kể dưới đây một vài lỗi ngớ ngẩn, dễ mắc phải nhất trong các buổi họp.

1. Quên không kiểm tra lại chính xác thời gian họp.Trứơc khi chốt lại lịch ngày tổ chức sự kiện, cuộc họp hoặc một sự kiện nào đó, bạn phải kiểm tra xem ngày này có trùng với bất cứ dịp nghỉ lễ, ngày nghỉ nào hay không. Bạn cũng nên lưu ý việc tránh tổ chức sự kiện cùng ngày với các sự kiện thể thao nổi bật, thu hút người xem, đặc biệt là khi bạn đang tìm kiếm 1 bản hợp đồng với một đối tác là nam giới. Đầu năm hãy kiểm tra lại lịch tất cả các ngày nghỉ và các sự kiện trong năm để bạn không lên lịch trùng với các sự kiện đó. Việc này rất dễ đúng không.

2. Đặt chỗ trước khi bạn đến xem địa điểm : Thông thường bạn hay tổ chức sự kiện ở những nơi cách xa công ty bạn, có khi cách xa đến hàng trăm km, và ngân quỹ công ty không đủ tiền chi cho việc đi lại và ăn uống. Thật là một lỗi lớn nếu bạn mắc phải. Tại sao bạn lại có thể liều lĩnh để mọi chuyện không suôn sẻ trong ngày diễn ra sự kiện và không kiểm tra lại. Đây là một việc rất đang chê trách khi tổ chức một sự kiện hoặc buổi mít tinh lớn. Hơn nữa, kiểm tra không gian nơi mình tổ chức sự kiện cho phép bạn có cơ hội xây dựng và có mối quan hệ tốt với nhân viên nơi bạn sẽ tổ chức sự kiện mấy ngày sau đó.

3. Thất bại trong việc thu hút mọi người tham gia sự kiện của bạn. Có một điều rất dễ hiểu: Để mọi người biết đến và chú ý đến sự kiện của bạn, bạn cần thông báo trước cho họ một khoảng thời gian nào đó. Đây là vấn đề thuộc về marketing và truyền thông trong tổ chức sự kiện, đây là một phần trong công việc lên kế hoạch và tổ chức chuẩn bị của bạn. Bạn càng thông báo đến người tham dự sớm, khả năng họ sẽ lên lịch và tham dự buổi mít tinh của bạn càng cao. Truyền đạt thông tin về sự kiện của bạn sớm để sự kiện mà bạn tổ chức sẽ được ưu tiên lên lịch trước.

4. Ký những bản hợp đồng không rõ ràng: Một nhân viên tổ chức sự kiện đã phải ra hầu toà khi cô hoãn ngày tổ chức sự kiện vì theo cô, khách sạn mà cô đã thuê không thực hiện tốt những thoả thuận nâng cấp và thay đổi mà cô đã ký. Sự thật là, khách sạn này đã phản đối và lập luận theo cách khác và cuối cùng họ đã thắng kiện. Bản hợp đồng viết tay đã chi tiết rằng “những cải thiện đáng kể” sẽ được ưu tiên làm trứơc đến ngày diễn ra buổi mít tinh. Dùng những cụm từ chủ quan, không rõ nghĩa như vậy sẽ dẫn đến rất nhiều cách lý giải khác nhau. Hãy chắc chắn rằng bản hợp đồng của bạn được viết chặt chẽ không thể bắt bẻ được. Tránh dùng những từ như “sẽ được thoả thuận” hoặc “sẽ được quyết định trong những ngày sau đó”.

5. Lên kế hoạch thất bại: Lên kế hoạch thất bại là bạn đang đặt chính mình vào thảm hoạ. Có rất nhiều thứ linh tinh nan giải cần được xếp cạnh nhau để bạn có thể giải quyết chúng hoặc yêu cầu dịch vụ đến giải quyết. Tôi đảm bảo rằng bạn sẽ giải quyết những vấn để đó rất chu toàn. Thảo luận với mọi ngừơi về sự kiện mà bạn đang tổ chức để tham khảo thêm một số ý kiến khác nhau. Tạo ra một danh sách để kiểm tra công việc và kiểm tra danh sách đó thường xuyên. Bạn càng tỉ mỉ bao nhiêu thì khả năng mắc lỗi của bạn càng ít đi.

6. Lờ đi không kiểm tra những ý kiến tham khảo

Có được những ý kiến tâm đắc của một ai đó thật tuyệt nhưng phải luôn kiểm tra xem người đó có thật sự tốt như họ nói hay không. Đúng như vậy, bạn sẽ cần thêm thời gian để kiểm tra lại những ý kiến góp ý những việc đó rất đáng được làm. Tại sao bạn lại thu về mình khả năng làm hỏng sự kiện quan trọng của mình với người cung cấp người khiến bạn thất vọng ngay ở phút cuối cùng hoặc cung cấp cho bạn những thiết bị không phải là tốt nhất và dịch vụ chất lượng kém? Một câu hỏi nhất thiết phải hỏi người đưa ra ý kiến đó là “Bạn có sử dụng người cung cấp này cho các lần tiếp theo không?”. Bạn sẽ biết mình nên làm gì nếu câu trả lời là phủ định.

7. Bỏ qua những chi tiết quan trọng đến tận phút cuối cùng. Công việc chuẩn bị cho buổi mít tinh rất mất thời gian, và bạn càng có nhiều thời gian bao nhiêu thì bạn càng mắc ít lỗi. Bạn càng vội vàng, hấp tấp bao nhiêu thì bạn càng dễ quên những thứ cần thiết (đôi khi là rất hiển nhiên) bấy nhiêu. Sử dụng danh sách kiểm tra của bạn thường xuyên và xử lý những công việc mà bạn gạch ra đầu tiên trước. Để những công việc cơ bản đến phút cuối giải quyết không nghi ngờ gì là bạn sẽ mất khá nhiều tiền cũng như là bạn có thể sẽ phải chịu đựng những sự thay đổi đột ngột và rõ ràng điều này sẽ gia tăng những căng thẳng không đáng có trong cuộc sống thường nhật của bạn.

8.Để một người khác lên kế hoạch làm việc cho bạn: Bạn muốn khéo xoay sở và bạn tìm cho mình một chuyên gia về lập kế hoạch để kiểm soát mọi việc. Liệu bạn có thể chỉ ngồi đó và hy vọng rằng người lên kế hoạch này sẽ tạo ra điều thần kỳ? Đơn giản bởi vì bạn thuê một nhân viên trợ lý không có nghĩa là bạn không còn trách nhiệm gì với sự kiện đó nữa. Ngược lại, hiện tại bạn đang là người quản lý và bạn sẽ phải chịu trách nhiệm đối với mọi việc đang diễn ra. Để người khác thay mặt bạn điều khiển mọi việc nhưng phải luôn luôn kiểm tra để chắc chắn rằng mọi chuyện đang diễn ra tốt.

9. Lờ đi yếu tố bất ngờ: Ngoài việc lên kế hoạch làm việc của bạn, bạn cũng phải lên kế hoạch đối phó với những việc bất ngờ xảy ra trong khi tổ chức sự kiện. Không may mắn thay xác suất những việc bạn không nghĩ là sẽ xảy ra lại xảy ra là rất cao. Vậy bản dự phòng của bạn là gì? Nếu bạn không có, kế hoạch chính của bạn có thể bị phá huỷ trong chốc lát và bạn sẽ phải đảo lộn mọi thứ để thực hiện phương án 2 trong hoạt động của mình. Hãy chuẩn bị một kế hoạch B để có khi bạn cần dùng đến nó.

10. Cố gắng tiết kiệm tiền: Cố gắng thắt chặt ngân sách, gánh nặng mà ông chủ đặt lên vai bạn là hy vọng bạn có thể làm được nhiều với ít kinh phí, sự quyến rũ về việc đưa ra những quyết định sự đơn thuần dựa vào giá cả là rất lớn. Đúng vậy, bạn luôn thấy một ai đó chào hàng bạn với giá thấp hơn giá bình thường. Nhưng làm sao bạn có thể tin tưởng vào dịch vào mà họ cung cấp? Giá rẻ và chất lượng tốt thường không đi song hành với nhau. Do vậy, lần sau, nếu bạn đưa ra đưa ra quyết đinh hoàn toàn dựa vào giá mà họ đưa ra, hãy suy nghĩ lại.

Nguồn: Sưu tầm

Để tổ chức một sự kiện hiệu quả

Một event thành công hay không phụ thuộc vào việc bạn xác định mục đích của sự kiện đó

- Xác định mục đích event: Một event thành công hay không phụ thuộc vào việc bạn xác định mục đích của sự kiện đó. Bạn cần làm việc với những người có liên quan như nhà tài trợ, nhà trường… để thống nhất về mục đích chương trình. Mục đích bạn đưa ra cần phải rất cụ thể để làm căn cứ thực hiện. Bạn cũng cần xây dựng thông điệp xuyên suốt của sự kiện đó.

- Chuẩn bị các nguồn lực: Trước khi bắt đầu một sự kiện bạn cần đánh giá lại các nguồn lực mình đang có như có bao nhiêu người, dự kiến tài chính bao nhiêu, có các nguồn lực bên ngoài nào hỗ trợ.

- Kế hoạch triển khai: Bạn cần thể hiện toàn bộ ý tưởng của sự kiện đó từ mục đích đến các nguồn lực, các hoạt động cụ thể trong bản kế hoạch triển khai. Nếu như bạn có ý định đi xin tài trợ cho event bạn cần làm một bộ hồ sơ tài trợ với bản kể hoạch triển khai làm trung tâm bên cạnh quyền lợi các nhà tài trợ. Bạn cũng cần chuẩn bị các kịch bản chi tiết, kịch bản MC cho chương trình.

- Phân công nhiệm vụ cho các thành viên: Bạn hãy sử dụng công cụ Stars để phân công và kiểm soát các đầu việc. Bạn phải thường xuyên kiểm soát được tiến độ công việc.

- Tổng duyệt và chạy thử chương trình: Nhiều người sai lầm và sự kiện không diễn ra suôn sẻ khi không đánh giá đúng của công tác tổng duyệt và chạy thử chương trình. Từ chuẩn bị đến thực tế sẽ nảy sinh nhiều vấn đề. Công tác tổng duyệt nên được tiến hành xong trước từ 1 đến 2 ngày để bạn có thể điều chỉnh nếu cần thiết.

- Điều hành chương trình: Bạn cần bố trí một người làm đạo diễn toàn bộ chương trình, một người phụ trách hậu cần, một người phụ trách hậu trường… Trong quá trình đó bạn cần tùy theo chương trình mà điều chỉnh cho phù hợp. Khi xây dựng chương trình bạn nên tuân thủ nguyên tắc 80/20. Cần có 20% nội dung có thể cắt bỏ hoặc thêm vào để tránh chương trình bị “cháy”.

- Tổng kết và đánh giá event: Đây cũng là bước nhiều người bỏ qua hoặc làm cho xong chuyện. Bạn cần đánh giá nghiêm túc những gì đã tốt và những gì cần khắc phục lần sau căn cứ vào mục tiêu ban đầu và bản phân công nhiệm vụ của từng thành viên.

Nguồn: Sưu tầm

Khi nào doanh nghiệp cần làm event?

Ngày nay, việc tổ chức những sự kiện đặc biệt (event) đã trở thành một trong những công cụ phổ biến nhất trong hoạt động tiếp thị. Cũng như những công cụ tiếp thị khác, mục đích của việc tổ chức một sự kiện là gây sự chú ý cho sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp, tạo sự quan tâm hơn nữa từ khách hàng, từ đó giúp tăng doanh số bán của công ty.

Thực tế cho thấy, nhiều công ty lớn đã dám bỏ ra hàng triệu USD mỗi năm để tổ chức các sự kiện và đã đạt được không ít thành công nhờ tăng được doanh số bán. Nhưng không phải lúc nào điều này cũng xảy ra. Để tổ chức một sự kiện thành công, bạn phải lựa chọn một thời điểm hoặc một lý do thích hợp. Ngoài ra, bạn cần phải lưu ý rằng, một sự kiện, dù lớn hay nhỏ, sẽ không có tác dụng nếu nó đứng một mình. Trong tiếp thị, bạn có thể sử dụng hình thức quảng cáo hay làm công tác đối ngoại (public relations - PR) mà không cần phải tổ chức một sự kiện. Nhưng để một sự kiện có tác dụng, bạn cần phải phối hợp cả quảng cáo và PR. Việc phối hợp ba công cụ này cũng khác nhau tuỳ theo mỗi loại sự kiện.

1. Khai trương

Khai trương là một trong những lý do tốt nhất để tổ chức một sự kiện. Để có tác dụng tốt, bạn phải làm cho sự kiện này mang một nét đặc trưng riêng, nói lên được ngành nghề và chuyển tải được thông điệp mà bạn muốn nhắn gửi đển khách hàng, đó là: ”Chúng tôi đã có mặt. Chúng tôi khác với các đối thủ cạnh tranh, chúng tôi tối hơn các đối thủ cạnh tranh và chúng tôi đang sẵn sàng phục vụ bạn”. Bạn phải làm cho khách hàng có ấn tượng mới lạ và tốt đẹp về buỗi lễ khai trương.Nên tránh đi vào lối mòn như nhất thiết phải có chạy thử máy (đối với việc khai trương nhà máy sản xuất), cắt băng khánh thành…Hãy nghĩ ra những cách làm sáng tạo. Chẳng hạn, nếu khai trương một cửa hàng bán đồ điện tử, bạn có thể dùng một bộ điều khiển từ xa để mở cửa vào giờ khai trương. Hay để cho buổi lễ khai trương thêm phần ấn tượng, bạn có thể thiết kế thiệp mời độc đáo, đăng tải tin trên báo chí, tổ chức các chương trình giải trí, biểu diễn, tặng quà cho những người đến dự. Ngoài ra, bạn cũng có thể nghĩ ra những cách để ghi nhớ và cảm ơn những khách hàng đầu tiên như gửi phiếu mua hàng miễn phí hoặc giảm giá, ghi lại tên và ngày sinh khách hàng để gửi thiệp chúc mừng sinh nhật.

2. Giới thiệu sản phẩm mới

Những buổi giới thiệu sản phẩm mới thường được đi kèm với các chương trình giải trí, biểu diễn. Tuy nhiên, bạn không nên để những chương trình này kéo dài quá mức và làm cho khách hàng sao lãng với mục đích chính của bạn là giới thiệu sản phẩm/dịch vụ. Nói một cách khác, những chương trình giải trí và biểu diễn chỉ là những “chất xúc tác” còn sản phẩm/dịch vụ của công ty bạn vẫn là phần “cốt lõi”. Ngoài ra, bạn cũng nên chú ý đến yếu tố không gian và thời gian khi tổ chức các buổi giới thiệu sản phẩm mới.

3. Các kỳ nghỉ, các ngày lễ

Những dịp lễ Giáng Sinh, năm mới hoặc khi hè về, thu sang, đông đến…đều là những dịp rất tốt để bạn tổ chức các sự kiện đặc biệt. Tuy nhiên, điều quan trọng là bạn phải xây dựng được những chương trình độc đáo nhưng không đi quá xa thông điệp mà bạn muốn gửi gắm đến khách hàng.

4. Sự xuất hiện của những người nổi tiếng

Làm việc với những người nổi tiếng tuy khá phức tạp nhưng lại có tác dụng rất tốt đối với chương trình tiếp thị của bạn. Trước khi tiếp cận với các nhân vật nổi tiếng, điều quan trọng là cần phải nghiên cứu kỹ lịch trình làm việc và cá tính của họ xem có thích hợp với mục tiêu tiếp thị và hình ảnh của công ty bạn hay không. Nên đối xử với những người nổi tiếng theo một tác phong “chuyên nghiệp” và nên báo cho họ biết trước chương trình chi tiết. Khi mời những nhân vật nổi tiếng hợp tác, bạn cũng phải xác định xem đối tượng khách hàng mà bạn muốn thu hút là ai, bạn muốn đưa tin về sự kiện xuất hiện của các nhân vật này trên các phương tiện truyền thông nào và bạn muốn tạo ra ấn tượng lâu dài nào đối với khách hàng.Đồng tài trợ

Để đạt được các mục tiêu tiếp thị của mình, bạn còn có thể tham gia tài trợ cho một sự kiện nào đó do các công ty khác tổ chức hoặc hợp tác với họ để tổ chức các chương trình từ thiện, chúc mừng sinh nhật của các doanh nghiệp khác, tài trợ cho các chương trình thi đấu thể thao, hội họp…Nhưng nên nhớ rằng, không phải chương trình nào cũng đều thích hợp cho tất cả các doanh nghiệp. Việc hợp tác tổ chức sự kiện phải tuỳ theo đặc điểm ngành nghề kinh doanh của công ty bạn và phù hợp với nhu cầu của khách hàng.

5. Kỷ niệm thành lập

Đây là một sự kiện đặc biệt mà hầu hết các doanh nghiệp đều có thể tổ chức. Có một thâm niên hoạt động trong một ngành nghề nào đó là một điều đáng để doanh nghiệp tự hào và bạn nên tận dụng cơ hội này để củng cố sự ủng hộ, lòng trung thành của những khách hàng trong quá khứ và hiện tại. Buổi tiệc “sinh nhật” cũng là dịp để bạn mời những khách hàng tiềm năng và xây dựng quan hệ với họ.

6. Tổ chức các trò chơi và các cuộc thi

Thực tế cho thấy, các trò chơi và các cuộc thi là những sự kiện gây được khá nhiều sự chú ý từ khách hàng. Tuy nhiên, những chương trình này chỉ có tác dụng tốt nếu nó được tổ chức và quản lý một cách hợp lý và nghiêm túc. Nghĩa là, bạn phải chứng minh được tính chuyên nghiệp trong việc tổ chức các trò chơi và các cuộc thi. Mọi người cần phải được thông báo, hướng dẫn rõ ràng về những thể lệ cuộc chơi như cách thức chọn lựa, đánh giá và trao giải thưởng. Và một điều quan trọng là nếu bạn đã hứa hẹn có những giải thưởng nào thi phải giữ đúng lời hứa.

Nguồn: Sưu tầm

Để trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện

Nếu công việc tổ chức sự kiện được xem như là một giấc mơ bạn hằng mơ ước từ lâu mà bạn chưa thực hiện được, thì dưới đây là những bước cơ bản dẫn đến sự thành công cho công việc này.

1. Định giá kỹ năng hiện có của bạn

Trước khi bạn muốn rũ bỏ công việc hiện tại để trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện, việc cần làm trong lúc này là bạn phải đánh giá một cách trung thực những kỹ năng hiện có của bạn để bảo đảm cho việc bạn có thể thành công khi trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện hay không.

Một chuyên gia tổ chức sự kiện phải có óc tổ chức tốt, trí tưởng tượng phong phú và những kỹ năng giao tiếp xuất sắc. Công việc tổ chức sự kiện chủ yếu hướng về công chúng. Vì vậy, muốn trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện thành công thì phải biết lắng nghe những điều từ phía khách hàng muốn, phát triển mối quan hệ và đàm phán với khách hàng.

2. Học bằng cách nào

Hầu hết những tổ chức sự kiện đều có chung một đặc điểm như cách ăn uống, hình dáng thì giống những người làm nghệ thuật hay phát ngôn viên. Một chuyên gia tổ chức sự kiện là một người biết cách lôi kéo tất cả những thành phần ấy gắn lại với nhau.

Có nhiều nguồn thông tin tốt có thể giúp bạn học hỏi được nhiều điều bổ ích cho việc tổ chức sự kiện và sự trợ giúp của sân khấu cho việc tổ chức sự kiện bao gồm: chọn thời điểm, lựa chọn khách mời, khoản chi phí để thực hiện, đưa ra khoảng thời lượng chính xác, thiết lập kế hoạch làm việc, làm việc với những khách hàng nào và hội chợ tổ chức sự kiện. Nếu bạn muốn có kiến thức sâu về lĩnh vực này thì có nhiều trường cao đẳng đào tạo và mức học phí phù hợp với từng loại bằng cấp, chứng chỉ cho chuyên ngành này. Nếu bạn không muốn học ở trường mà cần phải có kiến thức chuyên sâu về lĩnh vực này thì vẫn có những quyển sách dạy về chương trình này.

3. Tự tạo kinh nghiệm trong tay

Con đường dễ học nhất về những bước đi đầy phức tạp này là thông qua kinh nghiệm cá nhân.

Làm việc và tổ chức vui chơi theo nhóm sẽ rất thuận lợi cho việc tìm kiếm những kinh nghiệm về óc tổ chức, bạn sẽ có lợi ích gấp bội bởi trong lúc này bạn đang miệt mài trau dồi những kỹ năng cho bạn. Đây cũng là một cách tốt để tạo ra mối quan hệ cộng đồng giúp bạn vun đắp cho công việc mới khi bạn đã sẵn sàng.

Cũng có thể bạn tự nguyện tham gia những tổ chức sự kiện tại công ty bạn đang làm việc. Nếu công ty của bạn có bộ phận PR, đây là một bộ phận ít nhân viên nhưng rất quan trọng, bạn nên đề nghị họ giúp đỡ. Thật tuyệt vời trong kế hoạch này bạn sẽ học hỏi một công việc mới trong lúc bạn bạn vẫn đang làm cái công việc cũ rích của mình.

4. Tự lập lên một chương trình

Chương trình này là môt sự tập hợp những điều nhỏ nhặt từ trong công việc của bạn, cùng với những tư liệu khác bạn có thể đưa ra cho nhà tuyển dụng xem. Chương trình này sẽ giúp bạn có thế mạnh hơn trong đơn xin việc, và nó chứng tỏ bạn có đầy đủ khả năng cho công việc này. Chương trình của bạn sẽ bao gồm những hình ảnh, những bài viết hấp dẫn và những thứ khác chứa đựng những dự định sắp tới.

Tài liệu cho chương trình của bạn có thể bạn thu thập từ bất cứ các chương trình tổ chức sự kiện nào hoặc từ những ý tưởng và những đề tài mà bạn chuẩn bị cho kế hoạch sắp tới. Nêu ra những hoạt động tốt nhất của bạn và đừng lo lắng về điều ấy. Mọi người sẽ tin tưởng bạn nếu bạn có nhiều ý tưởng nổi bật mặc dù chưa bộc lộ rõ.

5. Tập làm một chuyên gia tổ chức sự kiện thuê

Tập làm một chuyên gia tổ chức sự kiện thuê (thậm chí nếu bạn dự định mở ra cho mình một kế hoạch tổ chức sự kiện về kinh doanh) sẽ cho bạn một mối quan hệ vô giá chuẩn bị cho thành công trong tương lai. Những chuyên gia tổ chức hội thảo và hội nghị là những nhà lập kế hoạch cực nhanh tiến bộ trong nhiều năm. Bạn có thể học hỏi từ họ qua những tin tức.

Những công ty, những người thuê các chuyên gia tổ chức sự kiện bao gồm những khách sạn và các khu nghỉ mát, các tổ chức từ thiện, trung tâm hội nghị, các câu lạc bộ thể thao ngoài trời, và thậm chí cả những khu vui chơi giải trí như công viên.

Nhiều người làm việc bằng cách tổ chức các cuộc đi chơi như đi picnic và các cuộc hội nghị tại công ty họ làm việc. Bạn đều có thể tham gia.

6. Bắt đầu cho việc tổ chức sự kiện

Nếu bạn lên ý tưởng thực hiện một mình và sẽ kiếm được 100,000 USD trong một năm cũng như một chuyên gia tổ chức sự kiện thực thụ, thời gian này bạn quyết tâm hành động và có đủ kiều kiện cho một tổ chức sự kiện. Nhiều chuyên gia tổ chức sự kiện có nguồn gốc từ phía gia đình, có thế mạnh về lĩnh vực này thì cũng bắt đầu không dễ. Với sự dồi dào về thông tin, bạn có thể bắt đầu với công việc này, chắc chắn bạn sẽ đưa công việc tổ chức sự kiện của minh đi lên khá dễ dàng.

Khi bạn bắt đầu cho công việc của mình, bạn nên cân nhắc kỹ về hình thức tổ chức sự kiện nào mà bạn muốn lập kế hoạch. Nếu bạn có khả năng thu hút sự chú ý của công chúng thì bạn có thể tham gia các tổ chức từ thiện hoặc các lễ hội. Nếu bạn thích tổ chức chung theo một nhóm thì bạn có thể chọn tổ chức các cuộc họp,hội thảo hoặc tương tự như vậy. 

7. Phát triển mối quan hệ với khách hàng

Hầu hết các mối quan hệ đều quan trọng, bạn sẽ xây dựng một tổ chức sự kiện với những khách hàng của bạn. Đó là những công ty cung cấp các sản phẩm và các dịch vụ cho sự kiện như những người chủ khách sạn, những người buôn bán hoa, những công ty cung cấp trang thiết bị, khách sạn, nhà nhiếp ảnh…

Nghiên cứu thông tin từ mỗi nhà doanh nghiệp mà bạn tiếp xúc để đưa ra mức giá cả phù hợp cho việc tổ chức. Lịch sự và nhã nhặn với những nhân viên của họ. Luôn làm theo phần nào những ý tưởng của họ và không tiếc lời cảm ơn đến họ. Tạo ra mối quan hệ tốt bạn sẽ có được nhiều khách hàng từ việc người này sẽ giới thiệu cho người kia về ý tưởng của bạn.

Bạn có thể tiếp tục học hỏi và phát triển nó sau khi bạn đã thực sự trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện. Một trong những cách tốt nhất để thành công là tham gia vào các hoat động xã hội sẽ học hỏi được nhiều điều

Nguồn: Sưu tầm

Một số kiến thức về Event cần nắm bắt

Hoạt động sân khấu tại Nhà văn hoá là một trong những hình thức luôn thu hút được đông đảo quần chúng tham gia. Tuy vậy, để mảng hoạt động này phát huy được hiệu quả thì đòi hỏi người tổ chức phải nắm được một số kiến thức cơ bản về nghiệp vụ của sân khấu.

1) Công tác đạo diễn:

Đạo diễn nói một cách nôm na tức là người dàn dựng sân khấu (Migiăngsen). Muốn đàn dựng được, trước hết trong tay chúng ta phải có kịch bản. Khi đã có một kịch bản như mong muốn, đáp ứng được yêu cầu đã đề ra để phục vụ nhiệm vụ chính trị hoặc một mục đích nào đó, công việc tiếp theo là người đạo diễn phải nghiên cứu kỹ kịch bản và hình thành ý đồ đạo diễn.

a) Ý đồ đạo diễn là gì?

Ý đồ đạo diễn là những dự kiến ban đầu về vở diễn của người đạo diễn, những dự kiến đó chứa đựng cảm xúc và đã được lý trí soi sáng. Ý đồ đạo diễn ví như bản thiết kế căn nhà của người xây dựng vậy

b) Những vấn đề mà đạo diễn cần phải làm trước khi bắt tay vào dàn dựng:

- Xử lý kịch bản: Đạo diễn đọc kịch bản (có thể cùng tác giả) để thêm hoặc bớt lời cho phù hợp với logic hành động của nhân vật. Nhất là những đoạn thiếu kịch tính, thiếu hành động thì cần phải bỏ hoặc thêm lớp, sửa lớp.

- Xác định chủ đề tư tưởng, nhiệm vụ tối cao. (Nhiệm vụ tối cao tức là cái mà tác phẩm sân khấu đạt được).

- Tìm mô hình vở diễn, bao gồm: kết cấu vở diễn, thủ pháp sân khấu, không khí, tiết tấu kịch, âm nhạc, hội họa, ánh sáng, đạo cụ.v.v.

- Tìm hình tượng của vở kịch, bố cục vị trí của sân khấu, xử lý các sự kiện, tình huống, cao trào, kết thúc.

- Xác định, khai thác hành động, dây chuyền hành động nhân vật, xây dựng hình tượng nhân vật.

c) Những khâu chính trong dàn dựng.

- Làm việc với diễn viên, hướng dẫn từng diễn viên cách thể hiện nhân vật.

- Làm việc với hoạ sĩ về trang trí, phối cảnh, màn lớp phục trang và đạo cụ biểu diễn của diễn viên.

- Làm việc với nhạc sĩ về nhạc nền, nhạc hát (nếu có ca kịch).v.v...

- Làm việc với tổ kỹ thuật về ánh sáng, tiếng động cho sân khấu.

- Tổ chức sơ duyệt, tổng duyệt và công diễn.

Từ những ý đồ nằm trong tâm trí đạo diễn cho đến khi tác phẩm hoàn thành được biểu diễn trước công chúng là cả một quá trình lao động nghệ thuật vất vả của cả một tập thể diễn viên và nhạc công, trong đó thể hiện rõ vai trò của người đạo diễn. Ý đồ đạo diễn càng chuẩn bị tỷ mỉ, kỹ càng bao nhiêu thì càng thuận lợi cho công tác dàn dựng bấy nhiêu. Đương nhiên, giữa ý đồ ban đầu cũng như khi thực hiện trên sân khấu, hoặc qua làm việc với nhạc sĩ, hoạ sĩ, biên đạo múa có thể có những điều chỉnh chút ít song không được làm hỏng ý đồ. Người đạo diễn giỏi là biết hướng tất cả sự sáng tạo của diễn viên cũng như tất cả các thành phần nghệ thuật khác tham gia vào mục đích của mình. Đó là tuân thủ chủ đề tư tưởng và nhiệm vụ tối cao.

Nhà viết kịch là tác giả kịch bản, đạo diễn tác giả của vở diễn. Đạo diễn là người chuyển ngôn ngữ văn học của kịch bản thành ngôn ngữ sân khấu. Trong thực tế muốn có một vở kịch hay thì không thể thiếu bàn tay người đạo diễn.

2. Các bước làm việc với diễn viên:

Mỗi đạo diễn có một phương pháp làm việc với diễn viên. Tuy vậy, công việc này đều tuân theo nguyên tắc chung là:

- Đạo diễn phải giúp cho diễn viên tìm hiểu, phân tích mọi mặt của nhân vật như lý lịch, cá tính, tư tưởng, tình cảm, ước muốn, vai trò trách nhiệm của nhân vật trong kịch, giúp diễn viên thể hiện nhân vật từ dễ đến khó, từ đơn giản đến phức tạp.

- Dành sự chủ động, sáng tạo, thể nghiệm nhân vật cho diễn viên, trên cơ sở những gợi ý và thị phạm đường nét.

- Sử dụng đạo cụ cũng như các phương tiện phụ trợ khác chỉ khi nào thật cần, không có không được với câu hỏi luôn đặt ra là: Những thứ này có tham gia vào hành động kịch không? Những thứ đó có giúp gì cùng diễn viên, làm giàu thêm tiếng nói sân khấu hay không?

Quá trình dàn dựng vở là quá trình đạo diễn hướng dẫn diễn viên vào vai, nhập vai, tức là thể nghiệm nhân vật. Đó là quá trình đạo diễn sử dụng mọi phương tiện trong tay để thực hiện ý đồ. Công việc dàn dựng thường tiến hành theo thứ tự các giai đoạn sau:

- Cho diễn viên thoại lời.

- Điều chỉnh đài từ, ngữ điệu diễn viên.

- Xác định hoàn cảnh quy định.

- Xác định hành động nhân vật.

- Tổ chức xung đột, sự biến, sự kiện, cao trào.

- Phối hợp ánh sáng, âm nhạc, đạo cụ, phục trang, tiếng nói và các yếu tố phụ trợ khác.

- Hoàn chỉnh vở diễn.

Trên đây là một số nghiệp vụ cơ bản khi tiến hành hoạt động sân khấu trong nhà văn hoá. Sân khấu là một loại hình nghệ thuật tổng hợp, mang tính tập thể cao. Muốn buổi biểu diễn thành công thì người đạo diễn phải biết huy động hết khả năng sáng tạo của các thành phần tham gia, không được coi nhẹ bất cứ một khâu đoạn nào, một bộ phận nào trong quá trình hoạt động sân khấu tại nhà văn hoá.

Nguồn: Sưu tầm

Những công việc liên quan tới thời tiết trong tổ chức sự kiện

Khách từ điểm đỗ xe, điểm tập kết tới nơi Tổ Chức Sự Kiện, bắt đầu tham gia các hoạt động sự kiện. Hàng loạt vấn đề được đặt ra cần phải giải quyết để giành sự hài lòng của khách từ phút đầu và bảo đảm cho sự kiện thành công. 

Khu vực Tổ Chức Sự Kiện: Sự kiện được tổ chức tại một vị trí cụ thể nào đó như: hội trường lớn của trung tâm hội nghị Thành phố, phòng họp số 3 Cung Văn hóa Lao Động Hà Nội, v.v… Những nơi đó thực hiện các nội dung của hoạt động sự kiện. 

Nhà tổ chức không chỉ cần quan tâm cả khu vực xung quanh các vị trí đó. Phải chú ý tới đường ra vào khu vực thế nào? Đã hợp lý chưa? Vệ sinh môi trường khu vực có cho phép không? Những thứ gì có thể ảnh hưởng tới khách cần phải giải quyết? Khu vực có được bao trọn gói không? Sự cố thời tiết xảy ra có vấn đề gì? 

Phương thức đến khu vực sự kiện: Khách đến nơi Tổ Chức Sự Kiện bằng cách nào cũng là vấn đề cần quan tâm. Cố gắng tìm ra phương cách đến tạo được ấn tượng, tạo phong thái cho sự kiện. Từ đó phát huy sao cho các bước Tổ Chức Sự Kiện càng trở nên thú vị và đáng nhớ. 

Điểm xuống xe tại khu vực sự kiện: Khách đến nơi tổ chức ngoài đi bộ (nếu được) sẽ bằng các phương tiện thích hợp. Vậy điểm dừng xe để khách xuống phải được quan tâm chú ý. Điểm dừng xe có quan hệ với tiền sảnh, nơi đón tiếp, cửa ra vào phòng hội nghị. 

Những cửa chính nào Nhà tổ chức, khách và các nhà cung cấp dịch vụ được sử dụng để vào phòng tổ chưc sự kiện. Nếu các nhà cung cấp dỡ thiết bị xuống, khách xuống trước cửa phòng sự kiện cần cân nhắc. Đối với các sự kiện lớn, sự phù hợp của điểm dừng cho khách xuông xe rất quan trọng. Dưới đây là một số vần đề cần lưu ý về điểm xuống xe: 

Điểm dừng phải dễ dàng và thuận tiện đối với nhu cầu đặc biệt của mọi người. Không gây lộn xộn, rối bận cho nhà tổ chức. 

Điểm dừng phải phù hợp với thời tiết, khí hậu nơi diễn ra sự kiện. 

Điểm dừng phải phù hợp với phương tiện, cho phép phương tiện thức hiện dễ dàng. 

Điểm dừng phải bảo đảm về không gian cho phép thực hiện những giải pháp khắc phục khi sự cố xuất hiện. 

Lối vào có mái che không? Từ điểm dừng tới cửa hội trường nơi diễn ra sự kiện, lối vào này có mái che không? Che mưa, che nắng cho khách là cần thiết. 

                         

Dù ở địa điểm nào, Nhà tổ chức cũng phải tính toán làm sao để khách tham dự không bị ướt hoặc nắng gắt chiếu rọi. Trường hợp không có mái che, có thể có những giải pháp khác thích hợp hơn. Chẳng hạn có thể sử dụng ô thay thế. Những chiếc ô nhẹ có thể in biểu tượng của công ty vừa là quà tặng vừa là vật che mưa, nắng, nó thể hiện sự quan tâm tới khách, sự cam kết của Nhà Tổ Chức Sự Kiện. 

Vệ sinh và sự thông thoáng lối ra: Nhà tổ chức phải bố trí nhân viên thường trực, luôn đảm bảo đường đi bộ và lối ra vào được giữ sạch sẽ không bị rác bẩn, không bị bùn đất mưa trơn trong mùa hè trong suốt thời gian diễn ra sự kiện. 

Cần lưu ý là trong một sự kiện được tổ chức, có rất nhiều hoạt động khác nhau, không phải mọi hoạt động điều diễn ra ở những nơi trang trọng với thảm đỏ trãi sàn với áo choàng khiêu vũ và lễ phục. Trái lại có những sự kiện Nhà tổ chức muốn khách tham dự biết tận gốc các vấn đề phát sinh nên phải rời phòng hội nghị đi tham quan dã ngoại. 

Do vậy, vấn đề vệ sinh môi trường càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.

Nguồn: Sưu tầm

Tổ chức sự kiện nghề hấp dẫn cho người yêu thích sự năng động

Tuy là một nghề khá mới mẻ tại Việt Nam trong những năm gần đây, tổ chức sự kiện đang phát triển với tốc độ nhanh chóng đi cùng nhu cầu quảng bá thương hiệu và sản phẩm mới của các doanh nghiệp. Nhu cầu tổ chức những sự kiện khác nhau như hội nghị khách hàng, ra mắt sản phẩm, lễ động thổ, lễ khánh thành, các cuộc thi lớn (thi tiếng hát truyền hình, hội thao), hội thảo, triển lãm… gia tăng càng cho thấy vai trò quan trọng của nghề tổ chức sự kiện đối với các tổ chức, doanh nghiệp.

Vậy, tổ chức sự kiện là gì và thế nào được xem là một chuyên viên tổ chức sự kiện giỏi?

tổ chức sự kiện là gì? tổ chức sự kiện (event) góp phần "đánh bóng" cho thương hiệu và sản phẩm của một công ty thông qua những sự kiện. Ví dụ khi Nokia tung ra một sản phẩm điện thoại di động đời mới, công ty này sẽ tổ chức một sự kiện công phu, mời các khách hàng thân thiết và tiềm năng cùng báo giới đến tham gia sự kiện quan trọng này. Thông qua sự kiện, Nokia thông báo đến khách hàng và báo giới về sản phẩm mới và đồng thời (điều này quan trọng hơn) đánh bóng thương hiệu của Nokia, làm cho khách hàng nhớ và tiêu thụ sản phẩm mới này. Đây còn là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với bạn hàng, đối tác, các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho doanh nghiệp...

Tố chất của chuyên viên tổ chức sự kiện Các chuyên gia ví von người tổ chức sự kiện như một "nghệ nhân ghép hình". "Tỉ mỉ, cẩn trọng đến từng tiểu tiết, sau đó mới đến ý tưởng..." là phác họa ngắn gọn kỹ năng cần có của một chuyên viên tổ chức sự kiện (Event Specialist).

Công việc tổ chức sự kiện như một bức tranh của trò chơi ghép hình và người chơi chỉ thành công khi ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn mẩu nhỏ chi tiết. Đẳng cấp của mỗi công ty thể hiện ở chính sự hoàn hảo trong từng tiểu tiết ở mỗi event họ tổ chức.

Người tổ chức sự kiện giỏi chắc chắn không thể thiếu những tố chất như: óc tổ chức tốt, năng động, nhanh nhẹn, kiên nhẫn, có khả năng thiết lập mối quan hệ tốt, có khả năng làm việc theo nhóm, có sức khỏe và niềm đam mê. Nghề tổ chức sự kiện là nghề đòi hỏi người thực hiện cực kỳ bền sức và chịu được áp lực cao. Họ còn phải biết cách xoay xở và ứng phó trong mọi tình huống. Ít người biết rằng từ khi bắt đầu sự kiện cho đến khi kết thúc, người tổ chức sự kiện dù có bề ngoài trầm tĩnh thế nào chăng nữa nhưng đầu óc họ đang "căng ra" để dự trù và xử lý bất kỳ "sự cố không mời mà đến nào". Và chỉ khi sự kiện kết thúc, người tổ chức sự kiện mới có thể thở phào nhẹ nhõm.

Vui buồn hậu trường của nghề tổ chức sự kiện Nghề tổ chức sự kiện mang đến niềm vui vô bờ khi sự kiện thành công và cả sự "lên ruột" khi sự cố không mời mà đến. Ví dụ, đó là trường hợp khi các nhân vật chính của sự kiện đến trễ vì lý do nào đó, như khi ca sĩ chính mắc chạy "sô" đến trễ, khiến cho nhà tổ chức "lên ruột". Khi đó, người tổ chức sự kiện cần linh hoạt thay đổi chương trình cho phù hợp, để không phải lệ thuộc vào người đến trễ. Và trong một số trường hợp các MC tài năng như Thanh Bạch sẽ là những người có thể "cứu được bàn thua trông thấy" khi họ có khả năng biểu diễn tuyệt hay trong khoảng ngắn thời gian chờ đợi các nhân vật "đinh" đến muộn này.

Hiện nay nhân sự tốt cho lĩnh vực tổ chức sự kiện còn chưa nhiều. Đối với các sự kiện lớn hoặc quan trọng, khách hàng thường tin tưởng giao phó cho các công ty

chuyên nghiệp có kinh nghiệm tổ chức. Tại Việt Nam hiện nay chưa hề có trường lớp đào tạo bài bản, chính quy cho nghề tổ chức sự kiện mà người làm nghề này chủ yếu chỉ học từ những thành bại của mỗi sự kiện và từ chính yêu cầu của khách hàng.

Nguồn: Sưu tầm

Chọn ngày Tổ Chức Sự Kiện

Mặc dù vấn đề này còn được đề cập rải rác ở một vài chương khác song ở đây chúng ta sẽ giải quyết vấn đề cơ bản của chọn ngày. Khi chọn ngày Tổ Chức Sự Kiện, Nhà tổ chức cần tính toán tới các ngày lễ hội lớn, những ngày lễ tôn giáo, kỳ nghỉ học kỳ, nghỉ cuối tuần dài, các sự kiện thể thao, các sự kiện văn hóa, xã hội quan trọng khác và những vấn đề khác. 

Các ngày lễ hội: Nhà tổ chức cần kiểm tra xem có ngày lễ hội lớn vào gần thời gian Tổ Chức Sự Kiện vì khách có kế hoạch riêng và sẽ bị hạn chế số người tham dự vì lý do cá nhân. 

Ngày lễ tôn giáo: Ngày Tổ Chức Sự Kiện trùng vào một ngày mang tính tôn giáo ( ngày Sóc, ngày Vọng của người theo đạo phật, ngày thứ Sáu theo người của đạo Do Thái, ngày Chủ nhật của người theo đạo Thiên Chúa) có thể số khách tham dự sẽ bị hạn chế. 

Các buồi lễ trang trọng, sự kiện hướng tới việc mời các đôi: Những sự kiện này thích hợp tổ chức vào ngày thứ Bảy. Thứ Bảy cho phép các đối tượng có thể ăn mặc và chuẩn bị thong thả đến dự buổi lễ, có thể tránh tình trạng đi hai xe tới dự lễ gây khó khăn cho việc trong giữ. Khách sẽ thưởng thức thoải mái hơn vì họ không phải dậy sớm đi làm vào ngày hôm sau. 

Trường hợp một số vị khách có nhu cầu dự lễ tôn giáo trong thời gian diễn ra sự kiện, cần nghiên cứu thỏa mản nhu cầu của họ bằng việc tổ chức đăng ký yêu cầu ở khách sạn giúp họ tìm địa điểm ( nhà thờ, đền, chùa, v.v…) và thời gian để các vị khách đó vừa tham dự sự kiện vừa làm tròn bổn phận tín đồ của mình. 

Nghỉ học kỳ: Nếu ngày Tổ Chức Sự Kiện trùng với ngày nghỉ học kỳ, khách có thể đi nước ngoài nghỉ lễ và số người tham dự sẽ ít đi. Nghỉ học kỳ có thể thay đổi theo từng quốc gia, khu vực. 

Nếu sự kiện tổ chức trùng vào ngày nghỉ học kỳ( thời gian và lịch có thể thay đổi), người Tổ Chức Sự Kiện phải quan tâm điến việc lựa chọn địa điểm. Nếu kỳ nghỉ diễn ra ở nhà, có thể số khách tham dự sự kiện sẽ rất ít. Nếu sự kiện tổ chức ngoài thành phố, ta sẽ gặp khó khăn trong việc đặt phòng nghỉ và các hoạt động khác. 

Nghỉ cuối tuần dài: Nghỉ cuối tuần dài là kỳ nghỉ cuối tuần được kéo dài thêm vào những ngày làm việc ( thứ Hai hoặc thứ Sáu hoặc cả hai ngày đó ). Nghỉ cuối tuần dài được biết trước và được lên kế hoạch trước. Tối thứ năm trước kỳ nghỉ thường được dung vào việc đi xe tới nhà nghỉ hoặc để chuẩn bị lần cuối, đi mua sắm, chuẩn bị thức ăn dọn dẹp cho kỳ nghỉ. Tương tự, những buổi tiếp theo kỳ nghỉ có thể dung để nghỉ ngơi sau khi về. Nếu sự kiện được tổ chức vào ngày liền kề kỳ nghỉ cuối tuần dài (tối thứ Hai, thứ Ba, thứ Năm sẽ ảnh hưởng tới số khách tham dự. 

Trước kỳ nghỉ, trong kỳ nghỉ và sau kỳ nghỉ cuối tuần không phải là thời gian thích hợp để có tối đa số lượng khách tham dự sự kiện. Sức lực và sự chú ý của mọi người đều tập trung vào những nơi khác. 

Sự kiện thể thao: Nhà tổ chức cần tìm hiểu liệu có sự kiện thể thao lớn diễn ra cùng thời điểm với sự kiện của họ. 

Không nên đánh giá thấp tầm quan trọng của các sự kiện thể thao, đặc biệt là những trận đấu quyết định có sức chi phối rất lớn và số khách tham dự sự kiện giảm đi rất nhiều. Trường hợp sai lầm dưới đây của một công ty sẽ làm sáng tỏ vấn đề này. 

Một công ty đã tổ chức cho khách hàng một buổi tiệc lớn, chọn lựa thực đơn hấp dẫn và rất chú trọng đến cách trình bày. Công ty đã chuẩn bị mọi thứ rất kỹ càng, trừ một điều là không một thành viên nào trong Ban tổ chức hâm mộ thể thao. Bữa tối được tổ chức cùng ngày với trận chung kết bóng đá quốc tế. Nhà tổ chức đã nhận được thư từ chối tham gia mặc dù họ đã đặt trước với khách sạn việc tổ chức tiệc cocktail và bữa tối. Trong số 300 khách mời chỉ có 50 khách tới dự, công ty vẫn phải thanh toán tất cả theo hợp đồng. Một số khách đang tham gia xem trận bong, số còn lại xem tivi tại nhà. 

Nếu Nhà tổ chức nhận ra sự trùng ngay trước khi hoàn tất công việc chuẩn bị, họ có thể thay đổi ngày hoặc thay đổi địa điểm, tránh gần sự kiện thể thao lớn nhằm tránh kẹt xe tắc đường giảm nổi lo cho khách dự sự kiện. 

Các sự kiện khác: Có sự kiện khác tổ chức trùng ngày với sự kiện của nhà tổ chức, họ phải tìm cách xử lý. Chẳng hạn, sự kiện gây quỹ, lễ hội hoặc sự kiện cùng loại với sự kiện của Nhà tổ chức vì những sự kiện này chi phối trực tiếp sự kiện. Cũng giống như sự kiện thể thao, những sự kiện nêu trên có thể ảnh hưởng tới số người tham dự. 

Nhà tổ chức phải nghiên cứu nắm được thời gian diễn ra sự kiện trong khu vực để bố trí lịch thời gian tổ chức sự kiện của mình cho phù hợp. Tùy theo từng sự kiện và chủ sở hữu sự kiện mà Nhà Tổ Chức Sự Kiện nên tránh né hay chấp nhận trùng thời gian sự kiện. 

Những vấn đề khác: Ngoài các vấn đề đã đề cập, việc chọn ngày Tổ Chức Sự Kiện còn phải quan tâm tới các yếu tố bất ngờ khác có thể xảy ra. Ngoài ra, Nhà Tổ Chức Sự Kiện cần xem sự kiện nào có thể trở thành trung tâm sự chú ý hay xã hội đang tập trung vào vấn đề gì hoặc trào lưu gì. Nhà Tổ Chức Sự Kiện cũng cần quan tâm tới những yếu tố môi trường ( thời tiết, khí hậu, bệnh dịch, v.v… ) có thể tác động sự kiện được tổ chức. Từ đó, phải có những giải pháp dự phòng.

Nguồn: Sưu tầm

Nghệ thuật dùng các nhân vật nổi tiếng trong tổ chức sự kiện

Nghệ thuật dùng các nhân vật nổi tiếng trong Tổ chức sự kiện Những người làm xúc tiến thương mại thường lợi dụng đưa những người người nổi tiếng vào chương trình để thu hút sự chú ý của mọi người về phía mình. 

Tuy nhiên không phải lúc nào chiến thuật cũng cho kết quả tốt, bởi công chùng thấy người những người nổi tiếng chẳng liên quan gì đến sản phẩm. Ngoài ra, cuộc sống riêng tư của các nhân vật nổi tiếng còn có thể là gây phản tác dụng cho chương trình. Vd như khi một người nổi tiếng hôm trước mới xuất hiện trên một chương trình quảng cáo thì hôm nay lại bị phát hiện ra là người nghiện ma túy. 

Bên quảng cáo cũng thường sử dụng những người nổi tiếng và cũng gập rắc rối với những người trên và cũng đã gặp phải những rắc rối như trên. Khi trường hợp xấu xảy ra mặc dù có nổi tiếng hơn đi nữa, họ cũng không thể cứu vãn được số phận của một sản phẩm, và những người nổi tiếng như trong các trường hợp không đẹp mắt kể trên rất có thể lại trở thành nhân tố làm hại đến công ty. 

Sự rủi ro ấy nhắc các công ty cần phải hết sức cẩn thận khi lựa chọn những người nổi tiếng. Nếu bạn không biết nhiều về đời sống của họ, bạn nên nhờ một cơ quan có uy tín hoặc nhờ cơ quan có liên quan tìm hiểu kỹ hơn về người nổi tiếng trước khi mời họ cộng tác, ví dụ như họ đã có mặt ở những đâu, họ đã được tiếp đón như, và hành vi của họ ra sao. Chắc chắn là bạn chỉ muốn tìm một nhân vật có phẩm chất tốt phù hợp với chương trình của mình, và muốn nhân vật ấy đồng ý ký hợp đồng về tất cả các công việc mà bạn muốn có nhân vật đó tham gia. 

Tên tuổi và hình ảnh của các nhân vật nổi tiếng thường được truyền thông trước khi diễn ra chương trình xúc tiến thương mại. Để làm được việc này, bạn cần phải xin được giấy phép của các nhân vật quan trọng đồng ý cho bạn sử dụng tên tuổi hình ảnh của họ trên các chương trình quảng cáo. Có một số nhân vật tuy của các chương trình quảng cáo. Có một số nhân vật tuy nhận lời đến tham dự sự kiện nhưng không cho phép bạn sử dụng hình ảnh và tên tuổi của họ bởi trước đó họ đã kí hợp đồng quảng cáo sản phẩm cho hãng khác rồi. 

Trước khi quyết định mời họ cộng tác, bạn cũng tìm hiểu xem hình ảnh cá nhân của nhân vật này trong những hợp đồng quảng cáo trước đó có điều gì không hay, không phù hợp, có thể làm ảnh hưởng tới uy tín của công ty của bạn hay không. 

Khi dùng những người nổi tiếng trong các chương trình xúc tiến thương mại, bạn có thề gặp những rắc rối giống như các nhà làm quảng cáo thường gặp: 

Đó là công chúng chỉ nhớ các nhân vật nổi tiếng thôi còn các thông điệp chính trong mẫu quảng cáo thì họ hầu như không nhớ gì. Bạn cũng cần phải biết thêm một điều rằng hiệu quả của chương trình ra sao các nhân vật đó không quan tâm, họ cũng không chịu một sự giám sát chặt chẽ như khi họ đi làm cho các chương trình thương mại, vì vậy bạn đừng quá hy vọng vào họ.

Nguồn: Sưu tầm

Tổ chức sự kiện xưa và nay

Hoạt động Tổ Chức Sự Kiện đã xuất hiện từ xa xưa và song hành cùng với sự phát triển của nền văn hóa, văn minh, kinh tế, xã hội của các quốc gia, dân tộc. Lễ hội là hình thức Tổ Chức Sự Kiện đã ra đời từ thời cổ đại, và vẫn tồn tại và phát triển cho đến tận ngày nay. Thời đại công nghệ thông tin đã cho ra đời hình thức hội nghị trực tuyến, cho phép thực hiện các cuộc hội nghị, hội thảo lớn mà khách mời tham dự hội nghị không cần trực tiếp cùng nhau có mặt tại một địa điểm. 

Trong thế giới hiện đại, trong bối cảnh của xu thế chạy đua về phát triển kinh tế, xu thế tiến tới nền "văn minh trí tuệ" thay thế dần văn minh công nghiệp, Tổ Chức Sự Kiện đã phát triển và trở thành một nghề chuyên môn, được ứng dụng rộng rãi và đem lại lợi ích lớn về kinh tế. Không phải ngẫu nhiên mà các quốc gia trên thế giới cạnh tranh hết sức quyết liệt để giành quyền đăng cai các sự kiện lớn có tầm quốc tế như Thế Vận Hội (Olympics), Giải Vô địch Bóng đá thế giới (World Cup), cuộc thi Hoa Hậu Thế giới (Miss World). Theo số liệu nghiên cứu, hàng năm trên thế giới có khoảng 20 tỉ đô la chi cho các hoạt động quảng bá sản phẩm và 15 tỷ đô la được các công ty chi cho Tổ Chức Sự Kiện khác như khánh thành, động thổ, khai trương1… Hiểu được tầm quan trọng và khả năng ứng dụng của sự kiện trong việc giúp cá nhân, tổ chức truyền tải những thông điệp của mình, cũng như những giá trị to lớn về vật chất, những ý nghĩa lớn lao về mặt tinh thần, xã hội, chính trị của sự kiện, các nhà quản trị đã phát triển Tổ Chức Sự Kiện trở thành một ngành công nghiệp dịch vụ với hoạt động ngày càng chuyên nghiệp, hiệu quả hơn, phục vụ nhiều đối tượng hơn, ứng dụng trong nhiều lĩnh vực, nhiều ngành nghề hơn, như du lịch, thương mại, kinh doanh, giáo dục, giải trí… Ngày nay thậm chí đã hình thành khái niệm Event Tourism (Du lịch sự kiện), cho chúng ta thấy tầm quan trọng và khả năng ứng dụng của sự kiện nhằm đem lại lợi ích trong thực tế.

Nguồn: Sưu tầm

Phát triển nghề Tổ Chức Sự Kiện ở Việt Nam

Tổ Chức Sự Kiện, với tư cách là một nghề chuyên nghiệp, đã xuất hiện trên thế giới từ những năm 80 của thế kỉ 20. Mặc dù thời gian phát triển chưa dài, song Tổ Chức Sự Kiện chuyên nghiệp đã chứng tỏ là một bộ phận quan trọng của nền kinh tế dịch vụ, đem lại lợi nhuận cao cho các quốc gia và đã được chính phủ nhiều nước chọn làm một trong những chiến lược phát triển kinh tế chủ chốt. 

Tại Việt Nam, nghề Tổ Chức Sự Kiện chuyên nghiệp hiện đã bắt đầu phát triển với sự nổi lên của một số công ty chuyên nghiệp như Lê Bros, Bắc Hà… Thành phố Đà Nẵng đã chọn định hướng phát triển để trở thành một trung tâm Tổ Chức Sự Kiện chuyên nghiệp của cả nước. Theo ông Lê Quốc Vinh -Tổng giám đốc Tập đoàn truyền thông Lê Bros, thị trường Tổ Chức Sự Kiện ở Việt Nam hàng năm có giá trị hàng chục triệu đô la mỗi năm, và hiện đang rất cần một lực lượng nhân lực được đào tạo bài bản. Rõ ràng, đây là một ngành kinh tế dịch vụ đầy tiềm năng, nếu được khai thác hợp lý, sẽ tạo ra lợi nhuận đóng góp cho ngân sách quốc gia, đồng thời tạo công ăn việc làm cho lớp nhân lực trẻ.

Tuy nhiên, hiện nay, ở Việt Nam, việc đào tạo chuyên môn về Tổ Chức Sự Kiện hiện còn mỏng. Tổ Chức Sự Kiện là một ngành chuyên môn mới, đòi hỏi có cơ sở kiến thức lý luận và phương pháp chuyên nghiệp, nên được đào tạo như một chuyên ngành riêng biệt tại các trường đại học, cao đẳng về truyền thông, kinh tế, du lịch, quản trị. Ở nước ta hiện nay, các trường lớp về Tổ Chức Sự Kiện còn ít, Tổ Chức Sự Kiện được giảng dạy chủ yếu như là một bộ môn của ngành Quan hệ công chúng hoặc kinh tế. Việc tiếp thu những phương pháp Tổ Chức Sự Kiện của các nước phát triển sẽ là sự đóng góp vào kiến thức chung của ngành quản lý, ngành QHCC và nhiều ngành khoa học xã hội khác. Nắm được và vận dụng phương pháp Tổ Chức Sự Kiện hiệu quả sẽ góp phần thúc đẩy sự phát triển của nhiều ngành như QHCC., kinh tế, du lịch, kỹ thuật… 

Với điều kiện kinh tế-văn hóa-xã hội của Việt Nam hiện nay, Tổ Chức Sự Kiện là một ngành nghề mới, có khả năng đem lại lợi nhuận cao cho các tổ chức, doanh nghiệp và cả quốc gia, đồng thời cũng sẽ là ngành có khả năng tạo công ăn việc làm cho lực lượng lao động trẻ ở nước ta và góp phần thúc đẩy sự phát triển nhiều mặt của xã hội. 

                             

Thiết nghĩ, đã đến lúc nhà nước cần có những quy định pháp luật cụ thể về Tổ Chức Sự Kiện, vừa để tạo điều kiện cho ngành này phát triển, đóng góp vào sự phát triển chung, đồng thời để Tổ Chức Sự Kiện đi đúng hướng, có sự phát triển lành mạnh, phù hợp với điều kiện kinh tế, chính trị, văn hóa đặc thù của nước ta. Đồng thời, các trường đại học cũng cần quan tâm đến việc xây dựng chương trình đạo tạo bậc cử nhân ngành Tổ Chức Sự Kiện để phục vụ cho nhu cầu phát triển của các ngành như Kinh tế, Du lịch, Quan hệ quốc tế, PR, Báo chí …/.

Nguồn : Sưu tầm

Các bước chuẩn bị trước khi tổ chức sự kiện

Tổ Chức Sự Kiện là nghề đòi hỏi người quản lý phải hết sức cẩn thận và chu đáo như "Làm dâu trăm họ", sau đây, Ngô Nguyễn Entertainment xin đưa ra một vài bước quan trọng trong việc chuẩn bị để tổ chức thành công một sự kiện nói chung. 

I. Tổ Chức Sự Kiện (TCSK) phải gắn với giới thiệu sản phẩm, bán hàng, tiếp thị: Qua sự kiện sắp tổ chức, bạn muốn giới thiệu những sản phẩm gì ? Sẽ làm những gì quản lý nguồn thông tin về khách hàng ? Sẽ làm gì để thực hiện các hoạt động quan hệ công chúng (người, báo, đài,...) ? Sẽ làm gì để nghiên cứu thị trường ? Sẽ làm gì để xây dựng nhãn hiệu ? Sẽ làm gì để thâm nhập thị trường. ? 

II. Tổ Chức Sự Kiện để phục vụ cho chiến lược kinh doanh: Sẽ làm gì để phục vụ chiến lược đưa sản phẩm ra thị trường ? Những người tham gia sự kiện hiểu thế nào khi phải Tổ Chức Sự Kiện "không hợp với mục tiêu kinh doanh của công ty ?". 

III. Để Tổ Chức Sự Kiện, phải xác định đối tượng "khách hàng mục tiêu": Sẽ làm gì để xác định (và phát triển) số lượng (và giá trị) của những khách hàng mà sự kiện thu hút được (kể cả những khách hàng tiềm năng) ? Nói cụ thể, khách hàng của mình là những ai ? Những thông điệp gì mà Công ty muốn truyền tải đến khách hàng mục tiêu ?. Sẽ kiểm tra mấy lần đối với kế hoạch chi tiết về các hoạt động thu hút đúng đối tượng khách hàng (mà công ty) cần hướng đến, Sẽ làm gì để hạn chế những đối tượng không nhiều tiềm năng (giúp chúng ta có thể làm việc tập trung và hiệu quả hơn cho những khách hàng kia). 

IV. Phải nêu ra được các mục tiêu cụ thể của việc Tổ Chức Sự Kiện: Sau này sẽ không đo được những kết quả mà sự kiện mang lại cho danh tiếng của công ty, nếu hôm nay chưa đặt ra các mục tiêu cần hướng đến. Phải tổ chức mấy sự kiện, vậy mục tiêu cụ thể đối với mỗi sự kiện là gì ? Vẫn tổ chức nhiều sự kiện hay điều chỉnh (thêm, bớt, ghép, mở rộng - 1 sự kiện nào đó) Vậy mục tiêu chung của công ty khi quyết định tổ chức cả 9 sự kiện là gì ?. Mục tiêu phát triển uy tín công ty lần này là những gì, đối với những ai ? Mục tiêu lợi nhuận (tiền bạc) lần này là bao nhiêu ? Mục tiêu xây dựng quan hệ lần này là những gì ? Mục tiêu chiếm lĩnh cơ hội lần này là những gì? Các mục tiêu khác Với mỗi sự kiện cụ thể (trong các sự kiện) cần đạt mục tiêu gì trên đây ? 

V. Tổ Chức Sự Kiện không là công cụ đa năng để tiếp thị: Để thành công trong chiến lược kinh doanh (CLKD) của công ty, có thể dùng những cách nào khác (hiệu quả hơn) thay cho việc tổ chức những sự kiện sắp tới ? Hãy mạnh dạn trả lời câu hỏi (nói to lên một cách kiên quyết) :"Có cần thiết phải Tổ Chức Sự Kiện không" ? Có cần điều chỉnh gì nữa ?. Nếu không quan tâm đến sự thoả mãn từ phía khách hàng (và khán giả), công ty sẽ thoả mãn bao nhiêu % khi sự kiện được tổ chức ? 

VI. Chiến lược kinh doanh thì. lâu dài còn Tổ Chức Sự Kiện chỉ diễn ra vài ngày (hoặc vài giờ): Tổ Chức Sự Kiện thường chỉ là một phần nhỏ của chiến lược tiếp thị và quảng bá cho doanh nghiệp. Những nội dung khác trong "chiến lược tiếp thị và quảng bá " của công ty là gì ? Lúc này (năm, quý, tháng), việc Tổ Chức Sự Kiện chiếm bao nhiêu % trong "chiến lược tiếp thị và quảng bá " của công ty ? VII. Doanh nghiệp phải làm gì để quảng bá cho việc Tổ Chức Sự Kiện: "Không chỉ dựa vào lần Tổ Chức Sự Kiện này để công ty nắm tất cả cơ hội tiềm năng". Bạn có đồng ý vậy không ? Trước khi Tổ Chức Sự Kiện, công ty sẽ tổ chức những hoạt động quảng bá nào ? Qua những hoạt động quảng bá trước khi Tổ Chức Sự Kiện, doanh nghiệp cần làm những gì để xác định được đối tượng khách hàng mục tiêu ? Qua những hoạt động quảng bá trước khi Tổ Chức Sự Kiện, doanh nghiệp cần làm những gì để thu hút sự tham gia của khách hàng mục tiêu Với sự góp mặt của nhiều công ty khác nhau trong thời gian Tổ Chức Sự Kiện, doanh nghiệp cần tổ chức hoạt động xúc tiến và quảng bá như thế nào để tranh thủ sự ưu tiên quan tâm của những khách hàng tham dự ? 

VIII. Doanh nghiệp cần làm gì để thiết lập và phát triển liên hệ khách hàng: Cần làm gì để dồn hết sự tập trung vào "chất lượng", thay vì số lượng các lần gặp gỡ khách hàng ? Cần làm gì để sau khi kết thúc từng sự kiện để theo sát các mối liên hệ đã tạo dựng được nhằm tạo ra lợi nhuận thực sự cho công ty (với tập trung, kiên nhẫn). Công ty đã chuẩn bị kế hoạch quản lý những mối liên hệ đó chưa ? Cần làm những gì trước khi quyết định đầu tư vào việc Tổ Chức Sự Kiện lần khác. 

                            

IX. Thể hiện sự chú ý đối với nguồn nhân lực: Nếu sự kiện là phương tiện quảng bá trực tiếp, thì yếu tố để đạt mục tiêu quảng bá chính là sự tham gia ở cả hai phía: phía khách hàng và phía Tổ Chức Sự Kiện. Vì thế: Trước, trong, sau sự kiện, công ty cần làm gì để phát huy tác dụng của khách hàng Trước, trong, sau sự kiện, công ty cần làm gì để phát huy tác dụng của người tổ cức sự kiện Làm gì để xác định đúng đối tượng khách hàng ? Làm gì để thuyết phục khách hàng hưởng ứng bạn trong sự kiện thương mại này. Làm gì để tuyển chọn đội ngũ nhân viên để có thể giao tiếp với đối tượng khách hàng mục tiêu . Làm gì để huấn luyện và tạo động lực tốt cho đội ngũ nhân viên để có thể giao tiếp với đối tượng khách hàng mục tiêu . 

X. Làm gì để việc Tổ Chức Sự Kiện phục vụ cho mục tiêu kinh doanh: Làm gì để mỗi thành viên tham gia sự kiện được hiểu, nhớ, làm đúng "mục tiêu chung" của lần tổ chức 9 sự kiện này ? Làm gì để mỗi thành viên tham gia mỗi sự kiện được hiểu, nhớ, làm đúng "mục tiêu" của sự kiện đó ? Làm gì để mỗi sự kiện thực sự là một cuộc triển l.m hàng hoá hấp dẫn, thu hút, Làm gì để tạo được tinh thần hiếu khách, Làm gì để bảo đảm các yếu tố hậu cần và vô số những công việc lặt vặt khác. Làm gì để mối thành viên tham gia sự kiện hiểu rằng "sự kiện cũng chỉ là một yếu tố, một thành phần trong toàn bộ chiến lược tiếp thị, là phương tiện để hướng đến mục đích cuối cùng và chịu sự chi phối của toàn bộ chiến lược kinh doanh của công ty ?"

Nguồn: Sưu tầm