Quy trình làm Event

1. Nhận thông tin từ khách hàng/cấp trên (Briefing)

Thông qua bước nhận Brief hay RFP (Request for proposal) từ cấp trên (đối với những người làm Event cho chính công ty mình(In house Event) hay Khách hàng (đối với Event Agency), người làm Event có được những thông tin cơ bản: Mục đích, lý do tổ chức sự kiện, thời gian, số lượng tham gia, đối tượng tham dự, các yêu cầu đối với Event... từ đó sẽ xác định được hướng đi cho công việc tổ chức sự kiện của mình.

2. Hình thành Concept và Theme

Concept là ý tưởng chủ đạo của một sự kiện, thường được người làm Event ví như "linh hồn của Event" cho nên bước hình thành Concept cho Event rất quan trọng. Sau khi đã có Concept, người ta sẽ phát triển được Theme (Chủ đề của Event), những hiệu ứng về phần nhìn như thiết kế sử dụng trong chương trình, việc trang trí, hoạt động của Event sao cho phù hợp với Concept đã định ra. Nói thêm về Theme, nếu Concept là "Linh hồn" thì Theme là "Diện mạo" của Event. Theme chi phối toàn bộ nội dung và các hoạt động ở Event. (Xem thêm bài Concept và Theme: Linh hồn của sự kiện)

Ví dụ Event ra mắt một nhãn hiệu nước giải khát dành cho teen, Concept có thể là "Luôn tràn đầy năng lượng sống", còn Theme thì phải thể hiện được ý tứ "Tràn đầy năng lượng"đó, có thể qua các gam màu rực rỡ trẻ trung, qua hình ảnh các chàng trai cô gái căng tràn sức sống trên backdrop, poster..., qua các trò chơi trong Event thật trẻ khỏe, năng động.

Để có được Concept và Theme, người ta phải dựa trên các thông tin về Đặc điểm sản phẩm, thông điệp của sản phẩm, văn hóa và hành vi tiêu dùng của khách hàng, và mục tiêu truyền thông của sự kiện. Quá trình cùng nhau ngồi phát triển các ý tưởng về Concept và Theme người ta gọi là Brainstorm.

3. Viết kế hoạch (Planning proposal)

Từ Concept, người ta phát triển ra nhiều Ý tưởng (Idea), tuy nhiên các Ý tưởng này phải xoay quanh ý tưởng chủ đạo là Concept. Và sau khi phát triển được các ý tưởng rồi thì người ta phác thảo kế hoạch (proposal) dựa trên Ý tưởng đó.Một Proposal tốt phải vẽ ra cho khách hàng/cấp trên bức tranh mang tính khả thi về việc thực hiện Event đó: Ý tưởng, mục tiêu, nội dung chương trình, quá trình thực hiện, kế hoạch truyền thông, cách thức đo lường hiệu quả... Bạn có thể đọc thêm bài viết hướng dẫn viết Proposal tại đây.

Để cho người đọc kế hoạch mường tượng được "mặt mũi" chương trình, thông thường phải có các thiết kế đi kèm: Bandrol, vé mời, phông sân khấu (backdrop), tờ rơi, phối cảnh sân khấu... Càng đầu tư cho phần thiết kế, kế hoạch của bạn càng hấp dẫn, dễ hình dung, dễ đi vào lòng người và cơ hội thắng thầu cao hơn (nhưng dĩ nhiên là bạn sẽ phải mất công hơn).

Một phần không thể thiếu nữa là lập Dự trù kinh phí (nếu làm cho công ty), hay Báo giá (làm cho khách hàng).

4. Thuyết trình kế hoạch (Proposal Presentation)

Sau khi đã có trong tay kế hoạch, các thiết kế và dự toán ngân sách cho Sự kiện, bạn bắt đầu cho bước Gặp khách hàng/Cấp trên để Present (thuyết trình) kế hoạch của mình. Thông qua việc thuyết trình, bạn phải làm cho người nghe hình dung được tiến trình thực hiện kế hoạch sẽ như thế nào, mức độ khả thi ra sao, một số khách hàng/cấp trên sẽ đòi hỏi bạn cho họ thấy được cơ sở đánh giá, đo lường hiệu quả mà sự kiện mang lại cho họ. Nếu Sự kiện mà bạn thuyết trình đáp ứng được mong đợi của họ, về yêu cầu tổ chức, mức độ khả thi, chi phí, họ sẽ chấp thuận cho bạn tiến hành.

5. Tổ chức triển khai (Execution)

Để tổ chức triển khai một kế hoạch, đầu tiên đòi hỏi bạn phải có nhân sự thực hiện. Nếu là người trong một công ty, bạn cần huy động Team/phòng ban của mình, nhờ sự hỗ trợ của phòng ban khác để thực hiện, đôi khi bạn còn phải thuê ngoài để có người hỗ trợ bạn thực hiện. Nếu ở một Agency, việc này hẳn đã có quy trình riêng và có những nhân sự được phân công phụ trách từng phần dựa trên chuyên môn của mình: Bộ phận Phụ trách khách hàng (Account), bộ phận Thiết kế (Design), Bộ phận Ý tưởng (Creative), Bộ phận Sản xuất (Production), Bộ phận Tài chánh (Finance), Bộ phận truyền thông đối ngoại (PR-Media)...

Người làm Event phải chu đáo và khắt khe trong từng công việc dù nhỏ nhất

Nhiệm vụ của bạn - một người quản lý dự án, cụ thể là quản lý chính Event này, là kết nối các bộ phận nhằm thực hiện thông suốt Sự kiện. Bạn sẽ phải lên các bảng mô tả, phân công công việc, (checklist), tiến độ (schedule) có các thời hạn (deadline) cụ thể... thật chi tiết và giám sát, đôn đốc công việc của từng bộ phận nhằm đảm bảo công tác chuẩn bị thật tốt.

Trước sự kiện (Pre-Event) sẽ có rất nhiều hạng mục cần phải tiến hành: Từ khảo sát địa điểm, xin giấy phép, thiết kế, sản xuất cho đến thuê nhân sự, giải trí văn nghệ, dàn dựng lắp đặt (set up), truyền thông cho chương trình, sắp xếp việc mời khách, phương tiện đi lại, (nếu có), tổng duyệt (rehearsal)... và bạn sẽ phải thật chu đáo và nghiêm túc để hoàn thành. Ngoài ra còn phải dự phòng các rủi ro, sự cố có thể xảy ra để có biện pháp ứng biến phù hợp nữa.

Trong sự kiện (At-Event), với vai trò Trưởng dự án, bạn sẽ là đầu não chỉ huy mọi hoạt động. Một người chỉ huy tốt sẽ biết cách vận hành guồng máy của mình suôn sẻ, đem lại một Event làm hài lòng người tham dự lẫn Công ty/Khách hàng.

Mọi việc như vậy chưa phải đã kết thúc mà có cả núi công việc cần giải quyết ngay sau Event (Post-Event): Ngay tại hiện trường, chúng ta sẽ phải thu dọn, bàn giao địa điểm cho chủ địa điểm, trả lại các thiết bị, vật dụng thuê mua từ nhà cung cấp, rồi có thể phải cùng nhóm làm Event (Event team) ăn mừng sau khi tổ chức thành công (thậm chí là không thành công có thể vẫn phải đãi họ một chầu).

6. Đánh giá, tổng kết và báo cáo (Evaluation and Report)

Một vài ngày sau đó chúng ta phải làm các việc sau để gởi báo cáo tổng kết cho khách hàng và tổng kết, quyết toán với công ty:

* Quyết toán chi phí, các hạng mục phát sinh thêm bớt, tính toán thù lao, thưởng phạt cho nhân sự trong chương trình.
* Tổng kết lại những gì đã làm được, chưa làm được, đo lường hiệu quả chương trình: bao nhiêu người tham dự, bao nhiêu người đăng ký mua hàng (nếu có), phản hồi của họ
* Công tác quảng cáo, truyền thông: Bao nhiêu banner đã được treo, bao nhiêu tờ phơi đã phát, phát ở đâu, bao nhiêu bài PR đã được đưa lên báo...
* Các hình ảnh báo cáo, các link... đính kèm

Trong Event team cũng cần tổ chức họp tổng kết, rút kinh nghiệm... càng sớm càng tốt ngay sau Event vì điều này rất quan trọng để chúng ta có những Event tiếp theo được cải thiện theo chiều hướng tốt hơn.

Như vậy là chúng ta đã trải qua tất cả các công đoạn trong việc thực hiện một sự kiện. Nhưng trên thực tế, những gì phải làm cho một sự kiện không chỉ gói gọn trong một, hai trang giấy, mà nó là hàng tấn công việc của nguyên một tập thể. Nói ngắn gọn, đằng sau một Event, có rất nhiều thứ để làm.

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Nhà Tổ Chức Sự Kiện phải xác định được toàn bộ nội dung các hoạt động sự kiện theo dòng chảy về thời gian và dòng chảy công việc với đội ngũ các nhà quản lý tại những địa điểm cụ thể. Thiết lập loại hình sự kiện và tiến hành kiểm tra lại toàn bộ quá trình. Ban Tổ Chức Sự Kiện: ban tổ chức phải được thành lập trước tiến để giúp nhà quản trị thực hiện các công việc chuẩn bị cho Tổ Chức Sự Kiện. Ban tổ chức gồm những thành viên thuộc những thành phần khác nhau, có khả năng tổ chức và có kỹ năng chuyên môn nghề nghiệp để chủ động trong thực hiện. 

Mỗi thành viên trong ban tổ chức cần được giao những mảng công việc cụ thể chi tiết trên những lĩnh vực riêng, không trùng lập nhau. 

Nhà quản trị Tổ Chức Sự Kiện đảm nhận trưởng Ban tổ chức, trực tiếp điều hành các thành viên trong Ban, ra quyết định trực tiếp, kịp thời về nội dung các công việc về việc kết hợp các kỹ năng chuyên môn, thực hiện điều hòa tạo nên sự ăn khớp chương trình riêng biệt nhằm duy trì sự đồng bộ công việc giữa các thành viên trong Ban. 

Loại hình sự kiện: loại hình sự kiện cũng cần xát định rõ trước khi lập kế hoạch, khi lập kế hoách, loại hình Tổ Chức Sự Kiện quyết định đối tượng khách mời. 

Cần chú ý đến đúng đối tượng khách mời tham gia Tổ Chức Sự Kiện. 

Cần chú ý tới những thành viên trong gia đình những đối tượng quan trọng tham dự Tổ Chức Sự Kiện. 

Loại sự kiện còn chi phối việc chọn quyết định thời điểm diễn ra sự kiện. 

Loại sự kiện cũng chi phối việc quyết định địa điểm diễn ra sự kiện, những loại sự kiện khác nhau sẽ phù hợp với địa điểm khác nhau. 

Loại hình sự kiện còn chi phối phương thức thực hiện sự kiện. 

Hệ thông hóa các hoạt động Tổ Chức Sự Kiện: các hoạt động trong giai đoạn chuẩn bị phục vụ cho các hoạt động Tổ Chức Sự Kiện là rất nhiều, đòi hỏi Ban tổ chức phải tính tới không được bỏ sót. Việc đầu tiên mà nhà làm Tổ Chức Sự Kiện cần làm là xát định các hoạt động trong Tổ Chức Sự Kiện. Đây là công việc rất quan trọng, căn cứ để xác định các hoạt động cụ thể này là những mục tiêu của sự kiện. Từ mục tiêu cụ thể đòi hỏi phải thiết kế các hoạt động Tổ Chức Sự Kiện cụ thể nào. Những hoạt động sự kiện nào được xác định trong Tổ Chức Sự Kiện, thời gian thực hiện, các sự kiện này tạo nên khung chương trình Tổ Chức Sự Kiện. 

Các thành viên trong ban tổ chức dựa vào khung chương trình buổi Tổ Chức Sự Kiện, lên kế hoạch các công việc chuẩn bị trong lĩnh vực mình đảm nhận, cố gắng đảm bảo tính khách quan không thừa gây lãng phí, không thiếu để ảnh hưởng đến chất lượng, mục tiêu của Tổ Chức Sự Kiện. Cần hệ thống hóa các hoạt động Tổ Chức Sự Kiện theo mức độ quan trọng của chúng với Tổ Chức Sự Kiện, hoạt động nào quan trọng phải tập trung ưu tiên để thực hiện. Mặt khác cần chú ý các hoạt động chuẩn bị có tác động vào những hoạt động chuẩn bị khác, đòi hỏi phải thực hiện nó như một điều kiện tiền đề. 

Lập thời gian biểu cho công tác chuẩn bị: sau khi đã khái quát các hoạt động chuẩn bị Tổ Chức Sự Kiện và hệ thống hóa các hoạt động đó, Nhà tổ chức tiến hành xâu chuỗi các hạng mục công việc. Cố gắng khái quát hết và tránh để xót. Từ các hạng mục đó, tiến hành xác định những hạng mục chủ yếu, quan trọng mà thiếu chúng thì Tổ Chức Sự Kiện không thể thực hiện được, những hạng mục công việc này nối với nhau thành chuỗi chạy thẳng tới thời gian mà Tổ Chức Sự Kiện được thực hiện, từ các hạng mục công việc chính, Nhà tổ chức tiếp tục xát định những hạng mục công việc phụ trợ. Như vậy cứ một hạng mục công việc chính sẽ có một số hạng mục công việc phụ trợ đi theo, có quan hệ mật thiết với nhau. 

Xác định thời gian cho chuẩn bị Tổ Chức Sự Kiện: cần lần lượt phân tích để xát định thời gian cần thiết cho chuẩn bị Tổ Chức Sự Kiện. Trước hết cần lấy thời gian từ khi bắt đầu lập kế hoạch tới khi bắt đầu Tổ Chức Sự Kiện là mức độ khống chế cho toàn bộ thời gian các hạng mục công việc chuẩn bị. 

Tiếp đến, Nhà Tổ Chức Sự Kiện cần xác định thời gian cho từng hạng mục công việc, đặt biệt là những hạng mục công việc chủ yếu quan trọng. Sau đó, xác định thêm mức thời gian dự phòng cho toàn bộ hệ thống công việc. Với mức thời gian đã khống chế cho toàn bộ hệ thống công việc tùy theo nguồn lực của doanh nghiệp, tùy theo yêu cầu thời gian tổ chức thay đổi mà người tổ chức có phương cách chuẩn bị cho thích hợp với phương pháp là: phương pháp cuốn chiếu, phương pháp các dòng chảy song song hoặc phương pháp kết hợp: 

Phương pháp cuốn chiếu được thực hiện bằng việc xâu chuỗi các hạng mục công việc theo dòng chảy thời gian thống nhất, thực hiện các hạng mục công việc này mới tới hạng mục công việc khác. Các hạng mục công việc sẽ được thực hiện nối tiếp nhau. 

Phương pháp này được áp dụng trong điều kiện có thời gian dài để chuẩn bị, nguồn lực của doanh nghiệp yếu. 

Ưu điểm của phương pháp này là các Nhà tổ chức có điều kiện để kiểm tra trực tiếp các hoạt động chuẩn bị. 

Song đây cũng là nhược điểm của phương pháp này. 

Phương pháp song song được thực hiện bằng việc phân chia các hạng mục công việc ra thành các nhóm khác nhau, xâu chuỗi các hạng mục công việc theo từng nhóm, tiến hành thực hiện các hạng mục công việc theo trình tự trong các nhóm. Các nhóm cùng thực hiện công việc và cùng hoàn thành trong một thời gian thống nhất. 

Phương pháp này có ưu điểm là rút ngắn thời gian chuẩn bị, song hạn chế là tổ chức phức tạp, khó khăn trong kiểm tra giám sát của các nhà quản trị. 

Phương pháp kết hợp, Nhà tổ chức có thể kết hợp phương pháp cuốn chiếu với phương pháp song song bằng việc xâu chuỗi các hạng mục công việc chính với nhau thành dãy công việc, bắt đầu từ những công việc cần nhiều thời gian và quan trọng sau đó các thông số giảm dần. 

Khi thực hiện sẽ được tiến hành theo trình tự từng sự kiện chủ yếu quan trọng. Cần phải thực hiện song song giữa hạng mục công việc chủ yếu quan trọng với hạng mục công việc phụ trợ.

Nguồn: Sưu tầm