Chuyên viên tổ chức sự kiện.

 Dịch vụ kinh doanh ngày càng đa dạng đang cung cấp nhiều cơ hội nghề nghiệp mới để bạn trẻ lựa chọn. Trong vài năm gần đây, tại Việt Nam xuất hiện một nghề mới, khá hấp dẫn: Chuyên viên tổ chức sự kiện (Event Specialist). Họ làm việc tại các công ty giao tế công cộng (Public Relations) hoặc các công ty quảng cáo, triển lãm hội chợ hay nói chung là các công ty tổ chức sự kiện (Event Management).

Tổ chức sự kiện là gì?

Những người ái mộ cô đào kiêm ca sĩ nổi tiếng Jennifer Lopez hẳn đã xem một vai diễn của cô trong phim hài tình cảm “Người tổ chức đám cưới”. Trong phim, cô thủ vai một nhà tổ chức đám cưới chuyên nghiệp, rất tài tình trong việc biến các đám cưới thành những sự kiện hoàn hảo và lãng mạn cho các cặp tình nhân. Thực ra, bạn cũng có thể bắt đầu một nghề nghiệp như vai diễn của Jennifer Lopez.

Những công ty tổ chức sự kiện ở Việt Nam hiện nay cũng làm cả những công việc như thế. Khi nói đến tổ chức sự kiện, người ta thường nghĩ đến công tác tổ chức các sự kiện quy mô như Thế vận hội Olympics, World Cup, SEA Games, Lễ trao giải điện ảnh Oscar hoặc Lễ hội Sài Gòn 300 năm, Festival Huế. Trên thực tế, dịch vụ này rất đa dạng, từ việc sắp xếp tổ chức một hội chợ triển lãm, hội thảo chuyên đề, lễ động thổ, lễ khánh thành, đến các buổi tiệc chiêu đãi, họp mặt đại lý, ra mắt sản phẩm và nhiều hoạt động khác.

Rất nhiều công ty, đặc biệt là các tập đoàn lớn nước ngoài, xem việc quảng bá thương hiệu và tên tuổi công ty thông qua các hoạt động tổ chức sự kiện là một công cụ cần thiết và hiệu quả để thực hiện chiến lược kinh doanh và tiếp thị của mình. Chẳng hạn, mới đây hãng nước ngọt Coca Cola sẵn sàng bỏ ra một khoản ngân sách lớn để vận động và tổ chức đưa Cúp vàng FIFA đến với người hâm mộ Việt Nam. Hay như một tập đoàn xe hơi nổi tiếng dám chi vài chục ngàn đô-la Mỹ chỉ để giới thiệu một loại xe hơi mới. Còn một công ty máy in thì "chơi đẹp" bằng cách mời cả ngàn khách hàng và đại lý của mình vui chơi cả ngày tại Saigon Water Park.

Nhà tổ chức chuyên nghiệp

Việc chuẩn bị và tổ chức một sự kiện cần rất nhiều thời gian, sức người và hiểu biết chuyên môn. Do vậy, các công ty không thể tự đứng ra lo toan mọi chuyện mà họ phải nhờ đến dịch vụ bên ngoài. Gần đây, một loạt các công ty cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp đã hình thành và phát triển tại Việt Nam nhằm đáp ứng nhu cầu này.

Dịch vụ tổ chức sự kiện thông thường được cung cấp theo hình thức trọn gói (package service). Ví dụ, khi một khách hàng cần tổ chức buổi ra mắt sản phẩm mới, công ty dịch vụ sẽ thực hiện hàng loạt công việc như: chọn thời gian và địa điểm tổ chức thích hợp; xin giấy phép; thiết kế, in ấn và gửi thiệp mời; thiết kế và trang trí toàn cảnh khu vực tổ chức; thuê đơn vị dàn dựng âm thanh, ánh sáng; chọn thực đơn và nước uống; thuê xe đưa rước (nếu địa điểm ở xa); cung cấp tiếp tân và người dẫn chương trình; thuê người mẫu, ca sĩ, ban nhạc cho chương trình giải trí và nhiều công tác tùy chọn khác theo yêu cầu của khách hàng.

Đỗ Li Ly, một Việt kiều Úc hiện là Giám đốc điều hành Công ty Metan, cho biết công việc này mới nghe có vẻ đơn giản, nhưng bắt tay vào làm thì quả là không đơn giản chút nào. Cô giải thích: "Mỗi công đoạn đều cần phải bàn tính và cân nhắc kỹ, chẳng hạn phải chọn địa điểm sao cho phù hợp với tính chất chương trình, đối tượng khách mời, thời tiết và cả theo "gu" của khách hàng nữa! Ý tưởng thiết kế phải mới lạ, độc đáo, truyền đạt được thông điệp chính của chương trình.

Thức ăn, nước uống nên theo "Tây" hay "ta", tiệc đứng hay ngồi. Người dẫn chương trình nên là nam hay nữ, hoạt náo dữ dội hay chửng chạc, lịch lãm. Ca sĩ phải hát hay hay chỉ cần... đẹp... tất cả những chuyện tưởng nhỏ như vậy cũng phải thực hiện một cách hoàn hảo". Thường thì các khách hàng của công ty không muốn tiết lộ thông tin về sự kiện sắp xảy ra sớm vì nhiều lý do khác nhau. Do vậy, công việc đến tay đơn vị tổ chức rất trễ, có khi chỉ vài ba ngày trước sự kiện.

Trong lần tổ chức đón Cúp vàng thế giới FIFA đến Việt Nam vào tháng 1-2002 do hãng Coca Cola tài trợ, Metan, đơn vị trúng thầu, cho biết họ phải vật lộn với một lượng công việc khổng lồ chỉ trong vòng 10 ngày, gồm biên tập chương trình, lập kế hoạch triển khai, xin nhiều loại giấy phép khác nhau, chọn tuyến đường diễu hành, thuê địa điểm tổ chức giao lưu, chuẩn bị công tác hộ tống và bảo vệ, mời ca sĩ và nghệ sĩ nổi tiếng giao lưu... Đây là một nghề rất phù hợp với các bạn trẻ thích sáng tạo và năng động.

Theo một chuyên viên tổ chức sự kiện có kinh nghiệm, ứng viên cần phải có "cái đầu", "đôi tay", "đôi vai" và "trái tim". Có cái đầu để bạn có thể hoạch ịch, sắp xếp công việc một cách hiệu quả. Có đôi tay bạn sẽ làm nhiều loại công việc khác nhau. Có đôi vai để gánh vác áp lực công việc. Đặc biệt, chỉ với trái tim nhiệt thành, bạn mới có thể tận tụy với công việc của mình. Và dĩ nhiên, bạn phải là người có kiến thức và quan hệ rộng rãi. Bạn có thể tốt nghiệp đại học ở nhiều ngành khác nhau nhưng để vào nghề tổ chức sự kiện, bạn cần thể hiện rõ tính tháo vát và kiên nhẫn.

Nguồn: Sưu tập

Xây dựng hình ảnh và thương hiệu thông qua hoạt động PR

 Ngày nay, có khá nhiều doanh nghiệp Việt Nam thực sự quan tâm và đầu tư hoạt động marketing để xây dựng hình ảnh của doanh nghiệp và thương hiệu cho sản phẩm. Một trong những công cụ marketing được sử dụng là hoạt động PR.

Đề cập đến quan hệ công chúng, thường chúng ta hay nghĩ đến khía cạnh rộng là xây dựng mối quan hệ công chúng với doanh nghiệp và giúp cho công chúng biết đến doanh nghiệp. Hoạt động PR nhằm làm cho khách hàng hiểu rõ tôn chỉ và các giá trị mà doanh nghiệp hướng tới, củng cố niềm tin khách hàng, giúp doanh nghiệp xử lý khi gặp khủng hoảng. Đặc biệt, nếu biết cách khai thác đúng thời điểm thì trong một số tình huống hoạt động PR sẽ góp phần xây dựng hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp đối với công chúng đạt hiệu quả cao. Chẳng hạn, để thu hút nhà đầu tư, một số doanh nghiệp trước khi niêm yết trên thị trường chứng khoán đã sử dụng công cụ PR giới thiệu hoạt động của doanh nghiệp đến với công chúng. Có thể xem đây là một trong những cơ hội để mang hình ảnh của doanh nghiệp đến với nhà đầu tư và công chúng góp phần gia tăng giá trị cho doanh nghiệp. Bài viết này cũng nhằm giới thiệu hoạt động xây dựng hình ảnh của công ty và thương hiệu đối với nhà đầu tư nói riêng và công chúng nói chung thông qua hoạt động PR.

Bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng vậy, trước khi quyết tâm thực hiện một chiến lược hay một kế hoạch đều phải xác định mục tiêu và phương pháp để thực hiện. Có nhiều hướng đi để đạt đến một mục tiêu nào đó bởi vậy quan trọng là biết chọn hướng đi “với cùng một chi phí nhưng hiệu quả cao hơn”. Khi một doanh nghiệp chuẩn bị niêm yết trên thị trường chứng khoán thì một trong những mục tiêu của họ là mong muốn được nhiều nhà đầu tư quan tâm và được công chúng biết đến thương hiệu nhiều hơn để hy vọng giá cổ phiếu thị trường cao hơn mệnh giá. Ngược lại, đối với nhà đầu tư chỉ chấp nhận trả cho một cổ phiếu với giá cao hơn thì họ đang kỳ vọng vào thương hiệu sẽ mang lại cổ tức cao và giá trị cổ phiếu tăng hơn so với giá hiện tại. Một thương hiệu được đánh giá là mạnh khi có nhiều người biết đến với những nhận thức tích cực và sự trung thành đối với thương hiệu thông qua sự quan tâm và sử dụng thường xuyên sản phẩm của doanh nghiệp. Doanh nghiệp xây dựng được thương hiệu mạnh thì không chỉ nâng được uy tín và vị thế của mình mà giúp cho công ty có cơ hội mang lại lợi nhuận cao hơn bởi khách hàng sẵn sàng trả ở mức giá cao hơn cho thương hiệu nổi tiếng, cho sự an tâm về chất lượng và đẳng cấp sản phẩm trên thị trường. Chính thương hiệu là tài sản của công ty nên doanh nghiệp cần đầu tư xây dựng, cần bảo vệ và nuôi dưỡng nó để tạo nên giá trị lâu dài. Thương hiệu được phát triển thì hình ảnh của công ty quản lý thương hiệu đó cũng được đánh giá cao. Giữa hình ảnh của công ty (cooperate image) và thương hiệu (brand) có mối quan hệ chặt chẽ bổ sung cho nhau. Vì vậy, tất cả các chương trình xây dựng hình ảnh của công ty cũng như xây dựng thương hiệu cho sản phẩm cần được hoạch định một cách rõ ràng trong chiến lược kinh doanh của công ty.

Bằng cách nào để xây dựng hình ảnh của công ty và thương hiệu đến với công chúng? Hiện nay cả nước có trên 200.000 doanh nghiệp, có thể xem đây là cơ hội rất lớn để khai thác hoạt động kinh doanh, bởi xét trong một quan hệ nhất định nào đó của mỗi doanh nghiệp có thể có liên quan với nhiều doanh nghiệp khác, nhưng làm sao để các doanh nghiệp, nhà đầu tư và công chúng phải biết đến công ty của mình? Quảng cáo có thể là một cách, nhưng trong thời đại thông tin ngày nay, quảng cáo tràn ngập khắp nơi và công chúng có thể không còn quan tâm nhiều đến quảng cáo. Một trong những cách tốt nhất để tiếp cận đến khách hàng là hoạt động PR. Quan hệ công chúng dễ chiếm được lòng tin của công chúng hơn là quảng cáo bởi khách hàng thường hay tin vào những mẩu tin, bài viết trên báo hay phóng sự. Như vậy, những thông điệp nào sẽ được đăng tải? Mới mẻ và hấp dẫn, hay có thể nói là “nóng” thì khả năng lôi cuốn sự chú ý của nhà đầu tư nhiều hơn, đồng thời dễ dàng thu hút sự quan tâm của giới báo chí. Tuy nhiên, có thể nhìn thấy rằng khuynh hướng chung các công ty chuẩn bị tham gia thị trường chứng khoán hoặc OTC, thông tin được đăng tải phần lớn là nhấn mạnh đến tăng vốn để đầu tư mở rộng quy mô sản xuất, hoặc công bố nhà đầu tư chiến lược. Một trong những lý do mà các doanh nghiệp không thể cung cấp thông tin chi tiết và cụ thể được là vì một chiến lược kinh doanh có thể thay đổi để đáp ứng và bắt kịp nhu cầu thị trường. Trong khi đó, đối với công chúng thì họ luôn mong đợi được cung cấp thông tin chi tiết và đầy đủ để có cơ sở và niềm tin quyết định lựa chọn đầu tư vào thương hiệu được xem là có khả năng sinh lời. Vậy bằng cách nào? Hoạt động PR có thể vừa đáp ứng yêu cầu của công chúng lại vừa đảm bảo đạt mục tiêu của doanh nghiệp. Đăng tải thông tin theo từng giai đoạn sẽ góp phần thu hút ngày càng nhiều sự quan tâm và tăng niềm tin của công chúng. Hai biến số - thông tin và thời gian (Thông tin gì? Khi nào đăng?) phải được hóa giải cho bài toán này. Nhưng điều đáng lưu ý để xây dựng niềm tin với nhà đầu tư và công chúng thì thông tin phải thể hiện rõ quyết tâm cam kết của doanh nghiệp.

Xây dựng thông điệp để đăng tải trên phương tiện truyền thông nào cũng cần phải phân tích và cân nhắc kỹ lưỡng vì nó tác động trực tiếp đến hiệu quả của hoạt động PR. Một số các kênh thông tin thường được sử dụng như họp báo, tổ chức sự kiện, trả lời phỏng vấn,… Tùy vào đối tượng mà doanh nghiệp muốn nhắm đến sẽ quyết định việc lựa chọn kênh thông tin thích hợp. Xác định đúng lúc với đủ liều lượng - tần suất các thông điệp được đăng tải sẽ tối đa hiệu quả của PR. Thực tế hiện nay, có rất nhiều công ty khi xây dựng chiến lược kinh doanh đã quan tâm đến các hình thức tài trợ nhằm tạo cơ hội nâng cao hình ảnh của công ty và quảng bá thương hiệu. Tài trợ cho các dự án chăm sóc sức khỏe và vệ sinh cộng đồng của Unilever, là nhằm tăng giá trị hình ảnh của công ty đối với công chúng. Hoạt động tài trợ chương trình “Rồng vàng” của nhãn hiệu Dove, Sunsilk, Omo hoặc Twister với “Nốt nhạc vui”, Poca với “Chung sức”, Tide đồng hành cùng “Trúc xanh”, chương trình “Những người bạn nhỏ” gắn liền với nhãn hiệu sữa “Ô-Yes” của Nutifood, tất cả cũng nhằm vào một trong những mục tiêu chung là góp phần tăng doanh số bán hàng.

Rõ ràng hoạt động PR để xây dựng hình ảnh của công ty và thương hiệu cho sản phẩm không mang tính nhất thời, bột phát, mà mang tính nhất quán lâu dài. Bởi phải xây dựng và gìn giữ hình ảnh của thương hiệu thì mới tranh thủ được lòng tin của công chúng. Đối với doanh nghiệp chỉ nhìn hoạt động PR trong ngắn hạn, chẳng hạn trước khi chuẩn bị niêm yết trên thị trường chứng khoán thực hiện chiến lược PR với mục đích là mong đợi giá cổ phiếu tăng cao, tìm cách “thổi phồng” thông tin nhằm thu hút sự quan tâm nhà đầu tư, thì khi chính thức giao dịch giá trị cổ phiếu sẽ bị rớt về với giá trị thực, hậu quả công chúng mất niềm tin, quay lưng hoặc tẩy chay thương hiệu. Một trong những nguyên tắc cơ bản của PR là phải thể hiện trách nhiệm của doanh nghiệp đối với người tiêu dùng, khách hàng và cộng đồng.

Nguồn: Sưu tầm