Kinh nghiệm mời chào thầu một Event

Để tổ chức một sự kiện, cũng như việc thực hiện những dự án khác ở các ngành xây dựng, mua trang thiết bị..., người ta thường tổ chức đấu thầu (bidding) để tìm ra những nhà cung cấp có dịch vụ, giá cả tốt nhất.

Sự kiện càng lớn, càng quan trọng, mức độ đòi hỏi về năng lực của Event Agency càng cao. Để có thể tổ chức một quy trình đấu thầu chuyên nghiệp và đạt hiệu quả, Event Channel chúng tôi xin có một số gợi ý như sau:

1. Cần xác định mục tiêu và tiêu chí đánh giá rõ ràng cho Event

Khi chưa biết chính xác là bạn muốn gì thì khó làm cho người khác đáp ứng được ý muốn của bạn, cho nên điều cần thiết là phải xác định mục đích, mục tiêu của sự kiện là gì, bạn muốn nó như thế nào. Một sự kiện tung sản phẩm của công ty bạn, mục đích của nó đơn thuần là ra mắt sản phẩm, duy trì quảng bá thương hiệu, hay là để kích thích bán hàng..., không ai hiểu rõ hơn bạn - cho nên bạn cần phải truyền đạt chính xác mục đích của Event đến những Agency tham gia thầu.

Nhiều khách hàng cho rằng mình không phải là chuyên gia, cho nên họ không muốn lạm bàn sâu vào những yêu cầu, tiêu chí của Event, và họ nói chung chung "Các ông cứ làm cho tôi một tiết mục gì đó thật đặc sắc làm điểm nhất cho sự kiện này". Tuy nhiên sau đó họ khám phá ra rằng những ý tưởng mà Agency đề xuất đều không như họ mường tượng, mong muốn. Nếu bạn là đơn vị mời bidding, mong muốn một Event sang trọng, hoành tráng thì cũng nên làm rõ với họ sang trọng hoành tráng về điều gì, như thế nào, nếu không sẽ lâm vào tình trạng "ông nói gà, bà hiểu vịt", làm cho công ty tổ chức event hiểu sai ý bạn. Proposal họ dày công chuẩn bị ra, cuối cùng lại phải làm lại từ đầu vì không đáp ứng mong muốn của bạn.

2. Cung cấp thông tin đầy đủ và chi tiết cho các đơn vị dự thầu

Thông thường các công ty tổ chức sự kiện  đều có các bản Event Briefing của riêng mình để khai thác những thông tin cần thiết nhằm làm các kế hoạch và hồ sơ dự thầu. (Tham khảo Bản Event Briefing tóm tắt yêu cầu khách hàng). Tuy nhiên một nhà mời thầu chuyên nghiệp sẽ chủ động cung cấp các thông tin, yêu cầu cụ thể... nhằm giúp Agency nắm bắt vấn đề một cách tốt nhất.

Trong buổi RFP (request for proposal), bạn hãy cung cấp càng đầy đủ, chi tiết càng tốt các thông tin như mục đích tổ chức, thời gian, địa điểm mong muốn, số lượng tham dự, đối tượng tham dự mục tiêu, các mục tiêu cần đạt được qua event, ý tưởng, thông điệp cần truyền tải, những hoạt động cơ bản cần có, những yêu cầu cơ bản đối với nhà tổ chức, giới hạn về ngân sách...

3. Đặt deadline hợp lý

Có thể vì nhiều lý do, như ngày diễn ra sự kiện đang tới gần, sự hối thúc của cấp trên... nhiều khách hàng đòi hỏi Agency của mình phải gởi gấp proposal, báo giá trong 1, 2 ngày. Việc này làm cho Agency không thể đầu tư về chất lượng hồ sơ dự thầu. Nhiều Agency thường rỉ tai nhau: "Khách hàng mà đòi hỏi proposal gấp thường thì chỉ thu thập hồ sơ làm quân xanh, quân đỏ cho đủ quy trình đấu thầu thôi chứ thực ra họ đã lựa chọn được Agency của mình trước đó rồi".

Thông thường, để tổ chức một sự kiện, chúng ta đã phải có kế hoạch hay ít nhất là ý định trước đó một vài tháng rồi, cho nên chẳng có lý do gì để gọi thầu chỉ trong vài ba ngày, sự cập rập, gấp gáp còn biểu hiện sự thiếu chuyên nghiệp của bạn. Thời hạn tốt nhất để yêu cầu trình proposal nên là 1 tuần.

4. Nên thẳng thắn về ngân sách

Nhiều khách hàng ngại nói về ngân sách trong buổi brief với Event Agency. Họ nói rằng "Các ông cứ thỏa sức lập kế hoạch và trình bày ý tưởng tốt nhất, chúng tôi sẽ xem xét và cân nhắc phương án phù hợp với ngân sách". Thế là Agency bắt đầu đề xuất một kế hoạch thật hoành tráng với mức ngân sách vượt quá giới hạn mà bạn thầm định ra rất nhiều lần. Khi nghe họ present kế hoạch của mình, bạn choáng váng thấy rằng chẳng khác gì "dùng dao bầu mổ muỗi", đành từ chối gấp, và Agency giận tím mặt ra về.

Chẳng có lý do gì để không chia sẻ mức ngân sách với agency khi bạn đã dự liệu được khoản ngân sách đó. Điều này làm mất thời gian cho cả hai bên, nếu bạn chỉ có 100 triệu đồng cho việc tổ chức team building tour sắp tới, hãy chia sẻ thẳng thắn với Agency cho họ "liệu cơm gắp mắm" ngay từ đầu và trình lên cho bạn một phương án khả thi nhất.

                            

Đừng ngần ngại nói rõ giới hạn ngân sách của bạn để có một phương án khả thi nhất

5. Đừng để Agency vẽ rắn thêm chân

Với vai trò là chuyên gia, một công ty tổ chức sự kiện có thể đưa ra những tư vấn tốt cho khách hàng về những vấn đề nảy sinh trong sự kiện. Tuy nhiên nhiều Agency không có tâm lại lợi dụng sự kém hiểu biết của khách hàng để trục lợi. Một gian hàng hay cổng chào chỉ sử dụng vài ngày nhưng họ thuyết phục khách hàng làm với chất lượng tốt nhất để có lời nhiều hơn, tổ chức lễ khai trương công ty chỉ có hơn 50 người nhưng họ chỉ định sử dụng âm thanh ánh sáng tương đương với tổ chức biểu diễn.

Vì vậy, với vai trò là khách hàng, một mặt bạn hãy cởi mở và lắng nghe các Agency tư vấn những giải pháp dành cho sự kiện của mình, một mặt hãy cân nhắc kỹ xem những đề nghị ấy có thực sự phù hợp hay không để tránh lãng phí tài nguyên không cần thiết.

6. Đánh giá năng lực của Agency

Đánh giá năng lực của Agency qua một bản proposal và báo giá hay qua một buổi thuyết trình không hề là việc dễ dàng.

Một số công ty đánh giá Agency dựa trên độ lớn của tên tuổi, nhưng điều này không phải luôn luôn đúng. Một Agency có tên tuổi trên thị trường có thể tổ chức nhiều sự kiện rất thành công, nhưng ê kíp hay nhà thầu phụ tổ chức những sự kiện trước đó có thể lại không phải là người tổ chức sự kiện hiện giờ cho bạn. Như vậy sẽ vẫn có những rủi ro nhất định, hãy tìm hiểu kỹ về người sẽ trực tiếp điều phối sự kiện của bạn nếu nó được họ tổ chức.

Một số công ty đánh giá dựa trên kinh nghiệm họ đã làm những Event tương tự. Điều này có vẻ an toàn, nhưng thông qua một vài hình ảnh và lời giới thiệu về event trước đó họ làm, bạn có chắc họ làm hoàn toàn tốt những Event đó và không mắc phải sai lầm trong Event của bạn? Tốt nhất là khi có dịp tham dự một Event nào đó, nếu bạn hài lòng về công tác tổ chức, hãy tìm cách có được thông tin về agency tổ chức nó và lưu lại thông tin liên lạc để mời họ tổ chức event cho bạn.

Một số tôn vinh những ý tưởng sáng tạo cho Event, một số lại đánh giá cao mức giá tốt. Nhưng ý tưởng tốt không phải lúc nào cũng hoàn hảo trong thực tế, và giá cả phải chăng có thể đi đôi với chất lượng khiêm tốn hoặc kinh nghiệm non kém. Một khách hàng có kinh nghiệm mời thầu sẽ có thể đánh giá năng lực và kinh nghiệm của Agency qua một vài chi tiết nhỏ trên proposal hoặc báo giá. Một báo giá chi tiết, chính xác và bao hàm những chi phí nhỏ nhặt khó lường đến sẽ phản ánh năng lực và kinh nghiệm của agency đó.

7. Mời bao nhiêu công ty chào thầu là đủ?

Nhiều người tin rằng càng có nhiều công ty chào thầu, họ dễ dàng tìm kiếm được Agency tốt nhất cho mình. Tuy nhiên việc này có thể làm mất thời gian gặp gỡ, tiếp xúc, đánh giá... của bạn, và nếu agency dự thầu vô tình biết rằng có rất nhiều đối thủ cạnh tranh cùng đấu thầu, sự hào hứng của họ sẽ biến mất, có thể họ sẽ từ chối tham dự hoặc gởi một proposal "làm cho có" để đáp trả lịch sự.

Nguồn: Sưu tầm

Giải đáp về PR và Quảng cáo

Bài viết này muốn làm sáng tỏ tầm quan trọng của PR và quảng cáo trong mô hình marketing ngày nay. Qua một vài kết luận, hy vọng rằng những thắc mắc của bạn sẽ được làm sáng tỏ.

Giáo sư Philip Kotler, hiện đang giảng dạy tại trường Kellog of Management. Ông là tác giả của cuốn Marketing Management, một trong những cuốn sách kinh điển của ngành marketing trên toàn thế giới, ông cũng là tác giả của một số cuốn sách và công trình nghiên cứu khác. Ông còn được biết đến với khái niệm tiên phong: “Marketing xã hội”, một khái niệm marketing phi lợi nhuận, mục tiêu của nó là nhằm tạo ra một xã hội tốt đẹp hơn.

Philip Kotler vừa xuất bản cuốn sách mới nhất của mình, According to Kotler. Cuốn sách liệt kê những công cụ marketing và ảnh hưởng của từng công cụ tới những tình huống thực tế trên thị trường hiện nay. Ngoài ra cuốn sách này còn đề cập tới những khái niệm mới trong ngành marketing như, “demarketing” (không marketing), “reverse marketing” (phản marketing), quảng cáo bằng cơ thể và một số khái niệm khác.

Dưới đây là một đoạn trích trong cuốn sách. Đây là một số trong hàng ngàn câu hỏi được đặt ra cho ông trong nhiều năm bởi nhiều giới như doanh nghiệp, sinh viên, phóng viên và giới quan sát.

Hỏi: Ông có ý kiến gì khi trên thị trường hiện nay cho rằng “cần phải có một mô hình marketing mới” ?

Kotler: Cần phải chú ý rằng, mô hình Marketing cổ điển không chỉ có 4P. Cách đây nhiều năm, Neil Borden đã phân tích mô hình 4P này thành bảng danh sách dài các công cụ marketing và bất cứ lúc nào chúng ta cũng có thể thêm vào bản danh sách này một vài cộng cụ mới. Do đó chúng ta không thể hỏi rằng “những công cụ nào tạo thành mô hình marketing?”.  Đúng hơn chúng ta phải hỏi rằng “công cụ nào có vai trò quan trọng trong mô hình marketing?”.

Ví dụ, tôi cảm thấy rằng chúng ta đang quá lạm dụng các hoạt động quảng cáo, trong khi đó chúng ta lại thờ ơ với một công cụ khá hiệu qủa khác, đó là PR. Markeing trực tiếp cũng đang ngày càng khẳng định vị trí của mình trong mô hình marketing.

Hỏi: Hiệu quả của quảng cáo truyền hình dường như đang ngày càng giảm đi. Phương pháp nào tốt hơn để thu hút sự chú ý của khách hàng?

Kotler: Trung bình, 1 người Mỹ phải tiếp nhận hàng trăm thông điệp truyền thông khác nhau và họ cố gắng loại nó ra khỏi cuộc sống. Quảng cáo truyền hình đang ngày càng mất dần hiệu quả do nhiều nguyên nhân: chúng ngày càng lộn xộn, sự gia tăng quá mức các kênh truyền hình, sự ra đời của nhiều phương tiện giải trí khác, song song với cuộc sống bận rộn thời gian xem truyền hình đang ngày càng giảm. Từ đó, bắt buộc những người làm marketing tìm ra những phương pháp khác để thu hút sự chú ý của khách hàng.

Có nhiều giải pháp để lựa chọn

-    Tài trợ (Sponsorships): Doanh nghiệp đặt thương hiệu của mình trên sân vận động, trên trang phục của toàn đội hoặc trên trang phục của những vận viên xuất sắc để quảng cáo.

-    Quảng bá thương hiệu trên phim (Product placement): trong phim Die Another Day, James Bond đi chiếc Aston Martin, liên lạc bằng điện thoại Sony, nổi bật với đồng hồ Omega. Tương tự như vậy, chúng ta còn thể quảng bá thương hiệu bằng sách.

-    Hoạt động ngoài trời (Street-level promotions): Khi NOKIA tung ra dòng điện thoại có chức năng chụp hình đầu tiêu, NOKIA cho nhân viên của mình đóng vai du khách, Họ đến những nơi đông người qua lại và nhờ những người xung quang chụp 1 vài kiểu ảnh bằng điện thoại di động có chức năng chụp ảnh vừa có mặt trên thị trường. NOKIA hy vọng rằng những người được nhờ chụp hình này sẽ kể cho những người khác nghe về chức năng mới của chiếc điện thoại và thông tin này sẽ lan truyền nhanh chóng trên thị trường.

-    Tranh thủ sự nổi tiếng (Celebrity endorsements): cuộc triễn lãm của Nike đã sử dụng danh tiếng của Michael Jordon làm thông điệp truyền thông. Ngoài ra, hình ảnh của Micheal Jordon còn được dùng để truyền thông cho thương hiệu Mc Donald’s, đồ lót hanes và pin Rayovac.

-    Quảng cáo bằng cơ thể (Body advertising): trẻ em vùng College đồng ý dán logo của Dunkin’ Donuts lên trán trong suốt khoảng thời gian giải bóng rổ nhà nghề của Mỹ diễn ra.

Hỏi: Thử thách lớn nhất của hoạt động truyền thông ngày nay là gì?

Kotler: Đó là làm sao thu hút được sự chú ý của khách hàng. Người tiêu dùng ngày nay rất thiếu thời gian để giải trí, do dó họ làm nhiều cách để loại những thông điệp quảng cáo lúc nào cũng vây lấy mình. Thử thách chính là phải tìm ra phương pháp mới để thu hút sự chú ý và định vị được hình ảnh thương hiệu trong tâm trí của khách hàng. PR và quảng cáo truyền miệng đang ngày càng đóng góp nhiều hiệu quả trong hoạt dộng xây dựng và củng cố thương hiệu.

Hỏi: Có nhiều sự đồn thổi về truyền thông marketing tích hợp. Ngày nay, khái niệm này đã được ứng dụng như thế nào?

Kotler: Trong quá khứ, Chúng ta học các môn học khác nhau, môn quảng cáo, khuyến mãi, PR, và một số công cụ truyền thông khác. Mỗi sinh viên sau khi ra trường có thể trở thành chuyên gia của 1 trong những lĩnh vực đó. Họ có rất ít kiến thức về những công cụ khác và có khuynh hướng lạm dụng công cụ mà họ biết trong mô hình marketing của mình. Trong 1 công ty, người phụ trách mảng quảng cáo thường là người nhận được nhiều ngân sách nhất trong hoạt động marketing và dĩ nhiên những phòng ban khác sẽ phải đấu tranh để có được phần ngân sách cao hơn.

Rõ ràng, tình huống này gây bất lợi cho công ty. Đặc biệt, trong tình trạng hiện nay, khi mà Quảng cáo không còn là công cụ mang lại nhiều hiệu quả nhất. Phải chia ngân sách như thế nào cho từng công cụ để tránh xảy ra cuộc nội chiến? Đó là lý do cần phải có người chuyên trách trong việc này. Chúng ta có thể gọi là Giám đốc Truyền thông (CCO-Chief Communication Office). Người này có nhiệm vụ quản lý toàn bộ hoạt động truyền thông của thương hiệu, không chỉ là các hoạt động truyền thông chính thống mà còn là hoạt động khác như, trang phục nhân viên, thiết kế văn phòng và thậm chí là hình ảnh trên các phương tiện vận tải.

Ngày càng nhiều trường tổ chức các lớp học truyền thông marketing dựa trên khái niệm truyền thông marketing tích hợp – IMC. Đầu tiên, họ giải thích cho hoc viên về sự khác biệt giữa các công cụ truyền thông. Tiếp theo, phải tạo ra được sự nhất quán giữa tầm nhìn thương hiệu và thông điệp truyền thông. Sự nhất quán này phải luôn được đảm bảo trên tất cả các phương tiện và trong suốt quá trình truyền thông. Do đó, nếu thương hiệu muốn xây dựng cho mình một hình ảnh cao cấp thì nó phải tạo ra được những thông điệp cao cấp và truyền thông trên những phương tiện cao cấp.

Hỏi: Hiện nay, nhiều công ty tiêu rất nhiều tiền cho quảng cáo truyền hình. Họ có bị chậm trễ trong việc nhận ra hiệu quả của quảng cáo truyền hình đang ngày càng giảm.

Kotler: Nhiều công ty dường như không nhận ra sự thay đổi như vũ bão của thị trường truyền thông. Thời kỳ của truyền thông đại chúng - lãng phí và áp đặt – đang nhanh chóng qua đi. Ngân sách dành cho truyền thông đại chúng nên được cắt giảm, đặc biệt là quảng cáo truyền hình. Ngày càng ít người xem truyền hình, thời gian xuất hiện quá gắn để có được hiệu quả.

Nếu 1 quốc gia chỉ có 1 vài đài truyền hình, đài phát thanh và 1 vài đầu báo, thì markeing đại chúng sẽ mang lại nhiều hiệu quả. Với 1 đầt nước, Hoa Kì là 1 ví dụ, có hàng ngàn đài truyền hình và phát thanh, thu hút sự chú ý của công chúng bằng các phương tiện truyền thông đại chúng là rất xa xỉ

Trong đó có một số ít kênh có hiệu quả tương đối như giải bowling Super Bowl hay thế vận hội Olympics thế giới.

Hỏi:  Các công ty quảng cáo phải làm gì để góp phần nâng cao hiệu quả của những hoạt động truyền thông đại chúng?

Kotler: Đã từ lâu, các công ty quảng cáo không còn chỉ làm 1 việc duy nhất là thực hiện các mẫu quảng cáo và chọn phương tiện truyền thông. Ngày nay, họ buộc phải động não để tạo ra nhiều phương pháp truyền thông khác nhau. Một công ty quảng cáo thông minh là một công ty cung cấp dịch vụ trọn gói cho khách hàng. Họ phải làm việc với khách hàng để chọn ra thông điệp phương tiện truyền thông tốt nhất, các phương tiện này có thể là quảng cáo, thông cáo báo chí, sự kiện, khuyến mãi, tài trợ, gửi thư trực tiếp, gửi thư điện tử hoặc bán hàng qua điện thoại.

Một vài công ty quảng cáo đã liên kết lại với nhau nhằm nâng cao năng lực phục vụ của mình. Mỗi công ty sẽ chuyên về một lĩnh vực và tạo thành một tập đoàn truyền thông hùng mạnh.

Ogilvy, một trong những tập đoàn truyền thông lớn nhất thế giới, gọi hệ thống của nó là “dàn nhạc Ogilvy” và hứa hẹn sẽ cung cấp giải pháp truyền thông tích hợp cho thị trường.

Tuy nhiên, trên thực tế, nguồn thu chủ yếu của tập đoàn này cũng được tạo ra từ những dịch vụ quảng cáo. Do đó, một câu hỏi được đặt ra là: “những tập đoàn truyền thông này có đủ khách quan khi đưa ra bản kế hoạch truyền thông tích hợp cho khách hàng?”

Tuy nhiên, Những công ty đi quảng cáo cũng đòi hỏi việc nâng cao hiệu quả của hoạt động truyền thông. Ngoài quảng cáo ra, họ cũng muốn đầu tư nhiều hơn vào marketing trực tiếp, PR, và các công cụ chiêu thị mới hơn. Do đó, các công ty quảng cáo phải nhanh chóng thay đổi định vị, từ công ty quảng cáo thành công ty truyền thông.

Hỏi: Như vậy, hạn chế lớn nhất của truyền thống là gì? 

Kotler: Quảng cáo truyền thống gần như chỉ là một hoạt động truyền thông đơn chiều. Ngày nay, công ty phải thông minh hơn khi thiết lập một kênh truyền thông, nó phải chứa đựng một kênh giao tiếp đa chiều giữa thương hiệu với khách hàng hiện tại cũng như tiềm năng của nó.

Hỏi: Internet sẽ trở thành phương tiện truyền thông hiệu quả?

Kotler: Cách đây vài năm, Giám đốc điều hành của P&G cho biết rằng, họ sẽ chuyển 1 phần lớn  ngân sách quảng cáo sang đầu tư vào lĩnh vực Internet nếu như họ tìm thấy được phương pháp quảng cáo trên Internet hiệu quả. Tuy nhiên, cho đến nay, kênh truyền thông này vẫn chưa thật sự mang lại nhiều hiệu quả.

Trên Internet, phương pháp được cho là hiệu quả nhất là các banner liên kết, nhưng xác suất được nhấp chuột chỉ vào khoảng 1%. Các công ty đi quảng cáo cũng chú ý vào những trang web phổ biến với lượng truy cập nhiều và công cụ của họ là pup-up, tuy nhiên cách này được đánh giá là khá rủi ro về mặt luật pháp và người truy cập cũng có thể sủ dụng phần mềm khoá pop-up.

Google cũng đã phát triển phương pháp quảng cáo mới trên công cụ tìm kiếm của mình. Ví dụ, sau khi gõ “BMW” vào thanh tìm kiếm của Google, bên góc phải của cửa sổ kết quả sẽ trình bày link quảng cáo của BMW. Dĩ nhiên, BMW cũng có thể biết được nó ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh hay không. Tuy nhiên, đa số cho rằng còn quá sớm để có thể đưa ra nhận định về hiệu quả cũng như tính phổ biến của nó.

Hỏi: Để thu hút sự chú ý của công chúng, chúng ta cẩn phải làm gì

Kotler: Lịch sử huy hoàng của các chương trình tuyền hình sẽ không còn lặp lại, sẽ không còn cảnh hàng triệu khán giả dán mắt vào truyền hình mỗi tối. Các công ty quảng cáo cần phải suy nghĩ.

Ngày nay, có 3 cách để truyền thông đại chúng hiệu quả:

Cách 1: Quảng cáo đổ bộ: Quảng cáo trên tất cả các phương tiện trong cùng 1 khoảng thời gian.

Cách 2: Tài trợ Sự kiện: World Cup, Olympics là 2 trong số những chương trình có thể thu hút hàng tỷ người hâm mộ trên toàn thế giới.

Cách 3: Xây dựng một cơ sở dữ liệu khổng lồ: trong đó chứa đựng thông tin chi tiết của khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng.

Hỏi: Một số chuyên gia kêu gọi doanh nghiệp nên tăng ngân sách cho hoạt động PR, ý kiến của ông như thế nào?

Kotler: Tôi đồng ý. Quảng cáo đã bị lạm dụng quá mức trong thời gian qua, đặc biệt là quảng cáo đại chúng và PR vẫn chưa được chú ý nhiều. Nó bao gồm nhiều công cụ viết tắt là PENCILS: PR, sự kiện (Events), tin tức (News), hoạt động cộng đồng (Community involvement), công cụ nhận dạng (Identity tools), vận động hành lang (Lobbying) và đầu tư xã hội (Social investments).

Khi khách hàng thấy một mẫu quảng cáo, họ biết đó là quảng  cáo và tìm cách dẹp nó đi. PR sẽ cung cấp giải pháp hoàn hảo để mang thông điệp quảng cáo vào tâm trí của khách hàng.

Hơn nữa, khách hàng sẽ cảm thấy thông điệp đó đáng tin hơn. PR còn là một công cụ tốt để lan truyền thông tin về một sản phẩm mới hay một dịch mới nào đó. Nếu có nhiếu quan tâm về PR, bạn có thể tim đọc quyển sách của Al Rise: “ The Fall of Advertising and the Rise of PR”.

Nguồn: Sưu tầm

Chuyên viên tổ chức sự kiện.

 Dịch vụ kinh doanh ngày càng đa dạng đang cung cấp nhiều cơ hội nghề nghiệp mới để bạn trẻ lựa chọn. Trong vài năm gần đây, tại Việt Nam xuất hiện một nghề mới, khá hấp dẫn: Chuyên viên tổ chức sự kiện (Event Specialist). Họ làm việc tại các công ty giao tế công cộng (Public Relations) hoặc các công ty quảng cáo, triển lãm hội chợ hay nói chung là các công ty tổ chức sự kiện (Event Management).

Tổ chức sự kiện là gì?

Những người ái mộ cô đào kiêm ca sĩ nổi tiếng Jennifer Lopez hẳn đã xem một vai diễn của cô trong phim hài tình cảm “Người tổ chức đám cưới”. Trong phim, cô thủ vai một nhà tổ chức đám cưới chuyên nghiệp, rất tài tình trong việc biến các đám cưới thành những sự kiện hoàn hảo và lãng mạn cho các cặp tình nhân. Thực ra, bạn cũng có thể bắt đầu một nghề nghiệp như vai diễn của Jennifer Lopez.

Những công ty tổ chức sự kiện ở Việt Nam hiện nay cũng làm cả những công việc như thế. Khi nói đến tổ chức sự kiện, người ta thường nghĩ đến công tác tổ chức các sự kiện quy mô như Thế vận hội Olympics, World Cup, SEA Games, Lễ trao giải điện ảnh Oscar hoặc Lễ hội Sài Gòn 300 năm, Festival Huế. Trên thực tế, dịch vụ này rất đa dạng, từ việc sắp xếp tổ chức một hội chợ triển lãm, hội thảo chuyên đề, lễ động thổ, lễ khánh thành, đến các buổi tiệc chiêu đãi, họp mặt đại lý, ra mắt sản phẩm và nhiều hoạt động khác.

Rất nhiều công ty, đặc biệt là các tập đoàn lớn nước ngoài, xem việc quảng bá thương hiệu và tên tuổi công ty thông qua các hoạt động tổ chức sự kiện là một công cụ cần thiết và hiệu quả để thực hiện chiến lược kinh doanh và tiếp thị của mình. Chẳng hạn, mới đây hãng nước ngọt Coca Cola sẵn sàng bỏ ra một khoản ngân sách lớn để vận động và tổ chức đưa Cúp vàng FIFA đến với người hâm mộ Việt Nam. Hay như một tập đoàn xe hơi nổi tiếng dám chi vài chục ngàn đô-la Mỹ chỉ để giới thiệu một loại xe hơi mới. Còn một công ty máy in thì "chơi đẹp" bằng cách mời cả ngàn khách hàng và đại lý của mình vui chơi cả ngày tại Saigon Water Park.

Nhà tổ chức chuyên nghiệp

Việc chuẩn bị và tổ chức một sự kiện cần rất nhiều thời gian, sức người và hiểu biết chuyên môn. Do vậy, các công ty không thể tự đứng ra lo toan mọi chuyện mà họ phải nhờ đến dịch vụ bên ngoài. Gần đây, một loạt các công ty cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp đã hình thành và phát triển tại Việt Nam nhằm đáp ứng nhu cầu này.

Dịch vụ tổ chức sự kiện thông thường được cung cấp theo hình thức trọn gói (package service). Ví dụ, khi một khách hàng cần tổ chức buổi ra mắt sản phẩm mới, công ty dịch vụ sẽ thực hiện hàng loạt công việc như: chọn thời gian và địa điểm tổ chức thích hợp; xin giấy phép; thiết kế, in ấn và gửi thiệp mời; thiết kế và trang trí toàn cảnh khu vực tổ chức; thuê đơn vị dàn dựng âm thanh, ánh sáng; chọn thực đơn và nước uống; thuê xe đưa rước (nếu địa điểm ở xa); cung cấp tiếp tân và người dẫn chương trình; thuê người mẫu, ca sĩ, ban nhạc cho chương trình giải trí và nhiều công tác tùy chọn khác theo yêu cầu của khách hàng.

Đỗ Li Ly, một Việt kiều Úc hiện là Giám đốc điều hành Công ty Metan, cho biết công việc này mới nghe có vẻ đơn giản, nhưng bắt tay vào làm thì quả là không đơn giản chút nào. Cô giải thích: "Mỗi công đoạn đều cần phải bàn tính và cân nhắc kỹ, chẳng hạn phải chọn địa điểm sao cho phù hợp với tính chất chương trình, đối tượng khách mời, thời tiết và cả theo "gu" của khách hàng nữa! Ý tưởng thiết kế phải mới lạ, độc đáo, truyền đạt được thông điệp chính của chương trình.

Thức ăn, nước uống nên theo "Tây" hay "ta", tiệc đứng hay ngồi. Người dẫn chương trình nên là nam hay nữ, hoạt náo dữ dội hay chửng chạc, lịch lãm. Ca sĩ phải hát hay hay chỉ cần... đẹp... tất cả những chuyện tưởng nhỏ như vậy cũng phải thực hiện một cách hoàn hảo". Thường thì các khách hàng của công ty không muốn tiết lộ thông tin về sự kiện sắp xảy ra sớm vì nhiều lý do khác nhau. Do vậy, công việc đến tay đơn vị tổ chức rất trễ, có khi chỉ vài ba ngày trước sự kiện.

Trong lần tổ chức đón Cúp vàng thế giới FIFA đến Việt Nam vào tháng 1-2002 do hãng Coca Cola tài trợ, Metan, đơn vị trúng thầu, cho biết họ phải vật lộn với một lượng công việc khổng lồ chỉ trong vòng 10 ngày, gồm biên tập chương trình, lập kế hoạch triển khai, xin nhiều loại giấy phép khác nhau, chọn tuyến đường diễu hành, thuê địa điểm tổ chức giao lưu, chuẩn bị công tác hộ tống và bảo vệ, mời ca sĩ và nghệ sĩ nổi tiếng giao lưu... Đây là một nghề rất phù hợp với các bạn trẻ thích sáng tạo và năng động.

Theo một chuyên viên tổ chức sự kiện có kinh nghiệm, ứng viên cần phải có "cái đầu", "đôi tay", "đôi vai" và "trái tim". Có cái đầu để bạn có thể hoạch ịch, sắp xếp công việc một cách hiệu quả. Có đôi tay bạn sẽ làm nhiều loại công việc khác nhau. Có đôi vai để gánh vác áp lực công việc. Đặc biệt, chỉ với trái tim nhiệt thành, bạn mới có thể tận tụy với công việc của mình. Và dĩ nhiên, bạn phải là người có kiến thức và quan hệ rộng rãi. Bạn có thể tốt nghiệp đại học ở nhiều ngành khác nhau nhưng để vào nghề tổ chức sự kiện, bạn cần thể hiện rõ tính tháo vát và kiên nhẫn.

Nguồn: Sưu tập

Đánh giá hiệu quả PR và kinh doanh từ sự kiện

(MPA) - Đo lường tác động của một sự kiện đối với hiệu quả PR là việc làm tương đối khó. Không giống như các hình thức quảng cáo khác, hiệu quả được xem xét dưới khía cạnh tác động của nó với động thái, hành vi tiêu dùng của khách hàng, sự kiện thường liên quan nhiều đến cộng đồng. Do vậy sẽ rất khó dự đoán được thông điệp về sự kiện có được các phương tiện thông tin đại chúng đề cập đến hay không, và nếu có, nó sẽ xuất hiện như thế nào trước công chúng. Tuy nhiên, việc đánh giá hiệu qủa có thể tạm tiến hành theo hai tiêu chí sau: Đánh giá tần số xuất hiện: Có bao nhiêu bài báo nhắc đến sự kiện? Bao nhiêu lần đại diện công ty trả lời phỏng vấn về sự kiện trên các phương tiện truyền thông? Đánh giá hiệu quả thiết thực: Có tạo được thay đổi nào về hình ảnh công ty hoặc sản phẩm đối với công chúng không? (ví dụ: số lượng người tham gia bình chọn, dùng thử, tiếp tục mua thêm sản phẩm…) Mục đích chính của các doanh nghiệp vẫn là tạo ra lợi nhuận từ việc kinh doanh sản phẩm. Vì vậy, việc xây dựng hay khuếch trương thương hiệu thông qua các sự kiện, xét cho cùng, cũng chỉ là một bước trong chiến lược quảng bá. Dù xuất hiện dưới hình thức nào, hỗ trợ phát trien thể thao, đề cao văn hóa hay tinh thần thiện nguyện, thì tác động sau sự kiện đó đối với hiệu quả kinh doanh cũng cần đặc biệt lưu tâm. Những sai lầm nào nên tránh trước khi quyết định tạo ra hoặc tài trợ cho sự kiện để có được hiệu quả? Theo Sergio Zyman, nguyên Giám đốc marketing toàn cầu của Coca-Cola, người sáng lập Zyman Marketing Group, những sai lầm đó bao gồm: 1. Không biết lý do tài trợ: Nhiều công ty bỏ chi phí để tài trợ một sự kiện không liên quan chỉ vì họ quen làm vậy hoặc vì các đối thủ khác đều tài trợ. Đổi lại, logo của họ chỉ được xuất hiện trên bảng quảng cáo ở những nơi mà khách hàng mục tiêu ít lui tới. Điển hình cho sai lầm này là một công ty sản xuất dầu ăn tham gia tài trợ cho một giải bóng đá. 2. Không biết sẽ đạt được điều gì từ sự kiện: Tạo ra hoặc tài trợ một sự kiện không phải để “lòe” thiên hạ, hoặc nhận được vài tấm vé vào cửa miễn phí. Các doanh nghiệp cần đánh giá hiệu quả dựa trên bao nhiêu cơ hội kinh doanh, bao nhiêu khách hàng mục tiêu sẽ chú ý đến sự kiện của mình. Ở bài học này, ví dụ điển hình là công ty sản xuất dầu ăn khi tài trợ hoặc tổ chưc một cuộc thi nấu ăn sẽ thu hút được rất nhiều sự quan tâm của những người nội trợ - đối tượng khách hàng mục tiêu của sản phẩm. 3. Quá nhượng bộ với đơn vị hợp tác tổ chức sự kiện: Đôi khi, các nhà kinh doanh nhượng bộ đơn vị hợp tác tổ chức sự kiện một cách thái quá, dẫn đến việc đi ngược lại đường lối kinh doanh hoặc hình ảnh của thương hiệu mình. Cần nhớ rằng họ chỉ hợp tác với bạn để tổ chức sự kiện cho thật tốt, họ không quan tâm đến hiệu quả kinh doanh của bạn, chính bạn phải chịu trách nhiệm đo lường việc đó. 4. Không tập trung chú ý vào lợi nhuận từ việc đầu tư cho sự kiện: Mục đích tối hậu của sự kiện, cũng như tất cả các hình thức PR khác là bán được nhiều hàng hơn cho nhiều người hơn, thường xuyên hơn hoặc với giá cao hơn. Kết thúc một sự kiện, bạn luôn cần một bảng báo cáo doanh số bán hàng để biết được chi phí bỏ ra có thực sự đem lại hiệu quả kinh doanh không.  Nguồn: Sưu tập

Xây dựng hình ảnh và thương hiệu thông qua hoạt động PR

 Ngày nay, có khá nhiều doanh nghiệp Việt Nam thực sự quan tâm và đầu tư hoạt động marketing để xây dựng hình ảnh của doanh nghiệp và thương hiệu cho sản phẩm. Một trong những công cụ marketing được sử dụng là hoạt động PR.

Đề cập đến quan hệ công chúng, thường chúng ta hay nghĩ đến khía cạnh rộng là xây dựng mối quan hệ công chúng với doanh nghiệp và giúp cho công chúng biết đến doanh nghiệp. Hoạt động PR nhằm làm cho khách hàng hiểu rõ tôn chỉ và các giá trị mà doanh nghiệp hướng tới, củng cố niềm tin khách hàng, giúp doanh nghiệp xử lý khi gặp khủng hoảng. Đặc biệt, nếu biết cách khai thác đúng thời điểm thì trong một số tình huống hoạt động PR sẽ góp phần xây dựng hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp đối với công chúng đạt hiệu quả cao. Chẳng hạn, để thu hút nhà đầu tư, một số doanh nghiệp trước khi niêm yết trên thị trường chứng khoán đã sử dụng công cụ PR giới thiệu hoạt động của doanh nghiệp đến với công chúng. Có thể xem đây là một trong những cơ hội để mang hình ảnh của doanh nghiệp đến với nhà đầu tư và công chúng góp phần gia tăng giá trị cho doanh nghiệp. Bài viết này cũng nhằm giới thiệu hoạt động xây dựng hình ảnh của công ty và thương hiệu đối với nhà đầu tư nói riêng và công chúng nói chung thông qua hoạt động PR.

Bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng vậy, trước khi quyết tâm thực hiện một chiến lược hay một kế hoạch đều phải xác định mục tiêu và phương pháp để thực hiện. Có nhiều hướng đi để đạt đến một mục tiêu nào đó bởi vậy quan trọng là biết chọn hướng đi “với cùng một chi phí nhưng hiệu quả cao hơn”. Khi một doanh nghiệp chuẩn bị niêm yết trên thị trường chứng khoán thì một trong những mục tiêu của họ là mong muốn được nhiều nhà đầu tư quan tâm và được công chúng biết đến thương hiệu nhiều hơn để hy vọng giá cổ phiếu thị trường cao hơn mệnh giá. Ngược lại, đối với nhà đầu tư chỉ chấp nhận trả cho một cổ phiếu với giá cao hơn thì họ đang kỳ vọng vào thương hiệu sẽ mang lại cổ tức cao và giá trị cổ phiếu tăng hơn so với giá hiện tại. Một thương hiệu được đánh giá là mạnh khi có nhiều người biết đến với những nhận thức tích cực và sự trung thành đối với thương hiệu thông qua sự quan tâm và sử dụng thường xuyên sản phẩm của doanh nghiệp. Doanh nghiệp xây dựng được thương hiệu mạnh thì không chỉ nâng được uy tín và vị thế của mình mà giúp cho công ty có cơ hội mang lại lợi nhuận cao hơn bởi khách hàng sẵn sàng trả ở mức giá cao hơn cho thương hiệu nổi tiếng, cho sự an tâm về chất lượng và đẳng cấp sản phẩm trên thị trường. Chính thương hiệu là tài sản của công ty nên doanh nghiệp cần đầu tư xây dựng, cần bảo vệ và nuôi dưỡng nó để tạo nên giá trị lâu dài. Thương hiệu được phát triển thì hình ảnh của công ty quản lý thương hiệu đó cũng được đánh giá cao. Giữa hình ảnh của công ty (cooperate image) và thương hiệu (brand) có mối quan hệ chặt chẽ bổ sung cho nhau. Vì vậy, tất cả các chương trình xây dựng hình ảnh của công ty cũng như xây dựng thương hiệu cho sản phẩm cần được hoạch định một cách rõ ràng trong chiến lược kinh doanh của công ty.

Bằng cách nào để xây dựng hình ảnh của công ty và thương hiệu đến với công chúng? Hiện nay cả nước có trên 200.000 doanh nghiệp, có thể xem đây là cơ hội rất lớn để khai thác hoạt động kinh doanh, bởi xét trong một quan hệ nhất định nào đó của mỗi doanh nghiệp có thể có liên quan với nhiều doanh nghiệp khác, nhưng làm sao để các doanh nghiệp, nhà đầu tư và công chúng phải biết đến công ty của mình? Quảng cáo có thể là một cách, nhưng trong thời đại thông tin ngày nay, quảng cáo tràn ngập khắp nơi và công chúng có thể không còn quan tâm nhiều đến quảng cáo. Một trong những cách tốt nhất để tiếp cận đến khách hàng là hoạt động PR. Quan hệ công chúng dễ chiếm được lòng tin của công chúng hơn là quảng cáo bởi khách hàng thường hay tin vào những mẩu tin, bài viết trên báo hay phóng sự. Như vậy, những thông điệp nào sẽ được đăng tải? Mới mẻ và hấp dẫn, hay có thể nói là “nóng” thì khả năng lôi cuốn sự chú ý của nhà đầu tư nhiều hơn, đồng thời dễ dàng thu hút sự quan tâm của giới báo chí. Tuy nhiên, có thể nhìn thấy rằng khuynh hướng chung các công ty chuẩn bị tham gia thị trường chứng khoán hoặc OTC, thông tin được đăng tải phần lớn là nhấn mạnh đến tăng vốn để đầu tư mở rộng quy mô sản xuất, hoặc công bố nhà đầu tư chiến lược. Một trong những lý do mà các doanh nghiệp không thể cung cấp thông tin chi tiết và cụ thể được là vì một chiến lược kinh doanh có thể thay đổi để đáp ứng và bắt kịp nhu cầu thị trường. Trong khi đó, đối với công chúng thì họ luôn mong đợi được cung cấp thông tin chi tiết và đầy đủ để có cơ sở và niềm tin quyết định lựa chọn đầu tư vào thương hiệu được xem là có khả năng sinh lời. Vậy bằng cách nào? Hoạt động PR có thể vừa đáp ứng yêu cầu của công chúng lại vừa đảm bảo đạt mục tiêu của doanh nghiệp. Đăng tải thông tin theo từng giai đoạn sẽ góp phần thu hút ngày càng nhiều sự quan tâm và tăng niềm tin của công chúng. Hai biến số - thông tin và thời gian (Thông tin gì? Khi nào đăng?) phải được hóa giải cho bài toán này. Nhưng điều đáng lưu ý để xây dựng niềm tin với nhà đầu tư và công chúng thì thông tin phải thể hiện rõ quyết tâm cam kết của doanh nghiệp.

Xây dựng thông điệp để đăng tải trên phương tiện truyền thông nào cũng cần phải phân tích và cân nhắc kỹ lưỡng vì nó tác động trực tiếp đến hiệu quả của hoạt động PR. Một số các kênh thông tin thường được sử dụng như họp báo, tổ chức sự kiện, trả lời phỏng vấn,… Tùy vào đối tượng mà doanh nghiệp muốn nhắm đến sẽ quyết định việc lựa chọn kênh thông tin thích hợp. Xác định đúng lúc với đủ liều lượng - tần suất các thông điệp được đăng tải sẽ tối đa hiệu quả của PR. Thực tế hiện nay, có rất nhiều công ty khi xây dựng chiến lược kinh doanh đã quan tâm đến các hình thức tài trợ nhằm tạo cơ hội nâng cao hình ảnh của công ty và quảng bá thương hiệu. Tài trợ cho các dự án chăm sóc sức khỏe và vệ sinh cộng đồng của Unilever, là nhằm tăng giá trị hình ảnh của công ty đối với công chúng. Hoạt động tài trợ chương trình “Rồng vàng” của nhãn hiệu Dove, Sunsilk, Omo hoặc Twister với “Nốt nhạc vui”, Poca với “Chung sức”, Tide đồng hành cùng “Trúc xanh”, chương trình “Những người bạn nhỏ” gắn liền với nhãn hiệu sữa “Ô-Yes” của Nutifood, tất cả cũng nhằm vào một trong những mục tiêu chung là góp phần tăng doanh số bán hàng.

Rõ ràng hoạt động PR để xây dựng hình ảnh của công ty và thương hiệu cho sản phẩm không mang tính nhất thời, bột phát, mà mang tính nhất quán lâu dài. Bởi phải xây dựng và gìn giữ hình ảnh của thương hiệu thì mới tranh thủ được lòng tin của công chúng. Đối với doanh nghiệp chỉ nhìn hoạt động PR trong ngắn hạn, chẳng hạn trước khi chuẩn bị niêm yết trên thị trường chứng khoán thực hiện chiến lược PR với mục đích là mong đợi giá cổ phiếu tăng cao, tìm cách “thổi phồng” thông tin nhằm thu hút sự quan tâm nhà đầu tư, thì khi chính thức giao dịch giá trị cổ phiếu sẽ bị rớt về với giá trị thực, hậu quả công chúng mất niềm tin, quay lưng hoặc tẩy chay thương hiệu. Một trong những nguyên tắc cơ bản của PR là phải thể hiện trách nhiệm của doanh nghiệp đối với người tiêu dùng, khách hàng và cộng đồng.

Nguồn: Sưu tầm

10 nguyên tắc cơ bản của PR

Như các định nghĩa đã đề ra, kết quả các hoạt động PR về cơ bản phải là những hành vi thực tế của tổ chức và hiệu ứng từ những hành vi đó với công chúng. Vì vậy, trong số các chức danh khác nhau đang được sử dụng dành cho vai trò, chức năng của PR là quản trị truyền thông (hoặc thỉnh thoảng là quản trị truyền thông chiến lược), quản trị danh tiếng và quản trị quan hệ. Khi phác họa những chức năng đó, Fraser, Hiệp Hội PR Canada, cho biết tất cả đều là chức năng quản trị.

Chúng ta có thể mô tả các chức năng và vai trò Nghề PR qua 10 nguyên tắc cơ bản sau:

    1. PR liên quan đến thực tế, không gian dối. Các chương trình định sẳn cho phép đặt lợi ích công chúng lên hàng đầu là những chính sách cơ bản của PR (Diễn giải: PR liên quan thực tế chứ không phải tưởng tượng).

    2. PR là ngành hướng đến dịch vụ trong đó các lợi ích công chúng, không phải tưởng thưởng cá nhân được đặt lên hàng đầu (diễn giải: PR là dịch vụ công chúng chứ không phải cá nhân).

    3. Chuyên gia PR phải đi vào thực tế công chúng để tìm kiếm các chương trình và chính sách, lợi ích công chúng là tiêu chuẩn trung tâm trong đó chuyên gia PR phải lựa chọn những chính sách và chưong trình. (Chuyên gia PR phải có quyết tâm từ chối với khách hàng hoặc từ chối những chương trình dối trá).

    4. Bởi vì chuyên gia PR tiếp cận với nhiều công chúng thông qua các phương tiện truyền thông đại chúng, là kênh truyền thông công cộng, Tính trung thực của các kênh đó cần được bảo vệ (Chuyên gia PR không bao giờ lừa dối với báo chí, rõ ràng hoặc ẩn ý).

    5. Bởi vì chuyên gia PR là trung gian giữa một tổ chức với các công chúng, họ phải giao tiếp hiệu quả - truyền đạt thông tin qua lại giữa các bên cho đến khi đạt được sự thấu hiểu (chuyên gia PR có lẽ là những nhân viên kiểm tra đầu tiên).

    6. Để tiến hành giao tiếp hai chiều và trở thành một nhà truyền thông có trách nhiệm, chuyên gia PR phải sử dụng quan điểm công chúng khoa học nghiên cứu rộng rãi (PR không thể là một trò chơi dự đoán).

    7. Để hiểu rõ những gì công chúng diễn đạt và tiếp xúc một cách hiệu quả, chuyên gia PR phải ứng dụng các môn khoa học xã hội – tâm lý học, xã hội học, tâm lý xã hội, quan điểm công chúng, nghiên cứu truyền thông và ngữ nghĩa (Trực giác không đủ).

    8. Bởi vì nhiều người thực hiện nghiên cứu PR, chuyên gia PR phải thích nghi với công việc của những người khác, liên quan đến môn học bao gồm học những lý thuyết và những lý thuyết tâm lý khác, xã hội học, khoa học chính trị, kinh tế và lịch sử (Lĩnh vực PR đòi hỏi ứng dụng nhiều môn khoa học khác nhau).

    9. Chuyên gia PR bắt buộc giải thích vấn đề với công chúng trước khi những vấn đề trở thành khủng hoảng. (chuyên gia PR phải cảnh báo và tư vấn, vì vậy công chúng sẽ không bị ngạc nhiên.

    10. Chuyên gia PR phải được đánh giá bởi một tiêu chuẩn: Hành vi đạo đức. (một chuyên gia chỉ được tốt như họ đáng hưởng)

Nguồn: Sưu tầm