Chia sẻ của"cô nàng 9x" - chuyên gia tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện đã sớm trở thành một gạch đầu dòng thuộc hàng top định hướng nghề nghiệp sau này của các teen. Nhiều cô bạn, cậu bạn không được đào tạo bài bản, tất cả kinh nghiệm đều tích lũy từ những chương trình ở trường cấp 3, đại học, nhưng lại rất rất thành công trong công việc này. Cô bạn Diệu Linh mà chúng tớ muốn giới thiệu là một điển hình của thế hệ teen năng động, tự tin, trưởng thành từ những sự kiện cấp trường lớp.

- Xin chào Linh, điều gì đã đưa đẩy bạn đến với công việc tổ chức sự kiện vậy?

- Tớ đến với công việc tổ chức sự kiện cũng rất tình cờ: Cách đây 5 năm, trường cấp 3 của tớ có truyền thống các lớp 11 chuyên Anh hàng năm sẽ tổ chức một dạ hội cho học sinh toàn trường. Năm đó đến lượt lớp tớ, và tớ đã nhận vị trí Trưởng nhóm Nội dung. Đứng từ vị trí người nghĩ ra nội dung cho chương trình, tớ đã bắt đầu nhận thấy tổ chức sự kiện là một công việc rất hay ho và phù hợp với mình. Tớ thích cách tư duy logic, vừa bao quát vừa chi tiết tỉ mỉ của người tổ chức, thích hoạt động nhóm, thích được góp sức thực hiện một chương trình thành công. Thế nên cứ mỗi khi thấy thời gian trống và có cơ hội là tớ lại tranh thủ “chộp” lấy ngay một sự kiện để tham gia, và cũng hi vọng có thể theo đuổi công việc này như nghề nghiệp chính của mình.

Diệu Linh, cô nàng "chuyên gia tổ chức sự kiện".

- Linh hình dung như thế nào về công việc tổ chức sự kiện?

- Theo kinh nghiệm của tớ, công việc tổ chức sự kiện cũng không khó hình dung lắm đâu!

Bước 1: Hình thành ý tưởng nội dung cơ bản cho chương trình, chốt danh sách đội làm chính (thường chỉ có 4 – 5 người); Bước 2: Lên kế hoạch cụ thể cho sự kiện, các kế hoạch của từng nhóm nhỏ như kế hoạch truyền thông, đối ngoại, hậu cần, kỹ thuật…; Bước 3: Chuẩn bị: xin tài trợ, truyền thông quảng bá, tập luyện (đối với chương trình nghệ thuật); Bước 4: Chạy chương trình; Bước 5: Hậu sự kiện (gửi thư mời cám ơn nhà tài trợ, khách mời, báo chí…).

Mỗi chương trình sẽ có đặc điểm và khung thời gian chuẩn bị, thực hiện khác nhau, tuy nhiên đây là những bước cơ bản nhất mà tớ nghĩ chương trình nào cũng cần có.

- Những ngày đầu tiên tổ chức sự kiện bạn gặp những khó khăn, trở ngại gì?

- Khó khăn đầu tiên và lớn nhất chắc chắn là thiếu kinh nghiệm. Không có kinh nghiệm thì làm gì cũng thấy khoai. Việc phân chia nhóm tổ chức không hợp lý, công việc chồng chéo, nhiều lúc chạy không được suôn sẻ. Từng mảng cũng không được hiệu quả, như truyền thông còn ít chiêu trò hấp dẫn, đối ngoại chưa biết cách giao tiếp với doanh nghiệp, hậu cần thì chưa biết nhiều chỗ mua đồ giá cả phải chăng, kỹ thuật thì không biết sử dụng máy móc, không biết gì về các yêu cầu kỹ thuật cho một chương trình.

Khó khăn thứ hai là tầm nhìn khi đó còn hạn hẹp, nên nhiều lúc quyết định còn có phần trẻ con, suy nghĩ chưa sâu, chưa biết tính toán trước sau. Cũng may là tớ bắt đầu với những sự kiện quy mô nhỏ như dạ hội cho học sinh, thế nên vừa làm vừa rút kinh nghiệm. Làm xong học hỏi được nhiều và cũng tăng thêm tự tin để làm đà cho các hoạt động tiếp theo nữa.

- Theo bạn thì điều quan trọng nhất trong công việc này là gì?

- Theo tớ, khi tổ chức một sự kiện có 3 yếu tố quan trọng ngang nhau, đó là: lòng đam mê, sự nhiệt tình và sự phù hợp với công việc. Với 2 yếu tố đam mê và nhiệt tình, bạn sẽ có động lực làm cho bằng được một sự kiện, còn yếu tố phù hợp sẽ giúp bạn làm một sự kiện thành công.

- Bạn thấy những sự kiện ở cấp 3 so với những sự kiện ở bậc ĐH khác nhau thế nào?

- Đối với những sự kiện tớ đã từng tổ chức thì có, vì hồi cấp 3 tớ chỉ tổ chức dạ hội với quy mô nhỏ thôi, lại chỉ diễn ra trong 1 buổi duy nhất, với mục đích “vui là chính” nên tinh thần cũng thoải mái. Khi lên đại học và tham gia tổ chức các cuộc thi, các chương trình nghệ thuật, quy mô được mở rộng ra rất nhiều, áp lực từ khán giả, người tham dự cũng lớn hơn. Yêu cầu về tính chuyên nghiệp, tính chính xác, tính logic của bộ máy tổ chức cũng cao hơn rất nhiều, và khả năng để xảy ra sai sót phải giảm xuống tối đa. Nói chung là phức tạp hơn nhiều.

- Nói về tổ chức sự kiện, bạn thích được tổ chức những sự kiện như thế nào (giải trí/giáo dục), tại sao?

- Thực ra chủ đề của sự kiện không phải cái tớ quan tâm hàng đầu. Giải trí hay giáo dục đều có cái hay riêng, yêu cầu và thử thách riêng, vì thế mà cũng hấp dẫn tớ theo một cách riêng. Cái tớ quan tâm nhiều hơn là những người mình sẽ làm việc cùng. Chính họ sẽ quyết định mình có làm được chương trình hay không, và gây ảnh hưởng nhiều nhất đến tâm lý của mình. Nếu gặp được những người cùng chí hướng và quyết tâm thì công việc sẽ suôn sẻ và đỡ căng thẳng hơn, còn khi ở trong một tập thể có nhiều mâu thuẫn, thiếu trách nhiệm, không cùng hướng đến một mục đích chung thì khó khăn sẽ tăng lên rất nhiều lần

"Mòn dép", cân não tại các sự kiện cấp trường lớp đã giúp Linh hình thành bản lĩnh trong công việc tổ chức sự kiện hiện nay.

- Sự kiện nào khiến bạn nhớ nhất?

- Tớ làm chưa đủ nhiều để có thể quên bất cứ sự kiện nào tớ từng tham gia. Mỗi sự kiện có một tầm ảnh hưởng riêng mà tớ luôn nhớ, nên khó có thể chọn cái nào đáng nhớ nhất. Chương trình dạ hội hồi cấp 3 đã đặt nền móng cho sở thích tổ chức sự kiện của tớ, cũng là thành công đầu tiên của tớ và các bạn cùng lớp ở vai trò người tổ chức sự kiện.

Cuộc thi Sinh Viên Năng Động là chương trình quy mô lớn đầu tiên tớ đứng ở vai trò “chủ trì”. Mặc dù quá trình trước chương trình có rất nhiều lỗi, nhưng đêm chung kết đã diễn ra rất suôn sẻ, và tớ đã học được rất nhiều về bản thân.

Dự án Ca nhạc & Kể chuyện Góc Phố Danh Vọng đánh dấu lần đầu tiên tớ thử sức với công việc truyền thông, với một chương trình giải trí và được làm việc với nhiều cô chú có chuyên môn trong giới nghệ thuật.

Festival tại Bỉ là một trải nghiệm về phong cách tổ chức sự kiện của các bạn trẻ ở nhiều nước trong khu vực châu Âu, cũng như về một lần được mang hình ảnh Việt Nam đến với bạn bè thế giới.

- Bạn học được gì từ những lần tổ chức sự kiện?

- Nếu đủ sức trải qua cả quá trình thực hiện một sự kiện, ắt hẳn bất cứ ai cũng sẽ học được điều gì đó cho mình. Với tớ, sau mỗi sự kiện, tớ lại thấy mình lớn lên và tự tin hơn rất nhiều.

Về kinh nghiệm, tớ học hỏi được về nhiều mặt trong quá trình tổ chức một sự kiện, như biết 1 ít về truyền thông, đối ngoại này, hay rút ra được mô hình hoạt động hiệu quả. Về bản thân, tớ thấy được nhiều điểm yếu, khiếm khuyết của mình hơn, cũng như học được nhiều điều tốt từ những người cùng làm việc với mình.

Theo tớ, công việc tổ chức sự kiện có thể dành cho bất cứ ai có lòng đam mê, nhiệt tình, tinh thần trách nhiệm cao, biết hợp tác với mọi người và không ngại khó ngại khổ, vì họ chính là những người đa-zi-năng, sẵn sàng cố gắng để hoàn thành công việc được giao kể cả khi họ chưa từng làm công việc đó bao giờ.

Linh tại Festival âm nhạc ở Bỉ.

- Bạn muốn dành lời khuyên gì cho những bạn trẻ thích tổ chức sự kiện?

- Nếu bạn đang ấp ủ tổ chức một sự kiện, hãy bắt đầu thật sớm và trân trọng từng ngày mình có thể dành cho nó.
Nếu bạn đang hoặc muốn tham gia một sự kiện, hãy xác định mình cần đóng góp toàn tâm toàn ý cho công việc chung, xông xáo nhận việc và cần có trách nhiệm hoàn thành công việc đúng hẹn. Như thế thì việc thực hiện công việc của bạn và những người khác sẽ suôn sẻ hơn, và khi chương trình kết thúc, bạn mới có lí do chính đáng để vui mừng.

- Dự định sắp tới của bạn là gì vậy?

- Hiện tại, tớ đang hỗ trợ các em trong CLB thực hiện tiếp cuộc thi Sinh Viên Năng Động mùa tiếp theo, và đang tham gia tổ chức một dự án nghệ thuật nữa ngay sau Góc phố danh vọng. Chắc rằng 2 sự kiện này sẽ “chiếm” hết tâm ý của tớ từ giờ đến hết hè năm sau rồi, và tớ hi vọng cả 2 đều thành công. Tớ cũng đang tìm kiếm cơ hội để học thêm về tổ chức sự kiện, và mong rằng đây sẽ là công việc tương lai của mình .

Lý lịch trích chéo Tên cúng cơm: Đỗ Vũ Diệu LinhDOB: 16/04/1992 Sở thích: mèo Kinh nghiệm hoạt động:- Trưởng nhóm nội dung dạ hội Ice n’ Fire dành cho học sinh THPT Chuyên Hà Nội -Amsterdam và dạ hội When darkness turns to light - VA night. - Phó Chủ tịch CLB Sinh viên nghiên cứu khoa học (Young Researchers Club) - Đại học Ngoại thương. - Trưởng chương trình Sinh Viên Năng Động 2011 - chủ đề WTO (cuộc thi kiến thức kinh tế có quy mô toàn thành phố Hà Nội, với hơn 1000 bạn sinh viên đến từ 8 trường Đại học đăng ký dự thi). - Thành viên tổ chức Trại hè Tia chớp (Lightning Camp) - Trại hè 1 ngày dành cho học sinh cấp 2, cấp 3 và các bạn học sinh khiếm thính tổ chức tại làng cổ Đường Lâm. - Trưởng nhóm Truyền thông - dự án Ca nhạc & Kể chuyện Góc Phố Danh Vọng. - Tình nguyện viên festival âm nhạc Na Fir Bolg được tổ chức tại Bỉ năm 2012.

                                                                                                              Nguồn: Mii Kin

Để trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện

Nếu công việc tổ chức sự kiện được xem như là một giấc mơ bạn hằng mơ ước từ lâu mà bạn chưa thực hiện được, thì dưới đây là những bước cơ bản dẫn đến sự thành công cho công việc này.

1. Định giá kỹ năng hiện có của bạn

Trước khi bạn muốn rũ bỏ công việc hiện tại để trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện, việc cần làm trong lúc này là bạn phải đánh giá một cách trung thực những kỹ năng hiện có của bạn để bảo đảm cho việc bạn có thể thành công khi trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện hay không.

Một chuyên gia tổ chức sự kiện phải có óc tổ chức tốt, trí tưởng tượng phong phú và những kỹ năng giao tiếp xuất sắc. Công việc tổ chức sự kiện chủ yếu hướng về công chúng. Vì vậy, muốn trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện thành công thì phải biết lắng nghe những điều từ phía khách hàng muốn, phát triển mối quan hệ và đàm phán với khách hàng.

2. Học bằng cách nào

Hầu hết những tổ chức sự kiện đều có chung một đặc điểm như cách ăn uống, hình dáng thì giống những người làm nghệ thuật hay phát ngôn viên. Một chuyên gia tổ chức sự kiện là một người biết cách lôi kéo tất cả những thành phần ấy gắn lại với nhau.

Có nhiều nguồn thông tin tốt có thể giúp bạn học hỏi được nhiều điều bổ ích cho việc tổ chức sự kiện và sự trợ giúp của sân khấu cho việc tổ chức sự kiện bao gồm: chọn thời điểm, lựa chọn khách mời, khoản chi phí để thực hiện, đưa ra khoảng thời lượng chính xác, thiết lập kế hoạch làm việc, làm việc với những khách hàng nào và hội chợ tổ chức sự kiện. Nếu bạn muốn có kiến thức sâu về lĩnh vực này thì có nhiều trường cao đẳng đào tạo và mức học phí phù hợp với từng loại bằng cấp, chứng chỉ cho chuyên ngành này. Nếu bạn không muốn học ở trường mà cần phải có kiến thức chuyên sâu về lĩnh vực này thì vẫn có những quyển sách dạy về chương trình này.

3. Tự tạo kinh nghiệm trong tay

Con đường dễ học nhất về những bước đi đầy phức tạp này là thông qua kinh nghiệm cá nhân.

Làm việc và tổ chức vui chơi theo nhóm sẽ rất thuận lợi cho việc tìm kiếm những kinh nghiệm về óc tổ chức, bạn sẽ có lợi ích gấp bội bởi trong lúc này bạn đang miệt mài trau dồi những kỹ năng cho bạn. Đây cũng là một cách tốt để tạo ra mối quan hệ cộng đồng giúp bạn vun đắp cho công việc mới khi bạn đã sẵn sàng.

Cũng có thể bạn tự nguyện tham gia những tổ chức sự kiện tại công ty bạn đang làm việc. Nếu công ty của bạn có bộ phận PR, đây là một bộ phận ít nhân viên nhưng rất quan trọng, bạn nên đề nghị họ giúp đỡ. Thật tuyệt vời trong kế hoạch này bạn sẽ học hỏi một công việc mới trong lúc bạn bạn vẫn đang làm cái công việc cũ rích của mình.

4. Tự lập lên một chương trình

Chương trình này là môt sự tập hợp những điều nhỏ nhặt từ trong công việc của bạn, cùng với những tư liệu khác bạn có thể đưa ra cho nhà tuyển dụng xem. Chương trình này sẽ giúp bạn có thế mạnh hơn trong đơn xin việc, và nó chứng tỏ bạn có đầy đủ khả năng cho công việc này. Chương trình của bạn sẽ bao gồm những hình ảnh, những bài viết hấp dẫn và những thứ khác chứa đựng những dự định sắp tới.

Tài liệu cho chương trình của bạn có thể bạn thu thập từ bất cứ các chương trình tổ chức sự kiện nào hoặc từ những ý tưởng và những đề tài mà bạn chuẩn bị cho kế hoạch sắp tới. Nêu ra những hoạt động tốt nhất của bạn và đừng lo lắng về điều ấy. Mọi người sẽ tin tưởng bạn nếu bạn có nhiều ý tưởng nổi bật mặc dù chưa bộc lộ rõ.

5. Tập làm một chuyên gia tổ chức sự kiện thuê

Tập làm một chuyên gia tổ chức sự kiện thuê (thậm chí nếu bạn dự định mở ra cho mình một kế hoạch tổ chức sự kiện về kinh doanh) sẽ cho bạn một mối quan hệ vô giá chuẩn bị cho thành công trong tương lai. Những chuyên gia tổ chức hội thảo và hội nghị là những nhà lập kế hoạch cực nhanh tiến bộ trong nhiều năm. Bạn có thể học hỏi từ họ qua những tin tức.

Những công ty, những người thuê các chuyên gia tổ chức sự kiện bao gồm những khách sạn và các khu nghỉ mát, các tổ chức từ thiện, trung tâm hội nghị, các câu lạc bộ thể thao ngoài trời, và thậm chí cả những khu vui chơi giải trí như công viên.

Nhiều người làm việc bằng cách tổ chức các cuộc đi chơi như đi picnic và các cuộc hội nghị tại công ty họ làm việc. Bạn đều có thể tham gia.

6. Bắt đầu cho việc tổ chức sự kiện

Nếu bạn lên ý tưởng thực hiện một mình và sẽ kiếm được 100,000 USD trong một năm cũng như một chuyên gia tổ chức sự kiện thực thụ, thời gian này bạn quyết tâm hành động và có đủ kiều kiện cho một tổ chức sự kiện. Nhiều chuyên gia tổ chức sự kiện có nguồn gốc từ phía gia đình, có thế mạnh về lĩnh vực này thì cũng bắt đầu không dễ. Với sự dồi dào về thông tin, bạn có thể bắt đầu với công việc này, chắc chắn bạn sẽ đưa công việc tổ chức sự kiện của minh đi lên khá dễ dàng.

Khi bạn bắt đầu cho công việc của mình, bạn nên cân nhắc kỹ về hình thức tổ chức sự kiện nào mà bạn muốn lập kế hoạch. Nếu bạn có khả năng thu hút sự chú ý của công chúng thì bạn có thể tham gia các tổ chức từ thiện hoặc các lễ hội. Nếu bạn thích tổ chức chung theo một nhóm thì bạn có thể chọn tổ chức các cuộc họp,hội thảo hoặc tương tự như vậy. 

7. Phát triển mối quan hệ với khách hàng

Hầu hết các mối quan hệ đều quan trọng, bạn sẽ xây dựng một tổ chức sự kiện với những khách hàng của bạn. Đó là những công ty cung cấp các sản phẩm và các dịch vụ cho sự kiện như những người chủ khách sạn, những người buôn bán hoa, những công ty cung cấp trang thiết bị, khách sạn, nhà nhiếp ảnh…

Nghiên cứu thông tin từ mỗi nhà doanh nghiệp mà bạn tiếp xúc để đưa ra mức giá cả phù hợp cho việc tổ chức. Lịch sự và nhã nhặn với những nhân viên của họ. Luôn làm theo phần nào những ý tưởng của họ và không tiếc lời cảm ơn đến họ. Tạo ra mối quan hệ tốt bạn sẽ có được nhiều khách hàng từ việc người này sẽ giới thiệu cho người kia về ý tưởng của bạn.

Bạn có thể tiếp tục học hỏi và phát triển nó sau khi bạn đã thực sự trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện. Một trong những cách tốt nhất để thành công là tham gia vào các hoat động xã hội sẽ học hỏi được nhiều điều

Nguồn: Sưu tầm