Kiến thức tổ chức sự kiện | Kinh nghiệm tổ chức sự kiện | Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp: Tổ chức sự kiện

Latest Post

Hiển thị các bài đăng có nhãn Tổ chức sự kiện. Hiển thị tất cả bài đăng
Hiển thị các bài đăng có nhãn Tổ chức sự kiện. Hiển thị tất cả bài đăng

Tổ chức hội thảo Y khoa chuyên nghành mở rộng tại Hà Nội

Written By Trangia Event on Thứ Tư, 17 tháng 7, 2013 | 01:47

Hội thảo y khoa mở rộng do Pfizer tổ chức, công ty sự kiện Trần Gia hân hạnh là đơn vị cung cấp thiết bị dịch, thiết bị trình chiếu, máy chiếu lớn trong nhà và hệ thống âm thanh hội thảo chuyên nghiệp tại Hà nội
Bài phát biểu của chuyên gia nước ngoài 
Hệ thống trình chiếu do Trần Gia cung cấp
Đông đảo các y bác sĩ tham gia buổi hội thảo
Chúng tôi cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp cho tổ chức hội nghị, hội thảo, báo cáo khoa học, tranning, hội nghị khách hàng tại Hà Nội
Quý khách hàng là các Y bác sĩ sử dụng thiết bị dịch do Trần Gia cung cấp
Các chuyên gia Y tế nước ngoài cũng đánh giá cao về chất lượng dịch vụ và trang thiết bị do Trần Gia cung cấp
Hệ thống thiết bị dịch hai ngôn ngữ được khách hàng sử dụng
Chúng tôi hân hạnh thực hiện chương trình này
Xem thêm:

Chia sẻ của"cô nàng 9x" - chuyên gia tổ chức sự kiện

Written By Trangia Event on Thứ Tư, 17 tháng 10, 2012 | 22:08

Tổ chức sự kiện đã sớm trở thành một gạch đầu dòng thuộc hàng top định hướng nghề nghiệp sau này của các teen. Nhiều cô bạn, cậu bạn không được đào tạo bài bản, tất cả kinh nghiệm đều tích lũy từ những chương trình ở trường cấp 3, đại học, nhưng lại rất rất thành công trong công việc này. Cô bạn Diệu Linh mà chúng tớ muốn giới thiệu là một điển hình của thế hệ teen năng động, tự tin, trưởng thành từ những sự kiện cấp trường lớp.
- Xin chào Linh, điều gì đã đưa đẩy bạn đến với công việc tổ chức sự kiện vậy?
- Tớ đến với công việc tổ chức sự kiện cũng rất tình cờ: Cách đây 5 năm, trường cấp 3 của tớ có truyền thống các lớp 11 chuyên Anh hàng năm sẽ tổ chức một dạ hội cho học sinh toàn trường. Năm đó đến lượt lớp tớ, và tớ đã nhận vị trí Trưởng nhóm Nội dung. Đứng từ vị trí người nghĩ ra nội dung cho chương trình, tớ đã bắt đầu nhận thấy tổ chức sự kiện là một công việc rất hay ho và phù hợp với mình. Tớ thích cách tư duy logic, vừa bao quát vừa chi tiết tỉ mỉ của người tổ chức, thích hoạt động nhóm, thích được góp sức thực hiện một chương trình thành công. Thế nên cứ mỗi khi thấy thời gian trống và có cơ hội là tớ lại tranh thủ “chộp” lấy ngay một sự kiện để tham gia, và cũng hi vọng có thể theo đuổi công việc này như nghề nghiệp chính của mình.
Trangia Event - Chuyên gia tổ chức sự kiện-Diệu Linh
          Diệu Linh, cô nàng "chuyên gia tổ chức sự kiện".
- Linh hình dung như thế nào về công việc tổ chức sự kiện?
- Theo kinh nghiệm của tớ, công việc tổ chức sự kiện cũng không khó hình dung lắm đâu!
Bước 1: Hình thành ý tưởng nội dung cơ bản cho chương trình, chốt danh sách đội làm chính (thường chỉ có 4 – 5 người); Bước 2: Lên kế hoạch cụ thể cho sự kiện, các kế hoạch của từng nhóm nhỏ như kế hoạch truyền thông, đối ngoại, hậu cần, kỹ thuật…; Bước 3: Chuẩn bị: xin tài trợ, truyền thông quảng bá, tập luyện (đối với chương trình nghệ thuật); Bước 4: Chạy chương trình; Bước 5: Hậu sự kiện (gửi thư mời cám ơn nhà tài trợ, khách mời, báo chí…).
Mỗi chương trình sẽ có đặc điểm và khung thời gian chuẩn bị, thực hiện khác nhau, tuy nhiên đây là những bước cơ bản nhất mà tớ nghĩ chương trình nào cũng cần có.
- Những ngày đầu tiên tổ chức sự kiện bạn gặp những khó khăn, trở ngại gì?
- Khó khăn đầu tiên và lớn nhất chắc chắn là thiếu kinh nghiệm. Không có kinh nghiệm thì làm gì cũng thấy khoai. Việc phân chia nhóm tổ chức không hợp lý, công việc chồng chéo, nhiều lúc chạy không được suôn sẻ. Từng mảng cũng không được hiệu quả, như truyền thông còn ít chiêu trò hấp dẫn, đối ngoại chưa biết cách giao tiếp với doanh nghiệp, hậu cần thì chưa biết nhiều chỗ mua đồ giá cả phải chăng, kỹ thuật thì không biết sử dụng máy móc, không biết gì về các yêu cầu kỹ thuật cho một chương trình.
Khó khăn thứ hai là tầm nhìn khi đó còn hạn hẹp, nên nhiều lúc quyết định còn có phần trẻ con, suy nghĩ chưa sâu, chưa biết tính toán trước sau. Cũng may là tớ bắt đầu với những sự kiện quy mô nhỏ như dạ hội cho học sinh, thế nên vừa làm vừa rút kinh nghiệm. Làm xong học hỏi được nhiều và cũng tăng thêm tự tin để làm đà cho các hoạt động tiếp theo nữa.
- Theo bạn thì điều quan trọng nhất trong công việc này là gì?
- Theo tớ, khi tổ chức một sự kiện có 3 yếu tố quan trọng ngang nhau, đó là: lòng đam mê, sự nhiệt tình và sự phù hợp với công việc. Với 2 yếu tố đam mê và nhiệt tình, bạn sẽ có động lực làm cho bằng được một sự kiện, còn yếu tố phù hợp sẽ giúp bạn làm một sự kiện thành công.
- Bạn thấy những sự kiện ở cấp 3 so với những sự kiện ở bậc ĐH khác nhau thế nào?
- Đối với những sự kiện tớ đã từng tổ chức thì có, vì hồi cấp 3 tớ chỉ tổ chức dạ hội với quy mô nhỏ thôi, lại chỉ diễn ra trong 1 buổi duy nhất, với mục đích “vui là chính” nên tinh thần cũng thoải mái. Khi lên đại học và tham gia tổ chức các cuộc thi, các chương trình nghệ thuật, quy mô được mở rộng ra rất nhiều, áp lực từ khán giả, người tham dự cũng lớn hơn. Yêu cầu về tính chuyên nghiệp, tính chính xác, tính logic của bộ máy tổ chức cũng cao hơn rất nhiều, và khả năng để xảy ra sai sót phải giảm xuống tối đa. Nói chung là phức tạp hơn nhiều.
- Nói về tổ chức sự kiện, bạn thích được tổ chức những sự kiện như thế nào (giải trí/giáo dục), tại sao?
- Thực ra chủ đề của sự kiện không phải cái tớ quan tâm hàng đầu. Giải trí hay giáo dục đều có cái hay riêng, yêu cầu và thử thách riêng, vì thế mà cũng hấp dẫn tớ theo một cách riêng. Cái tớ quan tâm nhiều hơn là những người mình sẽ làm việc cùng. Chính họ sẽ quyết định mình có làm được chương trình hay không, và gây ảnh hưởng nhiều nhất đến tâm lý của mình. Nếu gặp được những người cùng chí hướng và quyết tâm thì công việc sẽ suôn sẻ và đỡ căng thẳng hơn, còn khi ở trong một tập thể có nhiều mâu thuẫn, thiếu trách nhiệm, không cùng hướng đến một mục đích chung thì khó khăn sẽ tăng lên rất nhiều lần
Trangia Event- Chuyên gia tổ chức sự kiện- Diệu Linh

"Mòn dép", cân não tại các sự kiện cấp trường lớp đã giúp Linh hình thành bản lĩnh trong công việc tổ chức sự kiện hiện nay.
- Sự kiện nào khiến bạn nhớ nhất?
- Tớ làm chưa đủ nhiều để có thể quên bất cứ sự kiện nào tớ từng tham gia. Mỗi sự kiện có một tầm ảnh hưởng riêng mà tớ luôn nhớ, nên khó có thể chọn cái nào đáng nhớ nhất. Chương trình dạ hội hồi cấp 3 đã đặt nền móng cho sở thích tổ chức sự kiện của tớ, cũng là thành công đầu tiên của tớ và các bạn cùng lớp ở vai trò người tổ chức sự kiện.
Cuộc thi Sinh Viên Năng Động là chương trình quy mô lớn đầu tiên tớ đứng ở vai trò “chủ trì”. Mặc dù quá trình trước chương trình có rất nhiều lỗi, nhưng đêm chung kết đã diễn ra rất suôn sẻ, và tớ đã học được rất nhiều về bản thân.
Dự án Ca nhạc & Kể chuyện Góc Phố Danh Vọng đánh dấu lần đầu tiên tớ thử sức với công việc truyền thông, với một chương trình giải trí và được làm việc với nhiều cô chú có chuyên môn trong giới nghệ thuật.
Festival tại Bỉ là một trải nghiệm về phong cách tổ chức sự kiện của các bạn trẻ ở nhiều nước trong khu vực châu Âu, cũng như về một lần được mang hình ảnh Việt Nam đến với bạn bè thế giới.
- Bạn học được gì từ những lần tổ chức sự kiện?
- Nếu đủ sức trải qua cả quá trình thực hiện một sự kiện, ắt hẳn bất cứ ai cũng sẽ học được điều gì đó cho mình. Với tớ, sau mỗi sự kiện, tớ lại thấy mình lớn lên và tự tin hơn rất nhiều.
Về kinh nghiệm, tớ học hỏi được về nhiều mặt trong quá trình tổ chức một sự kiện, như biết 1 ít về truyền thông, đối ngoại này, hay rút ra được mô hình hoạt động hiệu quả. Về bản thân, tớ thấy được nhiều điểm yếu, khiếm khuyết của mình hơn, cũng như học được nhiều điều tốt từ những người cùng làm việc với mình.
Theo tớ, công việc tổ chức sự kiện có thể dành cho bất cứ ai có lòng đam mê, nhiệt tình, tinh thần trách nhiệm cao, biết hợp tác với mọi người và không ngại khó ngại khổ, vì họ chính là những người đa-zi-năng, sẵn sàng cố gắng để hoàn thành công việc được giao kể cả khi họ chưa từng làm công việc đó bao giờ.
Trangia Event -Chuyên gia tổ chức sự kiện - Diệu Linh
Linh tại Festival âm nhạc ở Bỉ.
- Bạn muốn dành lời khuyên gì cho những bạn trẻ thích tổ chức sự kiện?
- Nếu bạn đang ấp ủ tổ chức một sự kiện, hãy bắt đầu thật sớm và trân trọng từng ngày mình có thể dành cho nó.
Nếu bạn đang hoặc muốn tham gia một sự kiện, hãy xác định mình cần đóng góp toàn tâm toàn ý cho công việc chung, xông xáo nhận việc và cần có trách nhiệm hoàn thành công việc đúng hẹn. Như thế thì việc thực hiện công việc của bạn và những người khác sẽ suôn sẻ hơn, và khi chương trình kết thúc, bạn mới có lí do chính đáng để vui mừng.
- Dự định sắp tới của bạn là gì vậy?
- Hiện tại, tớ đang hỗ trợ các em trong CLB thực hiện tiếp cuộc thi Sinh Viên Năng Động mùa tiếp theo, và đang tham gia tổ chức một dự án nghệ thuật nữa ngay sau Góc phố danh vọng. Chắc rằng 2 sự kiện này sẽ “chiếm” hết tâm ý của tớ từ giờ đến hết hè năm sau rồi, và tớ hi vọng cả 2 đều thành công. Tớ cũng đang tìm kiếm cơ hội để học thêm về tổ chức sự kiện, và mong rằng đây sẽ là công việc tương lai của mình .
Lý lịch trích chéo
Tên cúng cơm: Đỗ Vũ Diệu LinhDOB: 16/04/1992
Sở thích: mèo

Kinh nghiệm hoạt động:- Trưởng nhóm nội dung dạ hội Ice n’ Fire dành cho học sinh THPT Chuyên Hà Nội -Amsterdam và dạ hội When darkness turns to light - VA night.
- Phó Chủ tịch CLB Sinh viên nghiên cứu khoa học (Young Researchers Club) - Đại học Ngoại thương.
- Trưởng chương trình Sinh Viên Năng Động 2011 - chủ đề WTO (cuộc thi kiến thức kinh tế có quy mô toàn thành phố Hà Nội, với hơn 1000 bạn sinh viên đến từ 8 trường Đại học đăng ký dự thi).
- Thành viên tổ chức Trại hè Tia chớp (Lightning Camp) - Trại hè 1 ngày dành cho học sinh cấp 2, cấp 3 và các bạn học sinh khiếm thính tổ chức tại làng cổ Đường Lâm.
- Trưởng nhóm Truyền thông - dự án Ca nhạc & Kể chuyện Góc Phố Danh Vọng.
- Tình nguyện viên festival âm nhạc Na Fir Bolg được tổ chức tại Bỉ năm 2012.
                                                                                                              Nguồn: Mii Kin

10 tips event marketing không thể bỏ qua

Written By Trangia Event on Thứ Năm, 20 tháng 9, 2012 | 21:09


Trangia-Event- 10 tips event marketing không thể bỏ qua
Chúng ta chắc vẫn chưa quên được một trong những cách thức hoạt động marketing xưa cũ có thể kể đến là cách thức phát tờ rơi để quảng bá thông tin về doanh nghiệp. Đó là một trong những cách thức marketing mà theo tôi là kém hiệu quả nhất và chắc chắn nó không thể áp dụng được nữa khi mà trào lưu mạng xã hội nổi lên hàng loạt trên toàn thế giới. Bên cạnh đó tổ chức sự kiện mọc lên như nấm và việc cập nhật thông tin cũng như đưa thông tin đến với công chúng cũng chẳng phải là dễ dàng nếu như ta cứ phát tờ rơi như thế.  

Bạn đã biết cách tổ chức event cũng như hoạt động marketing cho công ty mình một cách hiệu quả nhất? Michelle Bergstein, một mô tip phụ nữ hiện đại mà mỗi hơi thở đều gắn với event marketing sẽ cho chúng ta những lời khuyên bổ ích nhất.

1.Bắt đầu từ các mối quan hệ

Liên hệ với những khách hàng cũ, những người hâm mộ trung thành của công ty bạn, thăm dò cũng như đánh dấu điểm đáng chú ý trong ý kiến của tất cả khách hàng và kết hợp với những điều trên giới thiệu cho họ biết về sự kiện của công ty bạn. Nêu bật những điểm mạnh cho khách hàng thấy vì sao họ lại phải tham gia sự kiện của bạn. Hãy thêm một nút đếm số lượng truy cập vào trong website của bạn, nếu số lượng đăng ký lớn thì nghiễm nhiên khách hàng đã rất hứng thú với sự kiện của bạn rồi đấy.

                                          Trangia-Event- 10 tips event marketing không thể bỏ qua

2.Sử dụng Blog

Dù cho sự kiện của bạn thuộc loại mới hay cũ, quảng bá thông điệp bằng blog với trọng tâm nhấn mạnh vào mục đích, mục tiêu và tính chất giáo dục đằng sau sự kiện luôn được xem là cách hiệu quả. Và bạn biết không, nó còn thúc đẩy các kết quả tìm kiếm xung quanh sự kiện của bạn trên internet, bên cạnh đó nó còn gúp cho bạn có nhiều thông tin hơn để quảng bá trên các trang mạng xã hội. Cũng như cách thức bên trên, hãy liên lạc và gửi giấy mời đến các blogger danh tiếng trong cộng đồng mạng hoặc trong lĩnh vực mà bạn đang hoạt động. Với những bài viết có sức nặng và một lượng người đọc hùng hậu, chắc chắn họ sẽ là những người ủng hộ tuyệt vời mà bạn không thể bỏ qua đấy.

                                    Trangia-Event- 10 tips event marketing không thể bỏ qua

3.Tối ưu hóa nội dung giáo dục của người diễn thuyết:

Nếu sự kiện của bạn có sự xuất hiện của khách mời kiêm người diễn thuyết, hãy tập trung vào nội dung bài diễn thuyết của họ để tạo tiền đề và nội dung quảng cáo cho sự kiện của bạn. Điều này tạo ra rất nhiều thuận lợi khi mà mọi sự chú ý đều đổ dồn vào người diễn thuyết và đâu biết chừng nội dung diễn thuyết cũng chính là cái khách hàng đang quan tâm.
                                   Trangia-Event- 10 tips event marketing không thể bỏ qua

4.Vị trí diễn ra sự kiện

Chắc chắn sẽ không ít người đánh giá thấp vị trí diễn ra sự kiện nhưng theo tôi bạn không nên như vậy. Vị trí diễn ra sự kiện cũng quyết định một phần không nhỏ đến thành công của sự kiện. Nếu bạn có một vị trí hấp dẫn thì sao lại không tranh thủ lấp lửng một chút hay có thể PR một cách rầm rộ về những điểm mạnh, những tiện lợi mà vị trí đó có thể mang lại cho khách hàng.

                                            Trangia-Event- 10 tips event marketing không thể bỏ qua

5.Thúc đẩy những điểm mạnh của bạn

Không phải bất cứ một kế hoạch nào cũng có khả năng để chăm chút xây dựng sự sang trọng hoặc đủ ngân sách để tổ chức ở nhà hàng năm sao. Nhưng một cái đầu với nhiều ý tưởng táo bạo và độc đáo thì cũng sẽ giúp ích được nhiều lắm đấy! Nếu bạn có vài trò giải trí cuốn hút hay những món ăn hương vị độc đáo cho sự kiện tối không thể chối từ, hay hơn nữa là cả một chương trình được dàn dựng tỉ mỉ?? Tôi khuyên bạn nên chú tâm vào những điều đó! Hãy bắt đầu kết nối chúng lại, một thực tế rõ ràng đó là những trò trêu, món ăn ngon và những yếu tố làm nên bầu không khí độc đáo luôn gây ấn tượng sâu sắc với khách hàng. Sự đa dạng chính là chìa khóa then chốt, nhưng bạn nên nhớ áp dụng phương pháp khác nhau cho những đối tượng khách khác nhau.
                                         Trangia-Event- 10 tips event marketing không thể bỏ qua

6.Mối quan hệ với nhà tài trợ và hiệp hội đối tác

Lại một lần nữa những nhân vật vô cùng quan trọng và có sức ảnh hưởng trong cộng đồng. Tìm kiếm nhà tại trợ không phải là một việc dễ dàng trong kinh tế thị trường hiện nay, luôn đặt sự chú ý của công chúng đối với họ lên hàng đầu cũng như đối tác chiến lược của bạn. Một khi họ thấy bạn ủng hộ họ hết mình, hãy yêu cầu họ cho sự hợp tác lâu dài nếu như đối tác không tự động nói với bạn. Việc mở lời cũng không khó như bạn tưởng đâu, nó chỉ thật sự tệ khi bạn không hỏi thôi! Và đôi khi, yêu cầu lại là điều mà đối tác của bạn cần, họ sẽ là những người giúp bạn tăng gấp đôi tầm quảng cáo lên đấy.

Trangia-Event- 10 tips event marketing không thể bỏ qua

7.Khuyến khích chia sẻ xã hội

Chia sẻ trực tuyến đang là một hiện tượng nổi lên trong cộng đồng mạng, Google có tính năng chia sẻ trên tất cả mọi thứ mà bạn cần, vì vậy hãy hành động ngay để quảng bá cho sự kiện của bạn. Tạo động lực cho khách hàng cũ cũng như khách hàng tiềm năng, trao cho họ những tiện ích mà họ không thể chối từ và thưởng xứng đáng nếu như họ chia sẻ sự kiện của bạn đến những khách hàng tiềm năng khác. Một công cụ tuyệt vời và giá cả phải chăng chính là cách thức thông qua người giới thiệu.
                                        Trangia-Event- 10 tips event marketing không thể bỏ qua

8.Quảng cáo trên Facebook hoặc Linkedin

Các mạng xã hội như Facebook và Linkedin cung cấp một cách hợp lý và có mục tiêu để đạt được lượng khách hàng tham dự tiềm năng. Dù vậy bạn cũng phải mất một khóa học cách viết quảng cáo bằng văn bản trước khi bạn thực hiện quảng cáo trên Facebook. Hình ảnh là chìa khóa thành công cho quảng cáo trên mạng xã hội Facebook, nội dung ngắn gọn là điều cần thiết.

                                      Trangia-Event- 10 tips event marketing không thể bỏ qua
9.Chuẩn bị trước

Không phải ai trong chúng ta cũng có dư dả 10 tháng để lên kế hoạch trước khi bắt đầu, vì thế nếu bạn có 10 tháng hãy tranh thủ sử dụng đi nhé. Các nhà tài trợ là những nhân vật khó tính và họ muốn được thông báo trước từ 10 đến 12 tháng. Lập một lịch trình về những việc cần làm là điều cần thiết đầu tiên, với hướng này bạn có thể dễ dàng theo dõi tiến độ công việc.

                                        Trangia-Event- 10 tips event marketing không thể bỏ qua

10.Thúc đẩy nội dung từ lời nói đến hành động

Cuối cùng, mọi câu từ được sử dụng trong sự kiện phải liên quan mật thiết đến cuộc sống, nói về những khía cạnh thật sự mà sự kiện muốn hướng đến, sự kiện phải mang tính tương tác, đặt câu hỏi cũng như tham khảo ý kiến của khách hàng và quan trọng là phải nhiệt tình. Hãy luôn tự hỏi rằng nếu như bạn không quan tâm đến sự kiện của bạn thì sao lại đòi hỏi những người khác quan tâm?!!!
 Nguồn: Sưu tầm

Nhiệm vụ khi bạn trở thành trưởng phòng tổ chức sự kiện


Trangia-Event-Nhiệm vụ khi bạn trở thành trưởng phòng tổ chức sự kiện
Việc tìm kiếm khách hàng ở các công ty tổ chức sự kiện sẽ do các Account manager (tạm dịch: chuyên viên kinh doanh) đảm nhận. Vị trí Event manager (trưởng phòng tổ chức sự kiện) sẽ chuyên về khâu tổ chức sự kiện. Như là Khả năng hoạch định kế hoạch và tự phân bố chi phí để lựa chọn nhà cung cấp có chất lượng tốt, chuyên nghiệp, uy tín, giá cả phù hợp.

Dưới đây là bản yêu cầu phổ biến của công việc Event manager ở các công ty truyền thông:

1. Tổ chức sự kiện, hội thảo, hội nghị:
- Yêu cầu khả năng sáng tạo, có nhiều ý tưởng độc đáo để lên ý tưởng thực hiện chương trình, viết proposal, lập bảng báo giá...
- Khả năng làm việc độc lập và khả năng làm việc nhóm tốt để tổ chức sự kiện, giám sát việc tổ chức và quản lý nhân sự trong chương trình.

2. Giới thiệu với khách hàng về chương trình:
- Yêu cầu khả năng giao tiếp và xây dựng mối quan hệ tốt để tìm kiếm, tiếp cận và tư vấn khách hàng về các sản phẩm/dịch vụ của công ty;
- Khả năng thuyết trình và đàm phán tốt để trình bày ý tưởng chương trình và thuyết phục khách hàng.

- Bạn có thể xem thêm về 7 quy trình tổ chức sự kiện

3. Tạo mối quan hệ với khách hàng, với nhà cung cấp:
- Yêu cầu khả năng tạo dựng mối quan hệ mật thiết với khách hàng và các nhà cung cấp;
- Khả năng hoạch định kế hoạch và tự phân bố chi phí để lựa chọn nhà cung cấp có chất lượng tốt, chuyên nghiệp, uy tín, giá cả phù hợp để đưa ra những giải pháp tổ chức sự kiện hợp lý.

4. Yêu cầu quan trọng khác:
- Xử lý tình huống tốt;
- Chịu được áp lực công việc cao;
- Nhiệt tình, chăm chỉ, cẩn thận, nhanh nhẹn;

- Lãnh đạo, phát triển nhân viên.
Nguồn: Sưu tầm

6 tuyệt chiêu thành công khi tổ chức sự kiện


Trangia-Event- 6 tuyệt chiêu thành công khi tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện hoặc buổi hội thảo đến công chúng là cách tốt nhất để tăng các mối quan hệ xung quanh, tăng lượng bán, và để công ty của bạn được công chúng biết đến trong thời gian ngắn nhất có thể.

Sau đây là 6 điều mà bạn cần phải ghi lại để đạt được kết quả tốt nhất cho sự kiện của mình:

1. Ai là những người bạn mời đến buổi sự kiện của mình? Bạn phải biết được khách hàng mục tiêu của sự kiện. Ví dụ: Sự kiện của bạn là một buổi hội thảo về Internet cho Doanh nghiệp. Bạn có biết giới tính, tuổi của nhóm và mức thu nhập của những người được mời?

Điều này quan trọng để biết khách hàng của bạn là ai, từ đó bạn có thể tạo ra chủ đề chính của sự kiện phù hợp với các khách hàng

2. Hãy làm cho sự kiện của bạn có ý nghĩa. Đừng tung sản phẩm hay dịch vụ ngay lập tức. Hãy chỉ dẫn họ vài điều mà họ chưa biết. Cung cấp cho họ những thông tin có ý nghĩa và có giá trị trước khi bắt đầu bán sản phẩm hay dịch vụ của bạn.

3. Cố gắng có càng nhiều người đến sự kiện của bạn càng tốt. Nếu ngân sách cho phép, hãy làm cho sự kiện của bạn càng ấn tượng càng tốt. Như vậy sẽ làm tăng thêm niềm tin vào doanh nghiệp bạn.


4. Hãy để một công ty Tổ chức sự kiện tốt tổ chức thay cho bạn. Bạn sẽ không muốn thuê một ai đó làm hỏng toàn bộ sự kiện của bạn. Một người chủ trì sự kiện tốt là người biết cách quản lí qui trình của sự kiện và có khả năng lặp lại bao nhiêu lần chào hàng sản phấm đến khách hàng một cách có hiệu quả.


5. Luôn nhớ tạo lập các mối quan hệ xung quanh! Mục đích chính của tổ chức sự kiện là bạn có thể tạo mối quan hệ với những người được mời một cách trực tiếp. Hãy để cho họ cảm thấy được chào đón và trân trọng và HỌ SẼ TRỞ THÀNH KHÁCH HÀNG TRUNG THÀNH TRONG TƯƠNG LAI.


6. Tiếp tục theo sau. Sau buổi sự kiện, hãy gửi email cá nhân với nội dung “Cám ơn” đến những người đã được mời. Hỏi xem họ có phản hồi hay đề nghị gì không. Từ đó bạn có thể rút kinh nghiệm cho những lần sau.

Một kế hoạch tổ chức sự kiện hay hội thảo tốt sẽ phải đảm bảo 6 điều trên. Nếu bạn không có thời gian hay tự tin làm được những điều này thì hãy thuê một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để giúp bạn.
Nguồn: Sưu tầm.

Nghề tổ chức sự kiện không khó như bạn nghĩ


Trangia-Event-Nghề tổ chức sự kiện không khó như bạn nghĩ
 Từ những bữa tiệc nhỏ trong gia đình cho đến những yến tiệc lớn đều cần có người đứng ra tiên liệu sẽ cần bao nhiêu thực phẩm, trang trí thế nào, khách mời ra sao,… Công việc của người tổ chức sự kiện cũng như vậy.
Dưới đây là vài lời khuyên cho những bạn muốn thử sức với nghề này:
1. Tận dụng tối đa những khả năng của bạn:
Để có thể thành công trong nghề này bạn chắc chắn phải là người có tính sáng tạo cao, tổ chức tốt, thông minh và có khả năng giao tiếp. Những sự kiện được tổ chức thường ở nơi tập trung đông người, vì vậy bạn phải có kỹ năng lắng nghe để biết khách hàng cần gì mà không được để họ nhắc lại đến hai lần.
2. Lên kế hoạch tổ chức một sự kiện là như thế nào?
Hầu hết các sự kiện đều phải làm theo từng bước cơ bản sau: gửi giấy mời, nhận thư trả lời của khách, lên kế hoạch cho bữa tiệc (thường là hình thức buffet – ăn uống tự chọn), trang trí tiệc và một vài hình thức giải trí (ca nhạc sống). Người tổ chức sự kiện là người biết tập hợp lại tất cả các bước đó theo trình tự cho hợp lý và vừa lòng quan khách.
Một kế hoạch chi tiết bạn cần làm đó là chọn ngày, quyết định mời ai, ngân sách, lên khung chương trình, làm việc với nhà cung cấp dịch vụ (thực phẩm, đồ uống và giải trí) và tìm địa điểm để tổ chức.
3. Tìm kiếm kinh nghiệm:
Cách tốt nhất để học cách tổ chức sự kiện một cách chi tiết đó là tự  tổ chức một bữa tiệc nhỏ cho sinh nhật bạn hay những sự kiện trong gia đình.
Hoặc tham gia với tư  cách là một tình nguyện viên cho những sự  kiện gây quỹ hay hội hè của các tổ chức phi lợi nhuận. Đó không những là cơ hội để đúc rút kinh nghiệm mà còn là nơi giúp bạn mở rộng thêm nhiều mối quan hệ, một lợi thế rất lớn đối với nghề này.
4. Lưu giữ tài liệu cho việc quảng cáo:
Bạn cần lưu giữ lại mọi hình ảnh về những sự kiện bạn đã tổ chức cũng như một vài sự kiện bạn tham gia với vai trò như người đồng tổ chức. Đó là những tư liệu để giúp bạn quảng cáo với khách hàng cho thấy khả năng của bạn.
5. Chọn ra điểm mạnh của bản thân:
Khi bắt đầu công việc kinh doanh này, bạn nên quan tâm tới loại sự kiện event nào bạn có thể tổ chức thành công nhất để làm điểm mạnh. Nếu bạn có tài thu hút sự  chú ý của đám đông bạn có thể lo được dễ dàng những sự kiện từ thiện hay hội hè.
6. Phát triển quan hệ với những nhà cung cấp dịch vụ:

Mối quan hệ quan trọng nhất bạn cần “xây dựng” khi là một nhà tổ chức sự kiện đó là quan hệ với những nhà cung cấp dịch vụ cho việc tổ chức sự kiện. Có rất nhiều công ty cung cấp các sản phẩm và dịch vụ như nhà cung cấp thực phẩm, nhà cung cấp hoa, nhà cho thuê các trang thiết bị, các khách sạn, người chụp ảnh,… Tạo mối quan hệ thân thiết với họ bạn sẽ có nguồn cung cấp hàng ổn định và nhờ đó bạn sẽ được giảm phần trăm vì là khách hàng thân thiết. Hơn nữa, làm việc với những chốn thân quen, bạn sẽ yên tâm hơn, không lo kế hoạch của mình bị phá giữa chừng..
Nguồn: Sưu tầm


Kinh nghiệm mời chào thầu một Event


Trangia-Event-Kinh nghiệm mời chào thầu một Event
Để tổ chức một sự kiện, cũng như việc thực hiện những dự án khác ở các ngành xây dựng, mua trang thiết bị..., người ta thường tổ chức đấu thầu (bidding) để tìm ra những nhà cung cấp có dịch vụ, giá cả tốt nhất.
Sự kiện càng lớn, càng quan trọng, mức độ đòi hỏi về năng lực của Event Agency càng cao. Để có thể tổ chức một quy trình đấu thầu chuyên nghiệp và đạt hiệu quả, Event Channel chúng tôi xin có một số gợi ý như sau:

1. Cần xác định mục tiêu và tiêu chí đánh giá rõ ràng cho Event
Khi chưa biết chính xác là bạn muốn gì thì khó làm cho người khác đáp ứng được ý muốn của bạn, cho nên điều cần thiết là phải xác định mục đích, mục tiêu của sự kiện là gì, bạn muốn nó như thế nào. Một sự kiện tung sản phẩm của công ty bạn, mục đích của nó đơn thuần là ra mắt sản phẩm, duy trì quảng bá thương hiệu, hay là để kích thích bán hàng..., không ai hiểu rõ hơn bạn - cho nên bạn cần phải truyền đạt chính xác mục đích của Event đến những Agency tham gia thầu.

Nhiều khách hàng cho rằng mình không phải là chuyên gia, cho nên họ không muốn lạm bàn sâu vào những yêu cầu, tiêu chí của Event, và họ nói chung chung "Các ông cứ làm cho tôi một tiết mục gì đó thật đặc sắc làm điểm nhất cho sự kiện này". Tuy nhiên sau đó họ khám phá ra rằng những ý tưởng mà Agency đề xuất đều không như họ mường tượng, mong muốn. Nếu bạn là đơn vị mời bidding, mong muốn một Event sang trọng, hoành tráng thì cũng nên làm rõ với họ sang trọng hoành tráng về điều gì, như thế nào, nếu không sẽ lâm vào tình trạng "ông nói gà, bà hiểu vịt", làm cho công ty tổ chức event hiểu sai ý bạn. Proposal họ dày công chuẩn bị ra, cuối cùng lại phải làm lại từ đầu vì không đáp ứng mong muốn của bạn.

2. Cung cấp thông tin đầy đủ và chi tiết cho các đơn vị dự thầu
Thông thường các công ty tổ chức sự kiện  đều có các bản Event Briefing của riêng mình để khai thác những thông tin cần thiết nhằm làm các kế hoạch và hồ sơ dự thầu. (Tham khảo Bản Event Briefing tóm tắt yêu cầu khách hàng). Tuy nhiên một nhà mời thầu chuyên nghiệp sẽ chủ động cung cấp các thông tin, yêu cầu cụ thể... nhằm giúp Agency nắm bắt vấn đề một cách tốt nhất.
Trong buổi RFP (request for proposal), bạn hãy cung cấp càng đầy đủ, chi tiết càng tốt các thông tin như mục đích tổ chức, thời gian, địa điểm mong muốn, số lượng tham dự, đối tượng tham dự mục tiêu, các mục tiêu cần đạt được qua event, ý tưởng, thông điệp cần truyền tải, những hoạt động cơ bản cần có, những yêu cầu cơ bản đối với nhà tổ chức, giới hạn về ngân sách...

3. Đặt deadline hợp lý
Có thể vì nhiều lý do, như ngày diễn ra sự kiện đang tới gần, sự hối thúc của cấp trên... nhiều khách hàng đòi hỏi Agency của mình phải gởi gấp proposal, báo giá trong 1, 2 ngày. Việc này làm cho Agency không thể đầu tư về chất lượng hồ sơ dự thầu. Nhiều Agency thường rỉ tai nhau: "Khách hàng mà đòi hỏi proposal gấp thường thì chỉ thu thập hồ sơ làm quân xanh, quân đỏ cho đủ quy trình đấu thầu thôi chứ thực ra họ đã lựa chọn được Agency của mình trước đó rồi".
Thông thường, để tổ chức một sự kiện, chúng ta đã phải có kế hoạch hay ít nhất là ý định trước đó một vài tháng rồi, cho nên chẳng có lý do gì để gọi thầu chỉ trong vài ba ngày, sự cập rập, gấp gáp còn biểu hiện sự thiếu chuyên nghiệp của bạn. Thời hạn tốt nhất để yêu cầu trình proposal nên là 1 tuần.

4. Nên thẳng thắn về ngân sách
Nhiều khách hàng ngại nói về ngân sách trong buổi brief với Event Agency. Họ nói rằng "Các ông cứ thỏa sức lập kế hoạch và trình bày ý tưởng tốt nhất, chúng tôi sẽ xem xét và cân nhắc phương án phù hợp với ngân sách". Thế là Agency bắt đầu đề xuất một kế hoạch thật hoành tráng với mức ngân sách vượt quá giới hạn mà bạn thầm định ra rất nhiều lần. Khi nghe họ present kế hoạch của mình, bạn choáng váng thấy rằng chẳng khác gì "dùng dao bầu mổ muỗi", đành từ chối gấp, và Agency giận tím mặt ra về.
Chẳng có lý do gì để không chia sẻ mức ngân sách với agency khi bạn đã dự liệu được khoản ngân sách đó. Điều này làm mất thời gian cho cả hai bên, nếu bạn chỉ có 100 triệu đồng cho việc tổ chức team building tour sắp tới, hãy chia sẻ thẳng thắn với Agency cho họ "liệu cơm gắp mắm" ngay từ đầu và trình lên cho bạn một phương án khả thi nhất.
                            Trangia-Event-Kinh nghiệm mời chào thầu một Event

Đừng ngần ngại nói rõ giới hạn ngân sách của bạn để có một phương án khả thi nhất

5. Đừng để Agency vẽ rắn thêm chân
Với vai trò là chuyên gia, một công ty tổ chức sự kiện có thể đưa ra những tư vấn tốt cho khách hàng về những vấn đề nảy sinh trong sự kiện. Tuy nhiên nhiều Agency không có tâm lại lợi dụng sự kém hiểu biết của khách hàng để trục lợi. Một gian hàng hay cổng chào chỉ sử dụng vài ngày nhưng họ thuyết phục khách hàng làm với chất lượng tốt nhất để có lời nhiều hơn, tổ chức lễ khai trương công ty chỉ có hơn 50 người nhưng họ chỉ định sử dụng âm thanh ánh sáng tương đương với tổ chức biểu diễn.
Vì vậy, với vai trò là khách hàng, một mặt bạn hãy cởi mở và lắng nghe các Agency tư vấn những giải pháp dành cho sự kiện của mình, một mặt hãy cân nhắc kỹ xem những đề nghị ấy có thực sự phù hợp hay không để tránh lãng phí tài nguyên không cần thiết.

6. Đánh giá năng lực của Agency
Đánh giá năng lực của Agency qua một bản proposal và báo giá hay qua một buổi thuyết trình không hề là việc dễ dàng.
Một số công ty đánh giá Agency dựa trên độ lớn của tên tuổi, nhưng điều này không phải luôn luôn đúng. Một Agency có tên tuổi trên thị trường có thể tổ chức nhiều sự kiện rất thành công, nhưng ê kíp hay nhà thầu phụ tổ chức những sự kiện trước đó có thể lại không phải là người tổ chức sự kiện hiện giờ cho bạn. Như vậy sẽ vẫn có những rủi ro nhất định, hãy tìm hiểu kỹ về người sẽ trực tiếp điều phối sự kiện của bạn nếu nó được họ tổ chức.
Một số công ty đánh giá dựa trên kinh nghiệm họ đã làm những Event tương tự. Điều này có vẻ an toàn, nhưng thông qua một vài hình ảnh và lời giới thiệu về event trước đó họ làm, bạn có chắc họ làm hoàn toàn tốt những Event đó và không mắc phải sai lầm trong Event của bạn? Tốt nhất là khi có dịp tham dự một Event nào đó, nếu bạn hài lòng về công tác tổ chức, hãy tìm cách có được thông tin về agency tổ chức nó và lưu lại thông tin liên lạc để mời họ tổ chức event cho bạn.
Một số tôn vinh những ý tưởng sáng tạo cho Event, một số lại đánh giá cao mức giá tốt. Nhưng ý tưởng tốt không phải lúc nào cũng hoàn hảo trong thực tế, và giá cả phải chăng có thể đi đôi với chất lượng khiêm tốn hoặc kinh nghiệm non kém. Một khách hàng có kinh nghiệm mời thầu sẽ có thể đánh giá năng lực và kinh nghiệm của Agency qua một vài chi tiết nhỏ trên proposal hoặc báo giá. Một báo giá chi tiết, chính xác và bao hàm những chi phí nhỏ nhặt khó lường đến sẽ phản ánh năng lực và kinh nghiệm của agency đó.

7. Mời bao nhiêu công ty chào thầu là đủ?
Nhiều người tin rằng càng có nhiều công ty chào thầu, họ dễ dàng tìm kiếm được Agency tốt nhất cho mình. Tuy nhiên việc này có thể làm mất thời gian gặp gỡ, tiếp xúc, đánh giá... của bạn, và nếu agency dự thầu vô tình biết rằng có rất nhiều đối thủ cạnh tranh cùng đấu thầu, sự hào hứng của họ sẽ biến mất, có thể họ sẽ từ chối tham dự hoặc gởi một proposal "làm cho có" để đáp trả lịch sự.
Nguồn: Sưu tầm


Giải đáp về PR và Quảng cáo


Trangia-Event- Giải đáp về PR và Quảng cáo
Bài viết này muốn làm sáng tỏ tầm quan trọng của PR và quảng cáo trong mô hình marketing ngày nay. Qua một vài kết luận, hy vọng rằng những thắc mắc của bạn sẽ được làm sáng tỏ.

Giáo sư Philip Kotler, hiện đang giảng dạy tại trường Kellog of Management. Ông là tác giả của cuốn Marketing Management, một trong những cuốn sách kinh điển của ngành marketing trên toàn thế giới, ông cũng là tác giả của một số cuốn sách và công trình nghiên cứu khác. Ông còn được biết đến với khái niệm tiên phong: “Marketing xã hội”, một khái niệm marketing phi lợi nhuận, mục tiêu của nó là nhằm tạo ra một xã hội tốt đẹp hơn.
Philip Kotler vừa xuất bản cuốn sách mới nhất của mình, According to Kotler. Cuốn sách liệt kê những công cụ marketing và ảnh hưởng của từng công cụ tới những tình huống thực tế trên thị trường hiện nay. Ngoài ra cuốn sách này còn đề cập tới những khái niệm mới trong ngành marketing như, “demarketing” (không marketing), “reverse marketing” (phản marketing), quảng cáo bằng cơ thể và một số khái niệm khác.

Dưới đây là một đoạn trích trong cuốn sách. Đây là một số trong hàng ngàn câu hỏi được đặt ra cho ông trong nhiều năm bởi nhiều giới như doanh nghiệp, sinh viên, phóng viên và giới quan sát.

Hỏi: Ông có ý kiến gì khi trên thị trường hiện nay cho rằng “cần phải có một mô hình marketing mới” ?

Kotler: Cần phải chú ý rằng, mô hình Marketing cổ điển không chỉ có 4P. Cách đây nhiều năm, Neil Borden đã phân tích mô hình 4P này thành bảng danh sách dài các công cụ marketing và bất cứ lúc nào chúng ta cũng có thể thêm vào bản danh sách này một vài cộng cụ mới. Do đó chúng ta không thể hỏi rằng “những công cụ nào tạo thành mô hình marketing?”.  Đúng hơn chúng ta phải hỏi rằng “công cụ nào có vai trò quan trọng trong mô hình marketing?”.

Ví dụ, tôi cảm thấy rằng chúng ta đang quá lạm dụng các hoạt động quảng cáo, trong khi đó chúng ta lại thờ ơ với một công cụ khá hiệu qủa khác, đó là PR. Markeing trực tiếp cũng đang ngày càng khẳng định vị trí của mình trong mô hình marketing.

Hỏi: Hiệu quả của quảng cáo truyền hình dường như đang ngày càng giảm đi. Phương pháp nào tốt hơn để thu hút sự chú ý của khách hàng?

Kotler: Trung bình, 1 người Mỹ phải tiếp nhận hàng trăm thông điệp truyền thông khác nhau và họ cố gắng loại nó ra khỏi cuộc sống. Quảng cáo truyền hình đang ngày càng mất dần hiệu quả do nhiều nguyên nhân: chúng ngày càng lộn xộn, sự gia tăng quá mức các kênh truyền hình, sự ra đời của nhiều phương tiện giải trí khác, song song với cuộc sống bận rộn thời gian xem truyền hình đang ngày càng giảm. Từ đó, bắt buộc những người làm marketing tìm ra những phương pháp khác để thu hút sự chú ý của khách hàng.

Trangia-Event- Giải đáp về PR và Quảng cáo
Có nhiều giải pháp để lựa chọn

-    Tài trợ (Sponsorships): Doanh nghiệp đặt thương hiệu của mình trên sân vận động, trên trang phục của toàn đội hoặc trên trang phục của những vận viên xuất sắc để quảng cáo.

-    Quảng bá thương hiệu trên phim (Product placement): trong phim Die Another Day, James Bond đi chiếc Aston Martin, liên lạc bằng điện thoại Sony, nổi bật với đồng hồ Omega. Tương tự như vậy, chúng ta còn thể quảng bá thương hiệu bằng sách.

-    Hoạt động ngoài trời (Street-level promotions): Khi NOKIA tung ra dòng điện thoại có chức năng chụp hình đầu tiêu, NOKIA cho nhân viên của mình đóng vai du khách, Họ đến những nơi đông người qua lại và nhờ những người xung quang chụp 1 vài kiểu ảnh bằng điện thoại di động có chức năng chụp ảnh vừa có mặt trên thị trường. NOKIA hy vọng rằng những người được nhờ chụp hình này sẽ kể cho những người khác nghe về chức năng mới của chiếc điện thoại và thông tin này sẽ lan truyền nhanh chóng trên thị trường.

-    Tranh thủ sự nổi tiếng (Celebrity endorsements): cuộc triễn lãm của Nike đã sử dụng danh tiếng của Michael Jordon làm thông điệp truyền thông. Ngoài ra, hình ảnh của Micheal Jordon còn được dùng để truyền thông cho thương hiệu Mc Donald’s, đồ lót hanes và pin Rayovac.

-    Quảng cáo bằng cơ thể (Body advertising): trẻ em vùng College đồng ý dán logo của Dunkin’ Donuts lên trán trong suốt khoảng thời gian giải bóng rổ nhà nghề của Mỹ diễn ra.

Hỏi: Thử thách lớn nhất của hoạt động truyền thông ngày nay là gì?

Kotler: Đó là làm sao thu hút được sự chú ý của khách hàng. Người tiêu dùng ngày nay rất thiếu thời gian để giải trí, do dó họ làm nhiều cách để loại những thông điệp quảng cáo lúc nào cũng vây lấy mình. Thử thách chính là phải tìm ra phương pháp mới để thu hút sự chú ý và định vị được hình ảnh thương hiệu trong tâm trí của khách hàng. PR và quảng cáo truyền miệng đang ngày càng đóng góp nhiều hiệu quả trong hoạt dộng xây dựng và củng cố thương hiệu.

Hỏi: Có nhiều sự đồn thổi về truyền thông marketing tích hợp. Ngày nay, khái niệm này đã được ứng dụng như thế nào?

Kotler: Trong quá khứ, Chúng ta học các môn học khác nhau, môn quảng cáo, khuyến mãi, PR, và một số công cụ truyền thông khác. Mỗi sinh viên sau khi ra trường có thể trở thành chuyên gia của 1 trong những lĩnh vực đó. Họ có rất ít kiến thức về những công cụ khác và có khuynh hướng lạm dụng công cụ mà họ biết trong mô hình marketing của mình. Trong 1 công ty, người phụ trách mảng quảng cáo thường là người nhận được nhiều ngân sách nhất trong hoạt động marketing và dĩ nhiên những phòng ban khác sẽ phải đấu tranh để có được phần ngân sách cao hơn.

Rõ ràng, tình huống này gây bất lợi cho công ty. Đặc biệt, trong tình trạng hiện nay, khi mà Quảng cáo không còn là công cụ mang lại nhiều hiệu quả nhất. Phải chia ngân sách như thế nào cho từng công cụ để tránh xảy ra cuộc nội chiến? Đó là lý do cần phải có người chuyên trách trong việc này. Chúng ta có thể gọi là Giám đốc Truyền thông (CCO-Chief Communication Office). Người này có nhiệm vụ quản lý toàn bộ hoạt động truyền thông của thương hiệu, không chỉ là các hoạt động truyền thông chính thống mà còn là hoạt động khác như, trang phục nhân viên, thiết kế văn phòng và thậm chí là hình ảnh trên các phương tiện vận tải.

Ngày càng nhiều trường tổ chức các lớp học truyền thông marketing dựa trên khái niệm truyền thông marketing tích hợp – IMC. Đầu tiên, họ giải thích cho hoc viên về sự khác biệt giữa các công cụ truyền thông. Tiếp theo, phải tạo ra được sự nhất quán giữa tầm nhìn thương hiệu và thông điệp truyền thông. Sự nhất quán này phải luôn được đảm bảo trên tất cả các phương tiện và trong suốt quá trình truyền thông. Do đó, nếu thương hiệu muốn xây dựng cho mình một hình ảnh cao cấp thì nó phải tạo ra được những thông điệp cao cấp và truyền thông trên những phương tiện cao cấp.

Trangia-Event- Giải đáp về PR và Quảng cáo
Hỏi: Hiện nay, nhiều công ty tiêu rất nhiều tiền cho quảng cáo truyền hình. Họ có bị chậm trễ trong việc nhận ra hiệu quả của quảng cáo truyền hình đang ngày càng giảm.

Kotler: Nhiều công ty dường như không nhận ra sự thay đổi như vũ bão của thị trường truyền thông. Thời kỳ của truyền thông đại chúng - lãng phí và áp đặt – đang nhanh chóng qua đi. Ngân sách dành cho truyền thông đại chúng nên được cắt giảm, đặc biệt là quảng cáo truyền hình. Ngày càng ít người xem truyền hình, thời gian xuất hiện quá gắn để có được hiệu quả.

Nếu 1 quốc gia chỉ có 1 vài đài truyền hình, đài phát thanh và 1 vài đầu báo, thì markeing đại chúng sẽ mang lại nhiều hiệu quả. Với 1 đầt nước, Hoa Kì là 1 ví dụ, có hàng ngàn đài truyền hình và phát thanh, thu hút sự chú ý của công chúng bằng các phương tiện truyền thông đại chúng là rất xa xỉ

Trong đó có một số ít kênh có hiệu quả tương đối như giải bowling Super Bowl hay thế vận hội Olympics thế giới.

Hỏi:  Các công ty quảng cáo phải làm gì để góp phần nâng cao hiệu quả của những hoạt động truyền thông đại chúng?

Kotler: Đã từ lâu, các công ty quảng cáo không còn chỉ làm 1 việc duy nhất là thực hiện các mẫu quảng cáo và chọn phương tiện truyền thông. Ngày nay, họ buộc phải động não để tạo ra nhiều phương pháp truyền thông khác nhau. Một công ty quảng cáo thông minh là một công ty cung cấp dịch vụ trọn gói cho khách hàng. Họ phải làm việc với khách hàng để chọn ra thông điệp phương tiện truyền thông tốt nhất, các phương tiện này có thể là quảng cáo, thông cáo báo chí, sự kiện, khuyến mãi, tài trợ, gửi thư trực tiếp, gửi thư điện tử hoặc bán hàng qua điện thoại.

Một vài công ty quảng cáo đã liên kết lại với nhau nhằm nâng cao năng lực phục vụ của mình. Mỗi công ty sẽ chuyên về một lĩnh vực và tạo thành một tập đoàn truyền thông hùng mạnh.

Ogilvy, một trong những tập đoàn truyền thông lớn nhất thế giới, gọi hệ thống của nó là “dàn nhạc Ogilvy” và hứa hẹn sẽ cung cấp giải pháp truyền thông tích hợp cho thị trường.

Tuy nhiên, trên thực tế, nguồn thu chủ yếu của tập đoàn này cũng được tạo ra từ những dịch vụ quảng cáo. Do đó, một câu hỏi được đặt ra là: “những tập đoàn truyền thông này có đủ khách quan khi đưa ra bản kế hoạch truyền thông tích hợp cho khách hàng?”

Tuy nhiên, Những công ty đi quảng cáo cũng đòi hỏi việc nâng cao hiệu quả của hoạt động truyền thông. Ngoài quảng cáo ra, họ cũng muốn đầu tư nhiều hơn vào marketing trực tiếp, PR, và các công cụ chiêu thị mới hơn. Do đó, các công ty quảng cáo phải nhanh chóng thay đổi định vị, từ công ty quảng cáo thành công ty truyền thông.

Hỏi: Như vậy, hạn chế lớn nhất của truyền thống là gì? 

Kotler: Quảng cáo truyền thống gần như chỉ là một hoạt động truyền thông đơn chiều. Ngày nay, công ty phải thông minh hơn khi thiết lập một kênh truyền thông, nó phải chứa đựng một kênh giao tiếp đa chiều giữa thương hiệu với khách hàng hiện tại cũng như tiềm năng của nó.
Trangia-Event- Giải đáp về PR và Quảng cáo

Hỏi: Internet sẽ trở thành phương tiện truyền thông hiệu quả?

Kotler: Cách đây vài năm, Giám đốc điều hành của P&G cho biết rằng, họ sẽ chuyển 1 phần lớn  ngân sách quảng cáo sang đầu tư vào lĩnh vực Internet nếu như họ tìm thấy được phương pháp quảng cáo trên Internet hiệu quả. Tuy nhiên, cho đến nay, kênh truyền thông này vẫn chưa thật sự mang lại nhiều hiệu quả.

Trên Internet, phương pháp được cho là hiệu quả nhất là các banner liên kết, nhưng xác suất được nhấp chuột chỉ vào khoảng 1%. Các công ty đi quảng cáo cũng chú ý vào những trang web phổ biến với lượng truy cập nhiều và công cụ của họ là pup-up, tuy nhiên cách này được đánh giá là khá rủi ro về mặt luật pháp và người truy cập cũng có thể sủ dụng phần mềm khoá pop-up.

Google cũng đã phát triển phương pháp quảng cáo mới trên công cụ tìm kiếm của mình. Ví dụ, sau khi gõ “BMW” vào thanh tìm kiếm của Google, bên góc phải của cửa sổ kết quả sẽ trình bày link quảng cáo của BMW. Dĩ nhiên, BMW cũng có thể biết được nó ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh hay không. Tuy nhiên, đa số cho rằng còn quá sớm để có thể đưa ra nhận định về hiệu quả cũng như tính phổ biến của nó.

Hỏi: Để thu hút sự chú ý của công chúng, chúng ta cẩn phải làm gì

Kotler: Lịch sử huy hoàng của các chương trình tuyền hình sẽ không còn lặp lại, sẽ không còn cảnh hàng triệu khán giả dán mắt vào truyền hình mỗi tối. Các công ty quảng cáo cần phải suy nghĩ.

Ngày nay, có 3 cách để truyền thông đại chúng hiệu quả:

Cách 1: Quảng cáo đổ bộ: Quảng cáo trên tất cả các phương tiện trong cùng 1 khoảng thời gian.

Cách 2: Tài trợ Sự kiện: World Cup, Olympics là 2 trong số những chương trình có thể thu hút hàng tỷ người hâm mộ trên toàn thế giới.

Cách 3: Xây dựng một cơ sở dữ liệu khổng lồ: trong đó chứa đựng thông tin chi tiết của khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng.

Hỏi: Một số chuyên gia kêu gọi doanh nghiệp nên tăng ngân sách cho hoạt động PR, ý kiến của ông như thế nào?

Kotler: Tôi đồng ý. Quảng cáo đã bị lạm dụng quá mức trong thời gian qua, đặc biệt là quảng cáo đại chúng và PR vẫn chưa được chú ý nhiều. Nó bao gồm nhiều công cụ viết tắt là PENCILS: PR, sự kiện (Events), tin tức (News), hoạt động cộng đồng (Community involvement), công cụ nhận dạng (Identity tools), vận động hành lang (Lobbying) và đầu tư xã hội (Social investments).

Khi khách hàng thấy một mẫu quảng cáo, họ biết đó là quảng  cáo và tìm cách dẹp nó đi. PR sẽ cung cấp giải pháp hoàn hảo để mang thông điệp quảng cáo vào tâm trí của khách hàng.

Hơn nữa, khách hàng sẽ cảm thấy thông điệp đó đáng tin hơn. PR còn là một công cụ tốt để lan truyền thông tin về một sản phẩm mới hay một dịch mới nào đó. Nếu có nhiếu quan tâm về PR, bạn có thể tim đọc quyển sách của Al Rise: “ The Fall of Advertising and the Rise of PR”.
Nguồn: Sưu tầm


Chuyên viên tổ chức sự kiện.


Trangia-Event-Chuyên viên tổ chức sự kiện.
 Dịch vụ kinh doanh ngày càng đa dạng đang cung cấp nhiều cơ hội nghề nghiệp mới để bạn trẻ lựa chọn. Trong vài năm gần đây, tại Việt Nam xuất hiện một nghề mới, khá hấp dẫn: Chuyên viên tổ chức sự kiện (Event Specialist). Họ làm việc tại các công ty giao tế công cộng (Public Relations) hoặc các công ty quảng cáo, triển lãm hội chợ hay nói chung là các công ty tổ chức sự kiện (Event Management).

Tổ chức sự kiện là gì?

Những người ái mộ cô đào kiêm ca sĩ nổi tiếng Jennifer Lopez hẳn đã xem một vai diễn của cô trong phim hài tình cảm “Người tổ chức đám cưới”. Trong phim, cô thủ vai một nhà tổ chức đám cưới chuyên nghiệp, rất tài tình trong việc biến các đám cưới thành những sự kiện hoàn hảo và lãng mạn cho các cặp tình nhân. Thực ra, bạn cũng có thể bắt đầu một nghề nghiệp như vai diễn của Jennifer Lopez.

Những công ty tổ chức sự kiện ở Việt Nam hiện nay cũng làm cả những công việc như thế. Khi nói đến tổ chức sự kiện, người ta thường nghĩ đến công tác tổ chức các sự kiện quy mô như Thế vận hội Olympics, World Cup, SEA Games, Lễ trao giải điện ảnh Oscar hoặc Lễ hội Sài Gòn 300 năm, Festival Huế. Trên thực tế, dịch vụ này rất đa dạng, từ việc sắp xếp tổ chức một hội chợ triển lãm, hội thảo chuyên đề, lễ động thổ, lễ khánh thành, đến các buổi tiệc chiêu đãi, họp mặt đại lý, ra mắt sản phẩm và nhiều hoạt động khác.

Rất nhiều công ty, đặc biệt là các tập đoàn lớn nước ngoài, xem việc quảng bá thương hiệu và tên tuổi công ty thông qua các hoạt động tổ chức sự kiện là một công cụ cần thiết và hiệu quả để thực hiện chiến lược kinh doanh và tiếp thị của mình. Chẳng hạn, mới đây hãng nước ngọt Coca Cola sẵn sàng bỏ ra một khoản ngân sách lớn để vận động và tổ chức đưa Cúp vàng FIFA đến với người hâm mộ Việt Nam. Hay như một tập đoàn xe hơi nổi tiếng dám chi vài chục ngàn đô-la Mỹ chỉ để giới thiệu một loại xe hơi mới. Còn một công ty máy in thì "chơi đẹp" bằng cách mời cả ngàn khách hàng và đại lý của mình vui chơi cả ngày tại Saigon Water Park.

Nhà tổ chức chuyên nghiệp

Việc chuẩn bị và tổ chức một sự kiện cần rất nhiều thời gian, sức người và hiểu biết chuyên môn. Do vậy, các công ty không thể tự đứng ra lo toan mọi chuyện mà họ phải nhờ đến dịch vụ bên ngoài. Gần đây, một loạt các công ty cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp đã hình thành và phát triển tại Việt Nam nhằm đáp ứng nhu cầu này.

Dịch vụ tổ chức sự kiện thông thường được cung cấp theo hình thức trọn gói (package service). Ví dụ, khi một khách hàng cần tổ chức buổi ra mắt sản phẩm mới, công ty dịch vụ sẽ thực hiện hàng loạt công việc như: chọn thời gian và địa điểm tổ chức thích hợp; xin giấy phép; thiết kế, in ấn và gửi thiệp mời; thiết kế và trang trí toàn cảnh khu vực tổ chức; thuê đơn vị dàn dựng âm thanh, ánh sáng; chọn thực đơn và nước uống; thuê xe đưa rước (nếu địa điểm ở xa); cung cấp tiếp tân và người dẫn chương trình; thuê người mẫu, ca sĩ, ban nhạc cho chương trình giải trí và nhiều công tác tùy chọn khác theo yêu cầu của khách hàng.

Đỗ Li Ly, một Việt kiều Úc hiện là Giám đốc điều hành Công ty Metan, cho biết công việc này mới nghe có vẻ đơn giản, nhưng bắt tay vào làm thì quả là không đơn giản chút nào. Cô giải thích: "Mỗi công đoạn đều cần phải bàn tính và cân nhắc kỹ, chẳng hạn phải chọn địa điểm sao cho phù hợp với tính chất chương trình, đối tượng khách mời, thời tiết và cả theo "gu" của khách hàng nữa! Ý tưởng thiết kế phải mới lạ, độc đáo, truyền đạt được thông điệp chính của chương trình.

Thức ăn, nước uống nên theo "Tây" hay "ta", tiệc đứng hay ngồi. Người dẫn chương trình nên là nam hay nữ, hoạt náo dữ dội hay chửng chạc, lịch lãm. Ca sĩ phải hát hay hay chỉ cần... đẹp... tất cả những chuyện tưởng nhỏ như vậy cũng phải thực hiện một cách hoàn hảo". Thường thì các khách hàng của công ty không muốn tiết lộ thông tin về sự kiện sắp xảy ra sớm vì nhiều lý do khác nhau. Do vậy, công việc đến tay đơn vị tổ chức rất trễ, có khi chỉ vài ba ngày trước sự kiện.

Trong lần tổ chức đón Cúp vàng thế giới FIFA đến Việt Nam vào tháng 1-2002 do hãng Coca Cola tài trợ, Metan, đơn vị trúng thầu, cho biết họ phải vật lộn với một lượng công việc khổng lồ chỉ trong vòng 10 ngày, gồm biên tập chương trình, lập kế hoạch triển khai, xin nhiều loại giấy phép khác nhau, chọn tuyến đường diễu hành, thuê địa điểm tổ chức giao lưu, chuẩn bị công tác hộ tống và bảo vệ, mời ca sĩ và nghệ sĩ nổi tiếng giao lưu... Đây là một nghề rất phù hợp với các bạn trẻ thích sáng tạo và năng động.

Theo một chuyên viên tổ chức sự kiện có kinh nghiệm, ứng viên cần phải có "cái đầu", "đôi tay", "đôi vai" và "trái tim". Có cái đầu để bạn có thể hoạch ịch, sắp xếp công việc một cách hiệu quả. Có đôi tay bạn sẽ làm nhiều loại công việc khác nhau. Có đôi vai để gánh vác áp lực công việc. Đặc biệt, chỉ với trái tim nhiệt thành, bạn mới có thể tận tụy với công việc của mình. Và dĩ nhiên, bạn phải là người có kiến thức và quan hệ rộng rãi. Bạn có thể tốt nghiệp đại học ở nhiều ngành khác nhau nhưng để vào nghề tổ chức sự kiện, bạn cần thể hiện rõ tính tháo vát và kiên nhẫn.
Nguồn: Sưu tập

Đánh giá hiệu quả PR và kinh doanh từ sự kiện

Trangia-Event-Đánh giá hiệu quả PR và kinh doanh từ sự kiện
(MPA) - Đo lường tác động của một sự kiện đối với hiệu quả PR là việc làm tương đối khó. Không giống như các hình thức quảng cáo khác, hiệu quả được xem xét dưới khía cạnh tác động của nó với động thái, hành vi tiêu dùng của khách hàng, sự kiện thường liên quan nhiều đến cộng đồng.
Do vậy sẽ rất khó dự đoán được thông điệp về sự kiện có được các phương tiện thông tin đại chúng đề cập đến hay không, và nếu có, nó sẽ xuất hiện như thế nào trước công chúng.
Tuy nhiên, việc đánh giá hiệu qủa có thể tạm tiến hành theo hai tiêu chí sau:
Đánh giá tần số xuất hiện: Có bao nhiêu bài báo nhắc đến sự kiện? Bao nhiêu lần đại diện công ty trả lời phỏng vấn về sự kiện trên các phương tiện truyền thông?
Đánh giá hiệu quả thiết thực: Có tạo được thay đổi nào về hình ảnh công ty hoặc sản phẩm đối với công chúng không? (ví dụ: số lượng người tham gia bình chọn, dùng thử, tiếp tục mua thêm sản phẩm…)
Mục đích chính của các doanh nghiệp vẫn là tạo ra lợi nhuận từ việc kinh doanh sản phẩm. Vì vậy, việc xây dựng hay khuếch trương thương hiệu thông qua các sự kiện, xét cho cùng, cũng chỉ là một bước trong chiến lược quảng bá. Dù xuất hiện dưới hình thức nào, hỗ trợ phát trien thể thao, đề cao văn hóa hay tinh thần thiện nguyện, thì tác động sau sự kiện đó đối với hiệu quả kinh doanh cũng cần đặc biệt lưu tâm.
Những sai lầm nào nên tránh trước khi quyết định tạo ra hoặc tài trợ cho sự kiện để có được hiệu quả? Theo Sergio Zyman, nguyên Giám đốc marketing toàn cầu của Coca-Cola, người sáng lập Zyman Marketing Group, những sai lầm đó bao gồm:
1. Không biết lý do tài trợ:
Nhiều công ty bỏ chi phí để tài trợ một sự kiện không liên quan chỉ vì họ quen làm vậy hoặc vì các đối thủ khác đều tài trợ. Đổi lại, logo của họ chỉ được xuất hiện trên bảng quảng cáo ở những nơi mà khách hàng mục tiêu ít lui tới.
Điển hình cho sai lầm này là một công ty sản xuất dầu ăn tham gia tài trợ cho một giải bóng đá.
2. Không biết sẽ đạt được điều gì từ sự kiện:
Tạo ra hoặc tài trợ một sự kiện không phải để “lòe” thiên hạ, hoặc nhận được vài tấm vé vào cửa miễn phí. Các doanh nghiệp cần đánh giá hiệu quả dựa trên bao nhiêu cơ hội kinh doanh, bao nhiêu khách hàng mục tiêu sẽ chú ý đến sự kiện của mình.
Ở bài học này, ví dụ điển hình là công ty sản xuất dầu ăn khi tài trợ hoặc tổ chưc một cuộc thi nấu ăn sẽ thu hút được rất nhiều sự quan tâm của những người nội trợ - đối tượng khách hàng mục tiêu của sản phẩm.
3. Quá nhượng bộ với đơn vị hợp tác tổ chức sự kiện:
Đôi khi, các nhà kinh doanh nhượng bộ đơn vị hợp tác tổ chức sự kiện một cách thái quá, dẫn đến việc đi ngược lại đường lối kinh doanh hoặc hình ảnh của thương hiệu mình. Cần nhớ rằng họ chỉ hợp tác với bạn để tổ chức sự kiện cho thật tốt, họ không quan tâm đến hiệu quả kinh doanh của bạn, chính bạn phải chịu trách nhiệm đo lường việc đó.
4. Không tập trung chú ý vào lợi nhuận từ việc đầu tư cho sự kiện:
Mục đích tối hậu của sự kiện, cũng như tất cả các hình thức PR khác là bán được nhiều hàng hơn cho nhiều người hơn, thường xuyên hơn hoặc với giá cao hơn. Kết thúc một sự kiện, bạn luôn cần một bảng báo cáo doanh số bán hàng để biết được chi phí bỏ ra có thực sự đem lại hiệu quả kinh doanh không. 
Nguồn: Sưu tập

Sự kiện nổi bật